Etusivu > Foretagens Abc > Arbetsgivarinfo > Samarbetslagen

Etsi

Samarbetsförhandlingar om företagets allmänna planer, principer och målsättningar

Principer och praxis vid anställning

Vid samarbetsförhandlingarna skall behandlas de allmänna principer och procedurer, som skall följas vid anställningen, vid behov personal- eller yrkesgruppvis eller arbetsuppgiftsvis specificerade. Det gäller enbart en förhandling om principer, förhandlingsförpliktelsen gäller inte beslut om anställning av enskilda arbetstagare. Om principerna och praxis för anställning ändras, skall ny samarbetsförhandling äga rum.

Vid samarbetsförhandlingarna skall också behandlas de nödvändiga uppgifter om arbetsplatsen och företaget, som skall ges nyanställda. Vilket enligt lagen innebär s k “orientering”. I praktiken innebär det frågor, som berör presentation av företaget och för arbetstagaren nödvändig kunskap om arbetsplatsens allmänna sätt att fungera och arrangemang samt företagshälsovården, eventuell arbetsplatsmatservering och andra motsvarande frågor.

Vid samarbetsförhandlingarna skall även behandlas vilka principer och vilken praxis företaget följer beträffande insamling av uppgifter om arbetstagaren – såväl i samband med anställningen som under arbetsförhållandets gång. Som exempel på principer och praxis kan nämnas avsikten och vikten av lämplighetstester. Det är viktigt att observera att man dock inte genom samarbetsförhandlingar kan åsidosätta lagen om arbetstagarens integritet, enligt vilken arbetsgivaren endast kan behandla de nödiga personuppgifter, som anknyter till arbetsförhållandet. Företag som sysselsätter under 30 personer behöver inte vid anställningen behandla de principer och den praxis, som samarbetsproceduren förutsätter.

Personalplan och utbildningsmål

Företaget skall i samband med samarbetsförhandlingarna årligen uppgöra en personalplan och ett utbildningsmål för att upprätthålla och främja arbetstagarnas yrkesmässiga kunnande. Personalplanen och utbildningsmålen skall åtminstone innehålla uppgifter om företagets personalstruktur och antal, principerna för användningen av olika former av arbetsförhållande och uppskattningar av arbetstagarnas yrkeskunnande samt de på uppskattningen baserade utbildningsmålen.

I samband med personalplaneringen och utbildningsmålen skall även de äldre arbetstagarnas specialbehov och arbetstagarnas möjligheter att balansera arbete och familjeliv beaktas.

Om arbetsgivare säger upp arbetstagare p g a ekonomiska och produktionstekniska skäl, skall nödiga ändringar i personal- och utbildningsplanen göras i samband med samarbetsförhandlingarna om uppsägningar. Ändringarna skall då göras i slutskedet av samarbetsförhandlingarna, då det framgått hur många arbetstagare uppsägs. Först då kan man uppskatta hur personalplanen och utbildningsmålen kommer att förändras.

I företag, som sysselsätter 20 – 29 arbetstagare, kan avtalas om att personalplanen och utbildningsmålen behandlas vid ett för alla anställda arrangerat gemensamt möte – och inte vid förhandlingar. Stadgandena om personalplanering och utbildningsmål trädde i kraft i företag, som sysselsätter 20 – 29 arbetstagare, med omedelbar verkan fro m 1.1.2008.

Principerna för användning av hyrd arbetskraft, information och fortsatt förhandlingsprocedur

Även principerna som gäller hyrd arbetskraft skall behandlas i samarbetsproceduren. Användningen av hyrd arbetskraft avviker därför från principerna om entreprenad, som lyder under arbetsgivarens informationsskyldighet (se FöretagarInfo 1/2008 mera i detalj om informationsskyldigheten).

Om arbetsgivaren överväger att använda hyrd arbetskraft, skall arbetsgivaren informera personalgruppens företrädare, som representerar de berörda arbetstagarna. Om arbetsgivaren överväger att t ex använda hyrd arbetskraft på tjänstemannasidan, skall tjänstemännens representant informeras. Vilket skall ske varje gång före avtal om hyrd arbetskraft görs. Informationen skall innehålla antalsmässiga uppgifter om den planerade hyrda arbetskraften, deras kommande arbetsuppgifter och arbetsställe, avtalets varaktighet samt tidsperiod eller tidsperioder, då man avser att använda den hyrda arbetskraften.

Det rekommenderas att arbetsgivaren ger informationen i skriftlig form för att man i ett senare skede skall kunna visa när den getts.

