sy-logo-topleft
Yrittäjien aluejärjestösivustot:
Jäsensivut

Sähköinen taloushallinto

Yrityksen taloushallintoon kuuluu monia tärkeitä tehtäviä; laskutus, laskujen maksu, tilausten lähetys, palkanlaskenta, kirjanpito, työnantaja- ja veroilmoitusten laadinta ja paljon muuta. Nämä asiat voidaan tänä päivänä hoitaa vähemmällä työllä siirtymällä sähköiseen taloushallintoon.

Yrityksen siirtyminen sähköiseen taloushallintoon ei merkitse vain kirjanpidon automatisointia ja sähköisten kanavien hyödyntämistä. Toiminnan tehostumisen ja kustannusten laskemisen lisäksi sähköiseen taloushallintoon siirtyminen mahdollistaa koko yrityksen toimintojen joustavan organisoinnin ja uudenlaisen, ajantasaiseen tietoon perustuvan johtamisen.

Osaavissa käsissä sähköinen taloushallinto onkin ennen kaikkea tehokas johtamisväline. Sen kautta yrityksen johto voi varsinaisten taloustietojen lisäksi seurata ajantasaisesti esim. tuottoja ja kuluja asiakkaittain, tuotteittain ja kustannuspaikoittain tai vaikkapa myynnin tehokkuutta.

Sähköinen taloushallinto ei ole enää vain isojen yritysten etuoikeus vaan siihen on myös pienten yritysten helppoa ja kannattavaa siirtyä.  Finanssialan Keskusliiton FK:n sekä EK:n kyselyn mukaan jo 70 prosenttia yrityksistä käyttää verkkolaskutusta.

Mitä on sähköinen taloushallinto?

Sähköisen taloushallinnon ydin on verkkolasku ja sen myötä automatisoitu kirjanpito. Verkkolaskut eivät kuitenkaan yksinään automatisoi taloushallintoa, ja suurimmat hyödyt saadaan kun verkkolaskut kytketään johonkin taloushallinnon järjestelmään.

Taloushallinnon sähköistämisessä tulee miettiä kokonaisuutta. Sähköistyminen merkitsee mm. laskujen kierrätystä ja hyväksymistä sähköisesti, sähköistä maksuliikennettä sekä tiliotteiden ja viitesiirtojen vastaanottoa sähköisesti, viranomaisilmoitusten lähetystä sähköisesti ja kirjanpidon rutiinitöiden vähentymistä automaation ansiosta. Jos sähköisyydestä halutaan suurin mahdollinen hyöty, täytyy näiden kaikkien osien toimia saumattomasti yhteen. Sähköisessä taloushallinnossa verkkolaskut siirtyvät automaattisesti yrityksen ostoreskontraan sekä asiatarkastettavaksi että hyväksyttäväksi. Maksuliikenne toimii yhdessä laskutuksen kanssa niin, että saapuvat viitesuoritukset kuittaavat automaattisesti reskontrasta myyntisaatavan maksetuksi. Maksutapahtumista, viitesiirroista ja tiliotteista muodostuu automaattisesti tiliöintimerkinnät. Tällöin voidaan puhua sähköisestä automatisoidusta taloushallinnosta, joka mahdollistaa töiden uudelleen järjestämisen ajasta ja paikasta riippumatta, tehostaa yrityksen taloushallintoa ja alentaa kustannuksia.

Verkkolasku

Verkkolasku on monissa tapauksissa kustannustehokas tapa hoitaa yrityksen laskujen vastaanotto ja lähetys. Verkkolaskuja voivat lähettää niin pienet kuin suuretkin yritykset ja niitä voivat vastaanottaa yritysten lisäksi myös kuluttajat. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolaskut siirtyvät suoraan laskuttajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon järjestelmään, jossa lasku voi siirtyä suoraan kierrätykseen, hyväksyttäväksi, maksuunpanoon ja kirjanpitoon. 

Kuluttajan verkkolaskusta käytetään nimeä e-lasku. Verkkolaskuja kuluttajille lähetettäessä lasku lähetetään laskun maksajan verkkopankkiin. Kuluttajan e-lasku korvasi EU:n asetuksen N:o 260/2012 nojalla kansallisen suoraveloituksen 31.1.2014.

