Etusivu > Foretagens Abc > Skatt Och Finans > Ekonomiforvaltning

Etsi

Koskis uträkningar

Doktorn i handelsvetenskap, DI Toivo Koski har i flera års tid hållit föreläsningar om företagande, om finansiering i små och medelstora företag samt om dessas tillväxt. Han har varit gästande forskare vid London Business School samt arbetat som företagare i England. För ögonblicket fungerar han som forskningsledare vid Småföretagarcentralen vid Helsingin Kauppakorkeakoulu och som medlem av styrgruppen vid högskolans företagskuvös och direktion samt som mentor för flera av företagen i kuvösen.

Här tar han upp viktiga frågor inom ekonomiförvaltningen:

Kassaflödet som garant för betalningsberedskapen

Av tradition har man ansett att resultaträkningen och balansen är tillräckliga redskap för ekonomiadministrationen i styrelsearbetet. Så kan det också vara i synnerhet i ”stora” företag som gör jämnt reslutat. För sm-företagen förslår de ändå inte som hjälpmedel. ”Cash is King” är ett uttryck man använder då man undervisar sm-företag i ekonomiadministration och detta är verklig vardagsrealism för många, t.o.m. i lönsamma sm-företag.
 
Inflöde i kassan
 
Eftersom resultaträkningen i ”princip” bygger på prestationer berättar den inte nödvändigtvis om penningflödet till kassan. Ett företag får t.ex. omsättning när produkten byter ägare eller en kund blir betalningsskyldig på något annat sätt såsom t.ex. till följd av ett avtal. Kunden betalar inte nödvändigtvis omedelbart utan senare. Som ett ytterlighetsexempel kan man nämna ett finskt börsbolag, som bokförde omsättningsinkomster, som nog var reella. Men själva betalningen skulle ske först om tio år.
 
Utflöde ur kassan
 
På samma sätt berättar resultaträkningen inte heller hur pengar flödar ut ur företagets kassa. Företaget köper t.ex. råvaror och betalar dem inom en rimlig tid men de syns i resultaträkningen som utgifter först när råvaran tas i bruk. På samma sätt periodiseras investeringarna – såväl materiella som immateriella – i resultaträkningen som utgifter under investeringens hela avskrivningstid även om man i allmänhet betalar investeringarna snabbt ur kassan.
 
Snabb tillväxt binder
 
Av ovannämnda skäl kan speciellt snabbt växande företag råka i betalningssvårigheter även om de gör vinst. I allmänhet tror man felaktigt, att endast skuldsatta företag kan råka i betalningssvårigheter. Så förhåller det sig inte utan en snabb tillväxt binder brukskapital. Även om företaget enligt resultaträkningen är vara lönsamt måste det ta på sig nya kostnader på förhand, innan dessa genererar inkomst. Sådana förhandskostnader svarar ofta för en betydande del av företagets behov av brukskapital.
 
En uträkning av kassaflödena berättar alltså hur pengar flödar in i kassan (eller på kontot) samt hur pengar flödar ut. Om uträkningen görs rätt baserad på betalningarna berättar den hur mycket pengar företaget har i handkassan och på kontot.
 
Försäljningsledning
 
Då man leder ett sm-företag har kassaflödesberäkningen även andra uppgifter än att garantera att pengarna förslår och att företagaren kan sova lugnt. Kassaflödesberäkningen fungerar som ett utmärkt hjälpmedel vid försäljningsledningen samt som bästa möjliga utgångspunkt när man vill ange tillväxttakten. Försäljningsledningen kan periodisera inflödet i kassan t.ex. på följande sätt (det är fråga om b-b-försäljning):
  • Ett inflöde om 100.000 euro i april förutsätter att man säljer 10 produkter i mars (betalningstiden är en månad).
  • Försäljningen av 10 produkter i mars förutsätter 30 anbud i februari.
  • 30 anbud till verkliga, potentiella kunder förutsätter 100 kundkontakter i januari.
Enligt ovanstående exempel kan styrelsen flera månader före det väntade kassainflödet följa med huruvida man har uppnått etappmålen eller om man ligger efter med dem. Om VD inte på styrelsemötet i slutet av januari kan rapportera om 100 förverkligade kundkontakter har man också skäl att undra om det verkligen kommer att flöda in 100.000 euro i kassan i april. När april närmar sig bör naturligtvis etappmålen förverkligas med allt större noggrannhet. Man bör faktiskt ha sålt 10 produkter i mars.
 
