Menestyksellisen toiminnan käynnistäminen edellyttää, että yritysten on oltava selvillä toimintoihin liittyvistä keskeisistä eroista. Niin ikään on ymmärrettävä kansainvälisen liiketoiminnan edellytykset sekä toiminnan käynnistämiseen ja toteuttamiseen liittyvät käytännön toimet.
Kansainvälisen toiminnan käynnistäminenon pitkä ja monivaiheinen prosessi, jonka suunnitteluun on varattava aikaa. Alusta alkaen on huomioitava, että kansainvälinen toiminta eroaa kotimaankaupasta monella tapaa. Keskeisiä eroja ovat mm. toimintavat, kulttuuri ja arvot sekä kysyntä- ja tarjontatilanne. Kansainvälisillä markkinoilla onnistumisen edellytys on kohdealueen riittävä tuntemus. Huomiota tulee kiinnittää myös kotimaankaupasta poikkeaviin juridisiin ja muihin ongelmiin.
Eräs kansainvälisen toiminnan eroista on tuotteen mahdollinen sopeuttamistarve. Tuote ei ominaisuuksiltaan välttämättä ole sellaisenaan valmis toisen maan markkinoille. Muutostarpeen saattavat aiheuttaa mm. kohdemaan olosuhteet, kulttuurierot tai erilaiset standardit.
Kaupanesteitä voivat olla määräykset ja viranomaisten toimenpiteet, jotka kohtuuttomasti hankaloittavat tavaroiden ja palveluiden kauppaa viennissä tai tuonnissa. Kaupanesteitä voivat olla esimerkiksistandardit, tarkastus-, testaus- tai sertifiointivaatimukset, tuontilisensiointi, -kiintiöt, ja -kiellot sekä tullausmenettelyt rajalla vaadittuine erityisasiakirjoineen.
Vienti- tai tuontikaupan kaikissa vaiheissa tulee huomioida myös riskit , joita kansainvälisessä kaupassa on huomattavasti enemmän kuin kotimaankaupassa. Vientitavan valinta on yrityksen keskeisiä päätöksiä. Suunnittelun lähtökohtana ovat toiminnalle asetetut tavoitteet eli päästrategia mutta myös resurssit, tuotteen ominaisuudet ja markkina-alueen olosuhteet.
Kansainvälisen toiminnan käynnistäminen aiheuttaa muutoksia myösyrityksen rahoitustarpeessa. Vientitoiminta sitoo rahaa jo suunnitteluvaiheessa, ja rahoitussuunnittelussa onhuomioitava kotimaankauppaa huomattavasti pidemmät maksuajat.
Kaupan ehtoihin tulee myös kiinnittää erityistä huomiota. Kauppasopimusten tarkoituksena on välttää tulkinta- tai muita ongelmia toimitusajoissa ja -määrissä, laadussa ja hinnoittelussa sekä toimitukseen liittyvissä vastuukysymyksissä. Eräs tarkkaan selvitettävä asiakokonaisuus on eri tilanteissa sovellettava kansainvälisen kaupan arvonlisäverotus , johon tuli muutoksia 1.1.2010.
Tullaukseen liittyvissä toimenpiteissä tapahtuu suuria muutoksia vuosina 2009–2013. Sekä vienti- että tuontitoimintaa harjoittavien yritysten tulee huomioida tullausmenettelyissä ja ‑asiakirjoissa tapahtuvat muutokset omissa toimenpiteissään. Uuden ohjeistuksen huomioiminen ja päivittäminen on erittäin tärkeää tavaratoimitusten sujuvuuden varmistamiseksi. Tuotteen siirtyessä yli rajojen tarvitaan muitakin asiakirjoja riippumatta siitä, tapahtuuko toimitus yhteisöalueelle vai yhteisön ulkopuolelle. Viejän on osattava valita sadoista asiakirjoista tapauskohtaisesti oikeat asiakirjat.
Vienti- tai tuontitapahtuman ei tulisi päättyä toimitukseen vaan aina
toimituksen jälkiseurantaan. Yrityksen kansainvälisen toiminnan vaiheesta tietenkin riippuu, missä laajuudessa ja kuinka perusteellisesti jälkipyykki pestään.
Kuten jo alussa todettiin, kansainvälisen toiminnan käynnistäminen on pitkä prosessi. Tarkasteltaessa syitä ja yrityskohtaisia edellytyksiä vientitoiminnan käynnistämiseen on pyrittävä ehdottomaan rehellisyyteen. Tarvittaessa on myös kyettävä tekemään kielteinen päätös vientitoiminnan käynnistämisestä epärealistisena vaihtoehtona. Omistajien ja johdon tulee olla samaa mieltä lähtökohdista ja perustavoitteista, ja keskeisten tahojen tulee sitoutua jatkotoimenpiteisiin, mikäli päätös vientitoiminnan käynnistämisestä on tehty.
Kansainvälisen toiminnan suunnittelu, strategiat
Yrityksillä ei välttämättä ole riittävän kilpailukykyisiä tuotteita kansainvälisille markkinoille tai selkeää kuvaa tuotteensa kilpailuedusta. Yrityksen kilpailuetu on kaiken suunnittelun lähtökohta.
Markkinatiedon hankinta ennen konkreettisia toimenpiteitä on ensiarvoisen tärkeää suunnittelun ja päätöksenteon pohjaksi . Ennen syvällisempää suunnittelua tulisi ensin käydä läpi omat (realistiset) mahdollisuudet vienti- tai tuontitoiminnan käynnistämiseen. Toiminnan edellytyksiä tarkasteltaessa tulee käydä läpi kaikki yrityksen toimintaan ja kilpailukykyyn vaikuttavat tekijät: tuote, markkinointi, tavoitteet sekä aineelliset ja henkiset resurssit.