Verkkolaskut tekevät automatisoidun kirjanpidon ja reaaliaikaisen taloudenohjauksen mahdolliseksi. Verkkolaskuja käytettäessä tositteet tallennetaan taloushallinnon järjestelmään vain kerran ja sen jälkeen yrityksen kirjanpito ja reskontrat ovat ajan tasalla. Verkkolaskujen ansiosta manuaaliset työvaiheet poistuvat, kustannukset pienenevät, virheiden määrä vähenee ja yrityksen kirjanpito on valmiina ensimmäisen tallennuksen jälkeen.

Suuret yritykset ovat jo pääosin siirtyneet verkkolaskutukseen sekä verkkolaskujen vastaanottoon ja alkavat vaatia myös pieniltä toimittajiltaan laskujen lähetystä sähköisesti.

Pankkien yhdessä julkistama kuluttajien verkkolasku tulee lähivuosina varmasti merkittävästi lisäämään kaikkien laskuttajien kiinnostusta verkkolaskutusta kohtaan. Toistaiseksi ongelmana on hankaluus tuottaa rinnakkain verkko- ja paperilaskuja. Sähköinen taloushallinto tarjoaa tähän useita ratkaisuja sekä pienille että suurille yrityksille.

Sähköisen taloushallinnon hyödyt

Suurin hyöty sähköisessä taloushallinnossa saadaan verkkolaskujen tuomasta automaatiosta. Verkkolaskuilla voidaan monissa tapauksissa pienentää huomattavasti laskujen käsittelykustannuksia paperilaskuihin verrattuna.

Verkkolaskujen käytöstä on myös muita etuja. Sähköisesti lähetetyt laskut ovat paperilaskuja nopeammin perillä. Laskut tallentuvat sähköiseen arkistoon, josta niiden hakeminen on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa kuin tavallisesta kuittimapista.

Vastaanottaja hyötyy verkkolaskuista eniten. Saapuva lasku kirjautuu suoraan kirjanpitoon oikealle tilille ja ostoreskontraan ilman manuaalitallennusta, näin myös käsittelyvirheet vähenevät. Laskut voidaan kierrättää ja hyväksyä sähköisesti, mikä nopeuttaa hyväksymiskiertoa.

Sähköiseen taloushallintoon siirtyvät yritykset voivat järjestää taloushallintonsa hoidon aivan uudella tavalla. Taloushallinnon hoito voidaan ulkoistaa osittain tai kokonaan tai työtä voi tehdä vaikka etätyönä, kun taloushallinnon järjestelmä toimii internetissä. Tällöin palvelua voi käyttää mistä tahansa, kunhan käytössä on tietokone ja internet-yhteys.

Automatisoidulla, ajantasaisella taloushallinnolla on huomattava merkitys yrityksen johtamiseen, sillä sähköisen taloushallinnon ansiosta myös yrityksen johto näkee ajantasaiset yrityksen taloutta koskevat tiedot milloin tahansa ja missä tahansa. Raportteja ei tarvitse enää odotella tai tilata erikseen, vaan tarvittavat, ajantasaiset tiedot voi hakea taloushallinnon ohjelmistosta milloin tahansa ja muutoksiin voi reagoida nopeammin ja tarvittaviin toimenpiteisiin ryhtyä aiemmin.

Yrittäjän ei tarvitse huolehtia taloushallinto-ohjelmiston fyysisistä suojauksista, tietoturvasta tai varmuuskopioinneista – näistä vastaa sähköisen taloushallinnon palveluja tarjoava sovellusvuokrausyritys tai palveluja tarjoava tilitoimisto.

Tilitoimistot voivat sähköiseen taloushallintoon siirtymisen myötä käyttää entistä enemmän aikaa neuvontaan ja konsultointityöhön sekä raportoinnin kehittämiseen, kun rutiinitöihin käytettävä aika vähenee.