Personalens företrädare har rätt att, senast på den andra arbetsdagen efter att ha blivit informerad, kräva att arbetsgivaren överväger en samarbetsförhandling för behandling av ärendet.

Vid uppskattningen av dagarna noteras inte personalgruppens företrädares egna arbets- eller fritidsarrangemang, utan dagarna uppskattas enligt femdagars arbetsvecka.

Om personalgruppens företrädare kräver samarbetsförhandlingar, skall dessa äga rum inom en vecka efter framställt krav. Vid förhandlingarna behandlas grunderna för arbetsgivarens planerade avtal, dess inverkan på arbetsgivarens egna arbetstagare och alternativen till den hyrda arbetskraftens omfattning. Arbetsgivaren kan inte under förhandlingarnas gång ingå avtal om hyrd arbetskraft.

Personalgruppens företrädare har inte rätt att kräva samarbetsförhandlingar i en situation, då avsikten är att den hyrda arbetskraften skall utföra arbete, som företagets arbetstagare enligt vedertagen praxis inte utför. Samma sak gäller brådskande arbeten samt installations-, reparations- eller servicearbeten, som det inte möjligt för företagets egna arbetstagare att sköta. Arbetsgivaren är dock även i dessa situationer skyldig att informera arbetstagarna om avtal som berör arbetskraft.

Företag, som sysselsätter 20 – 29 arbetstagare, behöver inte föra ovannämnda samarbetsförhandlingar. Arbetsgivaren skall dock informera de företrädare för personalen, som representerar de arbetstagare, vilkas arbete skulle beröras av en hyrd arbetskraft

Företagets interna information

Vid samarbetsförhandlingarna skall även behandlas principerna och praxis för företagets interna informationsverksamhet. Skyldigheten berör företag med minst 30 arbetstagare. I förarbetet för lagen nämns som exempel medlen och procedurerna för informationsverksamhetens principer och praxis – som informationsmöten, informationstidningar, anslagstavlor och användningen av dessa samt övriga kommunikationsmedel som elektronisk post och eventuell intranetpraxis.

Behandling av planer, principer och praxis baserade på annan lagstiftning

Arbetsgivaren skall föra samarbetsförhandlingar även i vissa på andra ställen i lagstiftningen definierade fall. Skyldigheten berör företag med minst 30 arbetstagare.

Jämställdhetsplanen

I företag, som sysselsätter minst 30 arbetstagare, skall därför vid samarbetsförhandlingarna behandlas en jämställdhetsplan för att främja jämställdheten mellan kvinnor och män enligt lagen om jämställdhet – i de fall avsikten är att inlemma jämställdhetslagen i personalplanen.

Arbetsuppgifter, som kräver att arbetssökande eller arbetstagare skall prestera intyg över narkotikatest

Vid samarbetsförhandlingarna skall även behandlas de arbetsuppgifter, som kräver att arbetssökande eller arbetstagare är skyldig att ge arbetsgivaren intyg över narkotikatest. Samarbetsförhandlingarna skall verkställas före narkotikaprogrammet enligt § 11 moment 4 i lagen om företagshälsovård godkänns. För narkotikatesternas del skall lagen om integritetsskydd i arbetslivet beaktas. Lagen ställer vissa gränser för situationer, då intyg över narkotikatest kan krävas.

Arbetssökande
Arbetsgivaren får motta eller i övrigt behandla de i intyget över narkotikatestet antecknade uppgifterna endast med arbetssökandens tillstånd då det gäller arbete, som förutsätter noggrannhet, pålitlighet, självständig omdömesförmåga eller god reaktionsförmåga. Dessutom förutsätts att utförandet av arbetsuppgifterna under drogpåverkan eller beroende av droger, kan:

  • äventyra arbetstagaren själv eller annans liv, hälsa eller arbetstrygghet
  • äventyra landets försvar eller den statliga säkerheten
  • äventyra trafiksäkerheten
  • öka risken för betydande miljöskador
  • äventyra säkerheten, tillgängligheten, förenhetligandet och kvaliteten, som berör de uppgifter arbetsuppgifterna medfört och så ge upphov till men eller skada de allmänna intressen, som skyddas av sekretesstadgandena eller äventyra det registrerade integritetsskyddet eller dess rättigheter
  • äventyra ekonomiskt viktig affärs och yrkeshemlighet eller förorsaka arbetsgivaren eller dennes kunder större än liten ekonomisk skada, om ett äventyrande av affärs- och yrkeshemligheten eller en ekonomisk risk inte med andra medel kan förhindras.

då:

  • avsikten är arbetstagaren skall sköta uppgifter, som kräver särskild pålitlighet, arbetet försiggår utanför de av arbetsgivaren övervakade verksamhetsutrymmena och arbete under drogpåverkan eller –beroende kan förorsaka arbetsgivarens kunder betydande ekonomisk skada eller äventyra den personliga säkerheten
  • då avsikten är att arbetssökanden skall sköta uppgifter av varaktig natur som i väsentlig grad berör uppfostran, undervisning, vårdnad eller annan omsorg eller övrigt arbete i personlig interaktion med minderårig utan att andra personer deltar
  • avsikten är att arbetssökanden skall sköta uppgifter, som innebär självständigt och obevakat tillträde till droger eller större än litet antal mediciner, som kan användas för narkotikamissbruk.

Arbetstagarna

Arbetsgivaren kan förplikta arbetstagaren att under arbetsförhållandets gång visa ett intyg över narkotikatest, om arbetsgivaren har motiverat skäl att misstänka att arbetstagaren är narkotikapåverkad i arbetet eller är beroende av droger och om testning är nödvändigt för utredning av arbetstagarens förmåga att arbeta och fungera och arbetstagaren sköter ett arbete, som förutsätter speciell noggrannhet, pålitlighet, självständig omdömesförmåga och god reaktionsförmåga och då skötseln av arbetsuppgifterna under påverkan eller beroende av droger:

  • allvarligt äventyrar arbetstagaren själv eller annans liv, hälsa eller arbetssäkerhet
  • allvarligt äventyrar landets försvar eller den statliga säkerheten
  • allvarligt äventyrar trafiksäkerheten
  • i betydande grad kan öka risken för miljöskador
  • allvarligt äventyrar säkerheten, tillgängligheten, förenhetligandet och kvaliteten, som berör uppgifter arbetsuppgifterna medfört och så ge upphov till men eller skada för de allmänna intressen, som skyddas av sekretesstadgandena eller äventyra det registrerade integritetsskyddet eller dess rättigheter
  •  äventyra ekonomiskt betydande affärs- och yrkeshemligheter eller förorsaka arbetsgivaren eller dennes kunder betydande ekonomisk skada, om ett äventyrande av affärs- och yrkeshemligheten eller uppkomsten av en ekonomisk risk inte med andra medel kan förhindras
  • kan i betydande grad öka öka risken för lagstridig handel och spridning av i narkotikalagens § 2 avsedda ämnen, som arbetsgivaren innehar. Arbetsgivaren har rätt att att behandla uppgifterna i drogtestintyget även om arbetstagaren på basis av ett positivt testresultat p g a missbruk av narkotika förbundit sig att få vård och behandlingen av intygets uppgifter berör en uppföljning av vården.

Kameraövervakning fokuserad på arbetstagarna

Samarbetsproceduren skall behandla avsikten med och användningen av den på arbetstagarna fokuserade kameraövervakningens passagekontroll och andra tekniska övervakningsmetoder. När det gäller kameraövervakning begränsas metoderna i lagen om integritetsskydd i arbetslivet:

Enligt lagen om integritetsskydd i arbetslivet kan arbetsgivaren ta i bruk kameraövervakning i sina utrymmen för att säkerställa arbetstagarnas och andras, som vistas där, säkerhet, egendomsskydd och övervakning av produktionsprocessernas behöriga funktion. Kameraövervakningen är även tillåten för att preventivt förhindra eller utreda ovanämnda situationer. Kameraövervakningen får dock inte användas för att kontrollera viss eller vissa arbetstagare. I princip får kameraövervakning inte förekomma på toaletten, i omklädningsrum eller andra motsvarande personalutrymmen eller arbetsrum, som anvisats arbetstagaren för personligt bruk. Arbetsgivaren kan dock fokusera kameraövervakningen på en viss arbetsplats, där arbetstagare arbetar, om övervakning är av nöden påkallad:

  • för att förhindra ett uppenbart hot om våld med anknytning till arbetstagarens arbete eller en för hans säkerhet eller hälsa uppenbar olägenhet eller risk
  • för att förhindra och utreda egendomsbrott, då en väsentlig del av arbetstagarens uppgift är att handskas med värdefulla eller kvalitetsmässigt betydande egendom, som pengar, värdepapper eller värdeföremål
  • för att trygga arbetstagarens intressen och rättigheter då kameraövervakning sker på arbetstagarens begäran och arbetsgivaren och arbetstagaren träffat överenskommelse om detta

