Etusivu > Blogit > Energiaa Yrittajille

Etsi

Kun aika ei riitä

Useimmilla meillä on uran varrella vaiheita, kun tulee tunne oman ajan riittämättömyydestä. Silloin viimeistään pitää kirjahyllystä kaivaa joku ajanhallintaoppaista ja pysähtyä sitä selatessa pohtimaan mikä oikein olikaan oleellista. Opukset ovat täynnä käytännön vinkkejä, joista on enemmän tai vähemmän hyötyä käytännön töiden organisoinnissa.

Alkuun opetellaan sanomaan ’ei’

Alkuun opetellaan sanomaan ’ei’. Ja heti seuraavassa vaiheessa kytketään pois kaikki notifikaatiot sähköposteista ja muista sähköisistä viestimistä, jotka muuten keskeyttäisivät työnteon satoja kertaa työpäivän aikana. Useimpien kirjojen pääviesti kuitenkin on, että tulisi keskittyä siihen, mistä syntyy eniten arvoa suhteessa käytettyyn aikaan. Arvon löytämiseen tarjotaan myös käytännön vinkkejä, joista esittelen seuraavassa pari suosikkiani.

Ota käyttöön itseäsi miellyttävä ajanhallinta-malli

Itse olen tykästynyt eniten to-do -listoihin, jotka priorisoidaan kahden tekijän suhteen: 1) Arvo ja 2) Flow. Riippuen mielentilasta valitaan seuraava työtehtävä aina jommankumman listan kärkipäästä ja tehdään se valmiiksi. Arvo-tehtävät ovat organisaation kannalta olennaisimpia tehtäviä, joihin juuri sinulla on paljon annettavaa. Flow-tehtävät sen sijaat antavat sinulle oikeanlaisia kicksejä ja edesauttavat positiivisen kierteen saavuttamisessa.

Tämän mallin vahvuus on siinä, että automaattisesti huomioitua tulee sekä organisaation että henkilökohtainen näkökulma. Sen tehokas toteuttaminen vaatii kuitenkin itsensä tuntemista ja tietynlaista kurinalaisuutta, että flow-tehtävät eivät valtaa koko kalenteria.

Toimiva keino on myös listata kaikki työnalla olevat tehtävät ja jaotella ne nelikenttään sen mukaan onko kyseessä kiireellinen vai ei-kiireellinen tehtävä ja tärkeä vaiko vähemmän tärkeä tehtävä. Tämän jälkeen vedetään raksi yli kaikista vähemmän tärkeistä ja keskitytään tekemään tärkeitä mentaliteetilla: ’Älä tee tänään mitään, minkä voit jättää tekemättä myös huomenna’. Tästä metodista ei tosin ole hyötyä, ellei riittävän moni tarjolla olevista taskeista putoa ei-tärkeä -kategoriaan.

Mitä jos silti läikkyy yli?

Joskus elämä johdattaa kuitenkin tilanteisiin, joissa mitkään edellä mainituista metodeista ei riitä. Kun jo valmiiksi korkeahkoon peruskuormaan lisätään yksi tai useampi erityishanke, niin silloin saattaa epähuomiossa läikkyä yli. Vaikka kuinka keskittäisi voimavarat tärkeisiin asioihin ja noudattaisi priorisoituja to-do -listoja, ei aika tunnu riittävän työtehtävien kunnolliseen hoitoon saati perheelle tai itselle.

Ihminen pystyy ihmeellisiin asioihin eikä keskimääräistä venymiskapasiteettiä edes helposti pysty käsittämään. Silti jossain vaiheessa hallinnan tunne katoaa ja alamäki alkaa. Supersuoriutumisesta saamattomuuteen on matkaa pelottavan vähän, jos edes sitäkään. Vaikkeivat kollegat välttämättä heti huomaa mitään, yksilölle henkinen muutos näiden tilojen välillä on lamaannuttava. Ja juuri siitä syystä hallinnan tunnetta ei olisi vara menettää. Jos niin kuitenkin käy, ovat kaikki keinot sallittuja sen palauttamiseksi.

Tällöin keinovalikoimaan otetaan toimintatapoja, jotka normaalissa tilanteessa eivät ole suositeltavia. Esimerkkejä tällaisista keinoista ovat mm. jo sovittujen tehtävien karsiminen, asioiden hallittu hutilointi tai tekemättä jättäminen ja kokonaistehokkuuden nosto työskentelyaikaa nostamalla. Jälkimmäinen on kaikkein riskialttein tapa, mutta saattaa olla tehokas keino saada jälleen tunne, että asiat rullaavat oikeaan suuntaan. Tämä toki edellyttää, että työtä pystytään tekemään tehokkaasti, vaikka 8 tuntia päivässä ei riitäkään. Typerintä on painaa pitkää päivää tilassa, jossa työteho on merkittävästi laskenut. Silloin pitkät päivät eivät aiheuta muuta kuin lisää tuskastumista.

Aika ei riittänyt, mutta uskoin selviytyväni

Tämän syksyn aikana vein maaliin merkittävän yritysjärjestelyn, kirjoitin lokakuussa julkaistun Yrittäjyyden myytinmurtajat -kirjan, esiinnyin kymmenissä tilaisuuksissa tuhansille ihmisille sekä valmistin Vincitiä tulevaan pörssilistaukseen. Nämä kaikki tulivat perustyöni ja sen mukaan tuomien aikasyöppöjen päälle. Lisäksi kaikkein tärkeimpänä yritin olla mahdollisimman hyvä pienen lapsen isä. Aika ei riittänyt.

Jouduin turvautumaan kaikkiin tässä kirjoituksessa listattuihin keinoihin. Niiden lisäksi pidin kännykkää yhtäjaksoisesti äänettömällä lähes kolmen kuukauden ajan eikä lukemattomista sähköposteista liene tarvetta edes mainita. Deadlinet paukkuivat ja asioita jäi tekemättä enemmän kuin koskaan. En kuitenkaan huolestunut liiaksi, vaikka kaikesta ei pystynytkään tekemään täydellistä.

Jaksamisen kannalta tärkeintä oli, että uskoi selviytyvänsä.

Mikko Kuitunen
Mikko Kuitunen

Vincitin Mikko Kuitunen kirjoittaa energiaa yrittäjille –blogissa ajanhallinnasta. Siitä miten yrittäjä voi selvitä, kun aika ei riitä.

 
Energiaa yrittäjille -blogissa julkaisemme Suomen suurimman yrittäjäristeilyn esiintyjien, kumppaneiden, asiakkaiden sekä henkilökunnan kirjoituksia.
  
» www.yrittajaristeily.fi 

Mikko Kuitunen
Mikko Kuitunen

Vincitin Mikko Kuitunen kirjoittaa energiaa yrittäjille –blogissa ajanhallinnasta. Siitä miten yrittäjä voi selvitä, kun aika ei riitä.

 
Energiaa yrittäjille -blogissa julkaisemme Suomen suurimman yrittäjäristeilyn esiintyjien, kumppaneiden, asiakkaiden sekä henkilökunnan kirjoituksia.
  
» www.yrittajaristeily.fi