Etappmål i försäljningen
 
Med andra ord: med hjälp av kassaflödesberäkningen kan man också sätta etappmål för försäljningen. Detta förutsätter givetvis att man har identifierat etapperna vid försäljningen av företagets produkter. Dessutom kan beräkningen användas för att bestämma den optimala tillväxttakten. För det första: om företaget i exemplet ovan tänker fördubbla inkomsterna av den månatliga försäljningen tvingas det antagligen att nyanställa bl.a. försäljare, vilket medför nya kostnader. Dessutom dröjer det ett tag innan försäljarna är helt inskolade. I väntan på detta orsakar de enbart kostnader och tär på kassaresurserna. För det andra, som vi konstaterade förut, förorsakar tillväxten även ökat behov av brukskapital i form av större lager och uteliggande räkningar för att inte tala om eventuella nyinvesteringar i omsättningsresurser.
 
Det viktigaste verktyget
 
Bl.a. av ovannämnda skäl kan man konstatera att kassaflödesberäkningen är ett av de allra viktigaste verktygen för sm-företagaren i hans ekonomiförvaltning. Den bifogade kassaflödesberäkningen och dess olika variationer med etappmål i försäljningen har blivit en sak som månatligen inrapporteras till styrelsen i sm-företagen.
 
(öppna även bifogade botten för uträkning av kassaflödet kassav.xls)
 
 

Vad balansen berättar om soliditeten

Balansen berättar om företagets solvens vid ett speciellt ögonblick. På balansens passiva sida finns företagets finsnsieringskällor och på aktiva sidan användningen av medlen (=hur kapitalet är bundet). Finansieringskällorna utgörs av 1) finansiering med eget kapital såsom aktiekapital, överkursfonden, vinsten från redovisningsperioderna och eventuella kapitallån samt 2) främmande kapital.
 
För sm-företagaren är det väsentligt att se till att företagets eget kapital inte i något som helst skede sjunker under hälften av aktiekapitalet. Ofta kan det hända att företagaren tror att verksamheten är i skick eftersom man med hjälp av kassamedlen klarar betalningarna. Då beaktar han inte att aktiebolagslagen förutsätter att företagsverksamheten bör vara lönsam, att kassamedlen är tillräckliga och att företaget har fått lånefinansiering till förmånliga villkor.
 
Om företaget går med förlust och det egna kapitalet sjunker till under hälften av aktiekapitalet - företaget har med andra ord förbrukat det egna kapitalet - så är företaget i s.k. likvidation. Då kan styrelsemedlemmarna bli tvungna att personligen ansvara för företagets skulder om inte hotet om likvidation sköts ändamålsenligt. Särskilt i nystartade teknologifretag, där man ägnar sig år snabb produktutveckling och stora marknadsföringssatsningar är risken att företagaren som styrelsemedlem tar onödigt stora personliga risker utan att vara medveten om detta. Med andra ord har man hållit kassan i skick genom lån från den offentliga sektorn men företaget hotas av likvidation.
 
På passiva sidan berättas om företagets tillgångar, alltså hur kapitalet är bundet. Balansen skapas av företagets långsiktiga immateriella och materiella nyttigheter såsom utvecklingsutgiftsaktiva (immateriell egendom) samt maskiner och anläggningar (materiell egendom). Efter långfristigt kapital uppvisar man i balansen kortfristigt kapital, d.v.s. omsättnings- och finansieringskapital. Omsättningskapitalet utgörs av nyttigheter som är avsedda att säljas vidare inom ett år. Finansieringskapitalet innebär kortfristiga finansmarknadsplaceringar, handkassa och banktillgodohavanden.
 
Som av ovanstående kan ses avgör ordningsföljden av en post i balansen dess ekonomiska tyngd. Ju lägre ner dess mindre osäkerhet ifråga om tillgodohavandets värde eller den framtida avkastningen. Med andra ord är banktillgodohavandena i praktiken nära nog säkra tillgodohavanden medan det däremot råder stor osäkerhet beträffande avkastningsförväntningarna på produktutvecklingsaktiva
 
Utom likvidationshotet innehåller balansen ytterligare en fallgrop typisk för sm-företagen. Den sammanhänger med produktutvecklingsaktiva. Om företaget aktiverar produktutvecklingskostnader under rubriken utvecklingskostnader måste aktiveringen uppfylla HIM:s (50/1998) aktiveringsförutsättningar. Företaget måste i bifogade handlingar till bokslutet visa att avkastningsförväntningarna på det aktiverade är större än det aktiverade värdet samt att produktutvecklingskostnaderna noggrant kan riktas med hjälp av kostnadsberäkningen. Om dessa villkor inte uppfylls tar styrelsemedlemmarna återigen en personlig risk. Å andra sidan kan man aktivera produktutvecklingsutgifterna under benämningen övriga immateriella rättigheter ifall de allmänna aktiveringsförutsättningarna uppfylls. I det fallet signalerar styrelsen emellertid att den kanske inte själv tror att aktiveringsförutsättningarna uppfylls. Då bör en utomstående granskare också förhålla sig till föreliggande aktivering med stor återhållsamhet.
 