Principerna för användning av elektronisk post och datanät

Vid samarbetsproceduren skall principerna för elektronisk post och datanät behandlas. Målet för samarbetsverksamheten är principerna för hur datanäten och den elektroniska posten får användas och utnyttjas på arbetsplatsen. Som ett exempel på vad samarbetsproceduren har för krav, kan nämnas en situation då arbetsgivaren vill begränsa användningen av e-post endast till ärenden som gäller arbetet. Dessutom skall beaktas de begränsningar, som lagen om integritetsskydd i arbetslivet gäller. Arbetsgivaren har rätt att i arbetstagarens frånvaro endast på vissa grunder, som definierats i paragraferna 18 – 20 i lagen om integritetsskydd i arbetslivet, ta fram eller öppna e-post, som skickats till arbetstagarens e-postadress eller e-post, som arbetstagaren själv skickat.

Etablering av personalfonder och vinstandelssystemet

Samarbetsproceduren skall även omfatta etablering av personalfonder och vinstandelssystem samt hävning av dessa.

Samarbetsförhandlingarnas händelseförlopp

Inledning av samarbetsförhandlingar

Enligt 4 kapitlet i samarbetslagen inleds förhandlingarna på initiativ av arbetsgivaren. Förslaget behöver inte vara skriftligt, men rekommenderas att göras skriftligt. Det skall ges i så god tid före förhandlingarna inleds att personalgruppernas företrädare har god tid att förbereda sig. Lagen innehåller inte någon exakt tidsgräns, vad god tid innebär måste uppskattas från fall till fall med beaktande av hur omfattande ärendet är, personalgruppens storlek, arbetsställets eller –platsens placering och antal samt vilka arbetstidsformer som gäller på arbetsplatsen. Enligt lagens förarbete förutsätter god tid i regel flere dagar. Om ärendet, som det skall förhandlas om, dessutom berör flere personalgrupper, t ex både arbetstagare och tjänstemän, skall personalgruppernas företrädare ges tilläggstid för intern beredning,

Arbetsgivaren skall före förhandlingarnas början ge ifrågavarande personalgruppers företrädare alla nödiga tillbudsstående uppgifter, som i huvudsak skall beröra arbetsgivarens initiativ. Uppgifterna kan även ges separat före förhandlingarna inleds, dock så att företrädarna har möjlighet att sätta sig in i saken. Dock kan även annan överenskommelse träffas mellan arbetsgivaren och personalgruppernas företrädare.

Även personalgruppernas företrädare kan ta initiativ till att inleda samarbetsförhandlingar. I sådana fall borde även arbetsgivaren så snabbt som möjligt ta initiativ till förhandlingar, men kan dock även ge ett negativt svar. Vilket kräver att arbetsgivaren ger företrädaren för personalen, som kommit med initiativet, en skriftlig förklaring till varför arbetsgivaren anser att samarbetsförhandlingar inte är nödvändiga.

Samarbetsförhandlingarna

Enligt samarbetslagen skall ärenden, som berör i lagens 4 kapitel avsedd plan, principer eller mål eller annat arrangemang eller ändring av dessa, innan de tas i bruk i företaget behandlas i samarbetsanda med enhällighet som mål. Samarbetsförhandlingar skall föras innan arbetsgivaren tar i lagens 4 kapitel avsett arrangemang i bruk. Samarbetsförhandlingarnas längd har ingen tidsgräns. Förhandlingarna gäller planernas innehåll i sin helhet och dessas inverkan på personalen. Därför konstateras i förarbetet till lagen att ärendena oftast skall behandlas mer än en gång.

Efter samarbetsförhandlingarna fattar arbetsgivaren beslut i ärendet. Ett undantag finns dock, när det gäller etablering och upplösning av personalfonder fattas beslutet av arbetstagarna. Arbetsgivaren skall informera personalen om de ärenden, som samarbetsförhandlingarna berört. Informationsskyldigheten gäller det efter förda förhandlingar fattade beslutets detaljerade innehåll och tidpunkt för ikraftträdandet och skall ges ifrågavarande personalgruppers företrädare eller alla de arbetstagare, som ärendet gäller. Arbetsgivaren kan även informera om beslutet via de interna kanalerna på arbetsplatsen, om förhandlingar förts på i paragraf 18 i samarbetslagen avsett sätt.

Följderna av att negligera samarbetsförhandlingar

Om arbetsgivaren försummar att följa i samarbetslagen angivna planer och principer för förhandlingar eller att ge personalgruppernas företrädare information, kan arbetsgivaren dömas till böter för brott mot samarbetsskyldigheten.

Uppdaterar 19.2.2009