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on helppoa. Jos osaat maksaa laskun verkkopankissa osaat myös lähettää laskut verkkolaskuina. Jos haluat vastaanottaa laskusi verkkolaskuina, ilmoitat toimittajalle katuosoitteesi tai postilokerosi sijasta verkkolaskuosoitteesi.

Miten yritys voi siirtyä sähköiseen taloushallintoon?

Internetissä on tarjolla useita palveluja sähköisten laskujen lähetykseen tai vastaanottoon, mutta parhaimman hyödyn yritys saa kun se valitsee palvelun, jossa yrityksen koko taloushallinto voidaan hoitaa sähköisesti yhdessä paikassa.

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen vaatii yritykseltä yksinkertaisimmillaan vain tietokoneen, internet-yhteyden sekä yhden sopimuksen palveluntarjoajan kanssa. Parhaimmillaan yritys saa palvelun käyttöönsä samana päivänä kun on sopimuksen allekirjoittanut eikä käyttöympäristön perustaminen vie aikaa muutamaa tuntia kauempaa. Yhdestä paikasta yrittäjä voi hoitaa myyntilaskujen lähetyksen, ostolaskujen maksun, palkanlaskennan, kirjanpidon, viranomaisilmoitukset ym. taloushallintoon liittyvät tehtävät. Kun yrityksen taloushallinto hoidetaan sähköisesti internetissä, on asioiden hoito ajasta ja paikasta riippumatonta.

Mitä kaikkea voidaan hoitaa sähköisesti?

Myyntilaskut

Myyntilaskut voidaan lähettää sähköisesti verkkolaskuina joko pankkien tai muiden operaattoreiden kautta. Jos laskun saaja ei voi vastaanottaa verkkolaskua, voidaan laskut ohjata tulostuspalveluun, jolloin ne siirtyvät automaattisesti tulostettavaksi ja jaettavaksi perinteiseen tapaan.

Myyntilaskuja voidaan lähettää myös kuluttajille Finvoice-verkkolaskuina (e-laskuina). Tällöin laskut lähetetään asiakkaan verkkopankkiin.

Internetissä toimiviin taloushallinnon järjestelmiin on mahdollista kytkeä myös verkkokauppoja. Tällöin verkkokaupan kautta tehdyt ostokset siirtyvät automaattisesti taloushallinto-ohjelmaan myyntilaskuiksi.

Ostolaskut

Ostolaskut voidaan vastaanottaa verkkolaskuina joko pankkien tai muiden operaattoreiden kautta. Verkkolaskujen vastaanottamisen hyödyt liittyvät erityisen kiinteästi siihen, että verkkolaskut on suoraan kytketty taloushallinnon järjestelmään. Tällöin laskusta muodostuu automaattisesti merkinnät kirjanpitoon ja ne voidaan lähettää sähköisesti hyväksyttäväksi. Vain tällä tavoin vältytään laskun käsittelyn manuaalisilta vaiheilta.

Jos verkkolaskujen vastaanotto ei ole mahdollista, voidaan tositteet skannata järjestelmään. Laskut voidaan skannata joko itse tai paperilaskujen käsittely voidaan ulkoistaa kokonaan skannauspalvelulle. Parhaimmat skannauspalvelut tulkitsevat laskut rivitietoineen, jolloin järjestelmään skannattu lasku on tiedoiltaan samaa tasoa verkkolaskun kanssa.

Asiatarkastus ja hyväksyminen

Jos ostolasku vastaanotetaan verkkolaskuna, on se samalla valmis kierrätettäväksi. Laskuihin voidaan tehdä sähköiset tarkastus- ja hyväksymismerkinnät, joissa näkyy kuka laskun on hyväksynyt ja koska.

Palkanlaskenta, matka- ja kululaskut

Myös palkanlaskenta ja matka- ja kululaskujen käsittely voidaan hoitaa sähköisesti. Kun palkat lasketaan sähköisen taloushallinnon järjestelmässä, ei palkansaajalle tarvitse välttämättä enää lähettää paperista palkkalaskelmaa kotiin, vaan palkansaaja voi itse käydä internetin kautta ohjelmassa katsomassa omat palkkatietonsa omilla tunnuksilla. Henkilö voi myös itse laatia omat matka- ja kululaskunsa suoraan järjestelmään, jolloin laskujen moninkertainen tallennus ja käsittelytyö jäävät pois. Kun matkalasku on tallennettu, se siirtyy sähköisesti laskun tarkastajalle hyväksyttäväksi. Myös palkanlaskennan vuosi-ilmoitukset voidaan lähettää sekä verottajalle että palkansaajille sähköisesti.

