Kasvava PK-yritys alkaa kohtaamaan merkittäviä haasteita henkilöstön kasvaessa useampaan kymmeneen ja toimipaikkojen määrän mahdollisesti samalla kasvaessa. Vanhat sisäiset järjestelmät eivät enää skaalaudu mukana: Excel-vetoiset operatiivisen datan varastot kärsivät huonosta versiohallinnasta, firman sisäinen kommunikaatio pätkii ja projektien tarvitsemat tiedot ovat ripoteltuina sinne-tänne.
Silti kymmenien, ellei satojen tuhansien investointi Sharepoint- tai SAP-vetoiseen operatiiviseen järjestelmään tai Exchange-palvelimeen ei tunnu maksavan itseään takaisin edes etäisesti inhimillisessä ajassa.
Onneksi 2000-luvun alun verkkosovellusbuumi on tarjonnut kolmannenkin vaihtoehdon ad hoc -sekoilun ja kalliiden enterprise-tason järjestelmien väliin: Juuri oman firman tarpeita vastaavan kokonaisuuden kasaaminen SaaS (Software-as-a-Service, verkossa pyörivä “vuokrasovellus”) -pohjaisten verkkosovellusten laajasta kirjosta.
Digitaalisen median toisen tulemisen kantava voima on ollut verkkosovellukset: selaimessa toimivat sovellukset, jotka yksi kerrallaan tekevät työpöytäsovellukset tarpeettomiksi. Näiden yksi edelläkävijä on luonnollisestikin ollut Google, jonka GMail, Google Docs ja monet muut sovellukset ovat vieneet työpöytää selaimeen urakalla.
Tämä trendi on mahdollistanut PK-yrityksille asioita huomattavasti enemmän, kuin moni yrittäjä edes oivaltaa. Aiemmin jättimäisiä investointeja vaatineet ominaisuudet ovatkin nyt saatavilla satasilla, jopa kympeillä kuussa.
Miten tämä kaikki liittyy sosiaaliseen mediaan?
Sosiaalisen median tärkein anti yritysmaailmalle on ollut sen avaamat portit tietotekniikan arkipäiväistymiseen. Facebookin luikerteleminen lähes joka kolmannen suomalaisen arkipäiviin on varmastikin muokannut peruskäyttäjän odotuksiin tietojärjestelmien käyttömukavuudesta enemmän, kuin mikään muu asia ennen.
Sosiaalinen media on lisäksi opettanut meille paljon siitä, minkälaisia käyttöliittymiä ihmiset haluavat käyttää: yksinkertaisia, helposti omaksuttavia ja tehokkaita. Virtuaalisen ryhmätyön ja etäyhteistyön merkitys ja luonnollisuus ovat kasvaneet.
Lisäksi sosiaalisen median ydin: yhteistyö ja kommunikaatio näyttelee merkittävää osaa yritysten sisäisten järjestelmien
Toki Enterprise-järjestelmillä on paikkansa ja nekin kehittyvät 2000-luvun käyttäjän toiveiden mukaisesti hurjaa vauhtia. Väärässä paikassa väärään aikaan, ne voivat kuitenkin olla massiivinen hukkainvestointi. Esimerkiksi Sharepoint on suuren organisaation tarpeisiin suunniteltu järjestelmä, josta ei saa juuri mitään irti ilman massiivista toteutusprojektiin kuluvaa kynnysrahaa. Puhumattakaan täysin räätälöidyn sisäisen järjestelmän kalliista kehittämisestä.
Kannattaa siis arvioida tarkasti onko yrityksenne siinä kohtuullisen laajassa väliinputoajien joukossa, jolle ad hoc -ratkaisut eivät enää skaalaudu mukana, mutta joka ei ole lähitulevaisuudessa paisumassa raskaaseen sarjaan, jossa IT-budjetit mitataan seitsennumeroisilla luvuilla. Toki tässä(kin) asiassa pääsee parhaiten liikenteeseen, kun käyttää apuna hieman ammattilaista neuvomassa oikean sovelluskattauksen valitsemisessa ja käyttöönottamisessa.
Muutamia esimerkkejä kohtuuhintaisista sovelluksista yritysten sisäiseen käyttöön:
1. Google Apps
Googlen sovelluskokoelma kattaa monet pienen yrityksen perustarpeet. Google Docs ei ehkä vielä korvaa MS Officen hankkimista, mutta GMail ja Google Calendar muodostavat ehdottomasti toimivan ja kustannustehokkaan vaihtoehdon Exchangelle.
Hinta: 50 dollaria / käyttäjä / vuosi.
2. Yammer
“Enterprise Microblogging”-alusta Yammer tarjoaa pitkälti sen, mitä lupaakin, eli periaatteessa “yrityksen sisäisen Twitterin” (tosin ilman viestien 140 merkin pituusrajoitusta). Yammer tarjoaa PK-yritykselle loistavan kommunikaatioalustan, jonka sosiaalisen median palveluista tuttu käyttötapa nostaa helposti yrityksen horisontaalisen viestinnän uudelle tasolle.
Yammer integroituu myös hienosti mm. Outlookiin ja sille löytyy sovelluksia monille eri alustoille mm. iPhonelle.
Hinta: 0, 3 tai 5 dollaria / käyttäjä, riippuen palvelutasosta.