 

Resultaträkningen berättar om lönsamheten

Resultaträkningens uppgift är att berätta hur företagsverksamheten lönar sig. I princip berättar den alltså inte om penningflödet till kassan eller ut från den. Resultaträkningen bygger på prestation och bl.a. investeringarna bör beaktas genom att man periodiserar de intäkter och utgifter som hör samman med dem under samma period oavsett när investeringen betalas. På samma sätt bör man beakta förändringar i lagret då man gör upp resultaträkningen på så sätt, att t.ex. de råvaror som finns i lager inte kommer upp som utgifter under den givna perioden. Det är inte ovanligt att företagaren blir förskräckt över ett negativt resultat som beror på att man har bokfört lagrets värde orätt som utgift i bokföringen.
 
Resultaträkningen kan bygga antingen på olika verksamheter eller på olika slag av utgiftsposter. Vid den senare uträkningen minskar man utgifterna enligt utgiftsslag (inköp, personalkostnader), långfristiga produktionsfaktorer (avskrivningen av investeringarna), finansieringskostnader o.s.v.). I prestationsbaserad resultaträkning grupperas utgifterna enligt verksamhet såsom utgifter för försäljningsverksamhet och marknadsföring och administrationskostnader. I verksamhetsbaserad resultaträkning bokförs t.ex. olika rater inte skilt för sig utan man sammanför de avskrivningar som orsakas av respektive verksamhets omsättningstillgångar och andra motsvarande långfristiga avskrivningar. Resultaträkningen (vinsten eller förlusten) blir den samma oavsett om man baserar den på utgifter för verksamhet eller utgiftsslag.
 
Normalt brukar en utomstående bokförare inte redogöra för för omsättningsbidrag eller verksamhetsbidrag utan endast för försäljningsvinst. I den interna ekonomiövervakningen ger omsättningsbidraget och verksamhetsbidraget viktig information för sm-företagaren (med tanke på ledningens beslutsprocess). Ett negativt omsättningsbidrag berättar direkt att priset för varan inte förslår för att täcka kostnaderna för den. I så fall förvärrar en större försäljningsvolym bara läget. På motsvarande sätt kan man genom att följa med verksamhetsbidraget avgöra hur känsligt resultatet är för förändringar i försäljningens volym eller förändrad prisnivå. T.ex. en stel kostnadsstruktur, alltså en stor andel fasta kostnader i helhetskosnaderna, ökar affärsriskerna i företaget. Risken berättar hur lätt försäljningsvinsten reagerar på bl.a. förändringarna i pris och försäljningsvolym.
 
En annan risk som kan förutsägas med hjälp av resultaträkningen är finansieringsrisken. Den berättar hur lätt nettoresultatet eller avkastningen på det egna kapitalet varierar beroende på företagets finansieringsstruktur då t.ex. försäljningen, priset eller någon annan faktor (och därigenom försäljningsvinsten) förändras. För ett skuldsatt företag kan sjunkande omsättning påverka nettoresultatet mera än hos ett mindre skuldsatt.
 
Följande räkneövning visar hur man kan dra nytta av resultaträkningen och komma till rätta med de ovan beskrivna riskerna:
  • Företaget säljer 1 000 grejsemojsor per år till priset av 500 euro/st.
  • Totalkostnaderna är 3 000 euro av vilka de rörliga kostnaderna utgör 100/st.
  • Företagets kapitalbehov uppgår till 1 000 000 euro av vilket det egna kapitalet utgör 300 000 euro. Räntan på det främmande kapitalet är 8 %.
  • Hur mycket förändras resultatet före skatt om försäljningsvolymen sjunker med 30 %?
  • Hur vore det om andelen rörliga kostnader vore 200 euro/st och andelen fasta kostnader 100 000 euro?
  • Eller om företagets eget kapital uppgick till 70 % och man fortfarande antar att försäljningen går ner med 30 % jämfört med utgångsläget?
 
Till början>>     
 
 
Uppdaterad 1.4.2011