Maksut

Suuri osa yritysten välisistä maksuista hoidetaan jo nyt sähköisesti. Kehittyneissä sähköisen taloushallinnon järjestelmissä pankkiyhteysohjelma on integroitu osaksi kokonaisjärjestelmää, jolloin yritys ei enää tarvitse erillistä pankkiyhteysohjelmaa.

Viranomaisilmoitukset

Tällä hetkellä yritykset voivat lähettää sähköisesti monia erilaisia viranomaisilmoituksia, mm. alv- ja tas-ilmoituksia, TyEL-ilmoituksia, palkkojen vuosi-ilmoituksia sekä veroilmoituksia. Parhaimmillaan ilmoitukset ovat kytketty yrityksen taloushallintoon ja niistä muodostuu automaattisesti kirjanpitomerkintä sekä lasku, mikäli yritykselle tulee ilmoituksen laadinnan yhteydessä maksettavaa (esim. alv-ilmoituksen kohdalla).

Automatisoitu kirjanpito

Tehokkaaseen sähköiseen taloushallintoon kuuluu olennaisesti myös automaattinen kirjanpito. Automatisoidussa kirjanpidossa myyntilaskut kirjautuvat kirjanpitoon ja myyntireskontraan lähetyksen yhteydessä ja ostolaskut ostoreskontraan ja kierrätykseen verkkolaskun saapuessa. Myyntilaskut kuittaantuvat automaattisesti maksetuksi, kun viitesuoritus näkyy tiliotteella ja ostolasku poistuu automaattisesti reskontrasta maksun yhteydessä. Samalla tavalla toimivat mm. palkkojen maksut, jos kirjanpito on automatisoitu. Tärkeä tekijä maksuliikenteen ja kirjanpidon automatisoinnissa on tiliotteen kirjausselite ja sen mukainen tiliotetapahtuman automaattinen tiliöinti.

Automatisoidun kirjanpidon yksi merkittävin etu on ajantasaisuus. Kirjanpito on aina ajan tasalla ja luettavissa koska tahansa ja missä tahansa. Kirjanpitäjä ja yrittäjä voivat katsoa samaa, ajan tasalla olevaa tietoa verkon välityksellä vaikka eri puolelta maailmaa. Myös tilinpäätökset saadaan kirjanpidon automatisoinnin myötä laadittua entistä nopeammin ja vaivattomammin.

Arkistot

Sähköiset taloushallintojärjestelmät toimivat myös sähköisinä arkistoina, joihin voi laskujen lisäksi arkistoida päivä- ja pääkirjat, tilinpäätösdokumentit sekä muuta taloushallinnon dokumentointia. Sähköisistä arkistoista tositteiden haku on huomattavasti tehokkaampaa kuin perinteisistä arkistoista, koska hakukriteereinä voi käyttää muitakin ehtoja kuin tositenumeroita.

Ja paljon muuta

Laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn ja palkkahallinnon lisäksi myös kaikki muut yrityksen taloushallinnon toiminnot, kuten verojen maksu, tarjousten, tilausten ja lähetteiden lähettäminen ja perintä voidaan hoitaa sähköisesti. Sähköinen taloushallinto on mahdollista kytkeä myös muihin ohjelmistoihin kuten projektinhallinta- tai verkkokauppaohjelmistoihin ja internet-pohjaisten palveluiden jatkuvasti lisääntyessä mahdollisuus sähköistää yhä useampia toimintoja yrityksissä kasvaa koko ajan.


Tiedontuottaja:
Procountor International Oy

Päivitetty 2.7.2014

Suomen Yrittäjät, Mannerheimintie 76 A, PL 999, 00101 HELSINKI, puhelin 09 229 221, faksi 09 229 229 80, toimisto@yrittajat.fi