Mitä verkkolaskutus on?
Laskutuksen sähköistämisessä on nähtävissä selvä ero pienten ja suurten yritysten välillä. Aikaisemmin mukana olivat lähinnä suuret yritykset, mutta myös pk-sektori on pikkuhiljaa kiinnostunut verkkolaskutuksesta.
Verkkolasku on osa sähköistä laskutusta
Verkkolaskuista ja sähköisistä laskuista puhutaan usein samassa yhteydessä ja niillä tarkoitetaan samaa asiaa. Sähköinen lasku on kuitenkin käsitteenä laajempi. Sillä voidaan viitata varsinaisen verkkolaskun lisäksi myös kuluttajaverkkolaskuun tai verkkopankkilinkkiin, EDI-laskuihin, sähköisiin kirjeisiin (eKirje) ja sähköpostilaskuihin.
Verkkolasku on sähköinen lasku, joka siirretään automaattisesti lähettäjän järjestelmästä vastaanottajan järjestelmään. Sen voi tuoda näkyviin tietokoneen ruudulle paperilaskun näköisenä laskun katselua, kierrätystä ja hyväksyntää varten. Verkkolaskun käsittely on sähköistä, eikä siitä ole tarvetta tulostaa paperikopioita. Verkkolaskun vastaanottaja voi olla yritys, yhteisö tai yksittäinen kuluttaja, ja sillä voidaan lähettää tavara- ja palvelulaskuja. Verkkolasku säilytetään sähköisessä arkistossa, ja siitä on viranomaisten vaatimuksesta voitava tulostaa paperikopio.
Kuluttajalle lähetetty verkkolasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa. Verkkolaskusta tuotetaan tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä, joka helpottaa laskun kierrätystä, hyväksyntää ja muuta käsittelyä sekä myyjän että ostajan toiminnoissa. Verkkolaskut voidaan säilyttää sähköisessä arkistossa. Suomen kirjanpitolaki sallii tositteiden ja kirjapitokirjojen sähköisen arkistoinnin.
Verkkolaskujen välittäjät
Alkuvaiheessa verkkolaskujen välityspalveluiden tarjoajina oli ainoastaan operaattoreita. Näiden rinnalle ovat tulleet myös pankit tarjoamaan verkkolaskun välitystä.
Pankkisektori on kehittänyt oman Finvoice -formaatin, jonka lisäksi verkkolaskuoperaattoreilla on Suomessa käytössä TEAPPSXML-standardi. Pankit eivät muokkaa laskuaineistoa, vaan tukevat ainoastaan Finvoice -muotoista verkkolaskusanomaa. Operaattorit kuitenkin hakevat aineiston pankkien järjestelmistä ja muokkaavat sen asiakaskohtaisesti toiseen formaattiin tai – suuremman yrityksen ollessa kyseessä – käytössä olevan taloushallinnon järjestelmän tuottamaan ns. inhouse dataan. Tämä mahdollistaa laskujen välityksen eri toimijoiden välillä, vaikka useamman formaatin käyttö on myös ajoittain hidastanut etenemistä.
Verkkolaskun hyödyt
Verkkolaskusta on hyötyä sekä laskuttajalle että vastaanottajalle, kuten alla olevasta listasta näkyy.
Laskuttajalle:
- nopea laskun välitys
- materiaalikustannukset vähenevät
- asiakaspalvelu paranee
- manuaaliset työvaiheet vähenevät
- sähköinen arkistointimahdollisuus
- ulkoistamismahdollisuus
Vastaanottajalle:
- ei manuaalista laskunsyöttöä
- lisäarvopalveluiden tuottaminen (automaattikontrollit)
- nopea laskun kierrätys
- helpottaa arkistointia
- virheet vähenevät (tallennus- ja käsittelyvaiheessa)
- kirjanpito automatisoituu
Vastaanottajan näkökulmasta verkkolaskusta saatavat hyödyt ovat taloudellisesti suurempia. Nämä syntyvät mm. siitä, että verkkolaskujen yhteydessä ei tarvita manuaalista laskunsyöttöä, vaan laskun sisäänkirjaus järjestelmään tapahtuu automaattisesti. Verkkolaskut tekevät paperitulosteiden tekemisen ja skannaamisen turhaksi, kun lasku esitetään paperilaskun näköisenä näytöllä ja sitä voidaan suoraan hyödyntää laskun kierrätyksessä, tarkastuksessa, hyväksymisessä ja arkistoinnissa.
Mitä pitää tehdä, jos haluaa aloittaa verkkolaskutuksen?
Jos yrityksellä on käytössä jokin taloushallinnon järjestelmä, täytyy selvittää, pystyykö laskutusohjelma lähettämään verkkolaskuja ja ostoreskontra vastaanottamaan verkkolaskuja. Jos ohjelma ei tähän pysty, täytyy ohjelma päivittää uudempaan versioon missä on valmius verkkolaskujen lähettämiseen ja/tai vastaanottoon. Tämän jälkeen täytyy valita operaattori tai pankki, joka voi tarjota verkkolaskujen välityspalvelua.
Jos yrityksellä ei ole taloushallinnon järjestelmää ja asiakas haluaa saada laskut verkkolaskuna, voi laskut tehdä ja lähettää sähköisesti eri operaattoreiden ja pankkien tarjoamien www-palvelujen kautta. Näihin palveluihin voi myös vastaanottaa verkkolaskuja.
Verkkolaskujen käyttöönottoon siirryttäessä on tarpeen tehdä selvittää:
- kenelle laskuja lähetetään ja
- keneltä niitä voidaan vastaanottaa
- mitkä ovat laskujen käsittelyyn liittyvät prosessit ja yrityksen käyttämät järjestelmät
- käytössä olevan taloushallinnon ohjelmiston valmiudet sellaisenaan tai tarvittavat päivitykset verkkolaskuvalmiuden saamiseksi.
- tarpeet ja odotukset operaattorin palveluille ja
- pyytää tarjoukset useammalta toimijalta.
Lisätietoja verkkolaskuista löytyy Verkkokaverin sivuilta:
Ilona Vallenius, TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry, 2.3.2005
Lähde: Verkkokaveri