Ulkopuolisia tekijöitätarkasteltaessa tutkitaan mm. asiakkaat ja kilpailijat (suora vaikutus yritykseen) sekä poliittiset, taloudelliset, juridiset, sosiaaliset ja kulttuuritekijät (epäsuora vaikutus yritykseen). Lisäksi suunnittelussa tulee huomioida myös kansainvälisen toimintaympäristön muutostrendit ja niiden vaikutukset oman yrityksen toimintaan ja toimialaan.
Vientitoiminnassa tulee huomioida, että jokainen maa tai alue vaatii omat analyysinsä. Yrityksen johdon ja viennin avainhenkilöiden tuleemyös kyetä lukemaan ja hyödyntämään markkinatiedon tuloksia. Joillekin yrityksille riittää pelkkä markkinoiden peruskartoitus , mutta eri etabloitumisvaihtoehtoja harkitsevan yrityksen tulee tehdä syvällisempi markkinatutkimus. Tuloksista pitää uskaltaa vetää kunnon johtopäätökset.
Strateginen suunnittelu on pitkän aikavälin toiminnan sekä tärkeimpien perusperiaatteiden suunnittelua. Suunnittelun alkuvaiheessa tehdään päätös päämääristä ja tavoitteista sekä toimintatavoista ja organisaatiosta, joilla päämääriin aiotaan pyrkiä. Toiminnan käynnistäminen vaatii sekä taloudellisia että henkisiä resursseja, joten myös tarvittava rahoitus sekä keinot sen saamiseksi on selvitettävä jo ennalta. Huomioitava on myös tehtyjen toimien kontrollointi, raportointi ja seuranta.
Yrityksellä on valittavinaan erilaisia vaihtoehtoja saattaa tuotteet ulkomaisille asiakkaille . Tavallisin on perinteinen vienti, jossa tavaran valmistaja myy itse tuotteet suoraan ulkomaisille asiakkaille tai käyttää apunaan joko kotimaisia tai ulkomaisia välikäsiä. Vienti voi olla luonteeltaan epäsuoraa, suoraa tai välitöntä. Epäsuorassa viennissä toteuttajana on kotimainen välikäsi. Suorassa viennissä yritys käy itse kauppaa kohdemaassa sijaitsevien myyntikanavien kautta. Omassa välittömässä viennissä kotimainen valmistaja myy suoraan lopulliselle ulkomaiselle asiakkaalle ilman välikäsiä.
Kansainvälisen toiminnan suunnittelussa on hyvä edetä helpoimmista ja yksinkertaisimmista operaatiomuodoista vaativampiin. Suunnittelun laajuus ja yksityiskohtaisuus riippuvat asetetuista tavoitteista ja keinoista tavoitteiden saavuttamiseksi. Suunnittelu voi rajoittua myös yksinomaan markkinointistrategiaan muiden perustoimintojen (tuotanto, rahoitus ja henkilöstöasiat) hoituessa kotimaassa. Viennin ollessa hyvin vähäistä erillistä suunnitelmaa ei yleensä laadita, vaan kotimaan markkinointi hoitaa viennin omien toimiensa ohella.
Vienti- ja markkinasuunnitelman pohjana voidaan hyödyntää seuraavaa muistilistaa:
- Mitä tuotteita, mihin ja miten (valintaperusteet, kehittämis- ja sopeuttamistarve, kilpailu- ja menestystekijät)
- Tiedonhankinta kotimaassa ja ulkomailla (tarvittavat tiedot ja toimenpiteet niiden hankkimiseksi)
- Asiakaskohderyhmä, jakelutien valinta ja vientikanava (valintaperusteet ja keinot asiakkaiden löytämiseksi, myydäkö itse vai käyttääkö edustajaa?)
- Markkinointi, menekinedistäminen (välineet, toimenpiteet, kohderyhmä)
- Huomioitavat sopimukset(edustaja-, asiakas- ja huoltosopimukset, kuljetus- ja vakuutussopimukset)
- Vakuutustarve ja toimituslausekkeet (tuote- ja henkilöstövakuutukset, kuljetus- ja tavaravakuutukset)
- Vientitoiminnan käytännön kulut ja budjetointi (markkinatutkimukset, investointitarpeet, tuotteen sopeuttaminen, markkinointimateriaali, jakelu- ja myyntikustannukset)
Markkinatutkimuksen jälkeen yhtiöllä tulisi olla riittävät tiedot kohdemarkkinasta ja sitä kautta edellytykset omille jatkotoimenpiteilleen. Kaikki edellä mainittu helpottaa lopullisen ratkaisun tekemistä suunnitellun kansainvälistymisprosessin toteuttamiseksi.
Lähdeaineisto/tietolähteitä:
www.finpro.fi
www.fintra.fi
www.tekes.fi
www.teknologiateollisuus.fi/kasetti
Finpro, maksuton palvelunumero 0800 134 344
Alan julkaisut, esim: Fintra-sarjan julkaisut: Suomalaisyritys kansainvälistyy, Strategiat, vaihtoehdot ja suunnittelu, Toivo S. Äijö, Multikustannus Oy ja Kansainvälisen kaupan käsikirja, Anni Pasanen, Multikustannus Oy
Päivitetty 17.5.2010