3. 37signals -yrityksen tuotteet
Chicagolaisen 37signalsin näkyvyys verkossa on nostanut tämän PK-yrityksen profiilin (ja eittämättä samalla myös myynnit) aivan omalle tasolleen. Loistavan Signal vs. Noise -bloginsa ja provokatiivisten yrityskirjojensa (Getting Real ja Rework) voimin yksinkertaisuuden nimiin vannovaa brändiään rakentanut firma on ottanut tehtäväkseen pitää asiat yksinkertaisina ja helppokäyttöisinä.
Yrityksen tuotteet (mm. Highrise-CRM, Basecamp-virtuaalityötila, Backpack-tietovarasto ja Campfire-pikaviestin) häviävät jokainen kilpailijoilleen, jos vertaillaan ominaisuuksia taulukossa, mutta käyttömukavuudessa ne ovat täysin omassa luokassaan ja hintatasonsa on erittäin kohtuullinen.
Ainakin Highriseen on saatavilla myös loistava iPhone-sovellus, jolla myyjäsi saavat CRM:si tiedot kentälle näppärästi.
Hinta: Useita eri hintatasoja (lähtien ilmaisesta), riippuen halutusta palvelu- ja käyttötasosta.
4. Skype (tai muu vastaava pikaviestin)
Vapaasti kulkeva informaatio on olennaista missä tahansa yrityksessä. Vaikka välittömän läsnäolon vertaista yhteydenpitoa ei digitaalinen maailma vielä tarjoakaan, Skypen (ja lukuisten muiden alustojen) tarjoama mahdollisuus matalan kynnyksen kommunikaatioon voi näytellä erittäin tärkeää roolia jokapäiväisessä tiedonkulussa
Hinta: Ilmainen pikaviestikäytössä
5. Confluence (tai muu vastaava wiki)
Hyvin jäsennelty ajankohtainen tieto on elintärkeää yrityksille. Tässä kohtaa toimiva wiki-alusta voi näytellä sisäisissä järjestelmissä merkittävää roolia.
Confluence on hyvä esimerkki modernista wiki-alustasta, joka on monella tapaa laajennettavissa erilaisilla laajennuksilla.
Hinta: Lähtien 10 dollarista, tarjolla myös SaaS-versiona.
Ota huomioon kuitenkin myös nämä:
1. Tietoturva
Mikäli firmasi työskentelee erittäin korkean tietoturvakriittisyyden toimialalla, et varmastikaan halua käyttää kolmannen osapuolen palvelimilla majailevaa järjestelmää tietojesi asuinpaikkana. Varmista ennen palvelun hankintaa, että se on myös asennettavissa omille palvelimillesi tai että se tarjoaa vähintäänkin käytön salatun yhteyden yli. Tässä ei kuitenkaan kannata ampua yli ja heitäytyä hysteeriseksi - nämä firmat elävät ja kuolevat luotettavuutensa ja maineensa mukana, joten ne ottavat tietoturva-asiat erittäin vakavasti.
2. Varmuuskopiointi
Operatiivinen data on firmalle elintärkeää, joten varmista, että ostamassasi palvelussa on myös mahdollisuus viedä sinne tallentamasi tiedot esim. Excel-muodossa tai muulla tavalla.
3. Integrointi käyttäjähallintaan
Firmasi kasvaessa IT-osastosi halunnee jossain vaiheessa helpottaa elämäänsä viemällä kaikki yrityksen palvelut yhteisen käyttäjähallinnan taakse. SaaS-palveluita ostaessa kannattaa muistaa, että palvelua ei välttämättä niin vaan integroida firmasi LDAP-kantaan, kun sellainen ajankohtaiseksi tulee.
4. Käyttöönotto
Niin yksinkertaista työkalua ei olekaan, ettei sen käyttöönottoa pitäisi ottaa vakavasti. Varmista, että kaikki työntekijäsi kokevat uuden työkalun hyödylliseksi ja tärkeäksi alusta lähtien koulutuksien, ohjeistuksen ja käyttötuen avulla. Käyttämättä jätetty työkalu on arvoton.
5. Lokalisointi
Monet näistä sovelluksista ovat vain englanniksi ja niiden lokalisointi Suomeksi on hankalaa tai mahdotonta / kallista. Mikäli yrityksesi palveluksessa on ihmisiä, joilta kolmas kotimainen ei taitu, voi se rajoittaa merkittävästi järjestelmien valikoimaa.
Tommi Forsström
Tuottaja / Konsultti / Nörtti
Tmi Forssto
H1 Oy
Seksiä, valheita ja sosiaalista mediaa on alan asiantuntijoista koostuva raati, jonka tehtävänä on valottaa sosiaalisen median ilmiötä, teilata ennakkoluuloja, antaa vinkkejä sen hyödyntämiseen konkreettisessa liiketoiminnassa sekä jakaa asiantuntemustaan, jotta uudesta ilmiöstä saisivat käsitystä myös ne yrittäjät, jotka eivät ole vielä vihkiytyneet asialle.
Onko sinulla kiperiä kysymyksiä aiheesta? Keskustelu jatkuu Facebookissa.
Tutustu Seksiä, valheita ja sosiaalista mediaa -raatiin!