Taltuta kiire ajoissa ajanhallinnan asiantuntijan neuvoin

Enemmän tehtäviä kuin aikaa. Näin ajanhallinnasta luennoiva Juha Valkamo kiteyttäisi kiireen määritelmän. Hänen mielestään ihmisillä on hyvin hallussa ajanhallinnan perusteet, mutta muutoksen tekeminen ja arjen urautuneiden tapojen korvaaminen on vaikeaa – varsinkin kun kiire kumpuaa niin monesta syystä.

Valkamo on huolissaan vallitsevasta kiirekulttuurista ja ympäristön luomista vaatimuksista. Monet eivät tiedä mitä oikeasti haluavat ja päätyvät käyttämään aikaansa vääriin asioihin. Toisia vaivaa taas pelko riittämättömyydestä ja epäonnistumisesta. Tuntuuko tutulta?

Jotta kiireestä saisi niskaotteen, Valkamo kannustaa pohtimaan ja kirjaamaan ylös oman kiireen juuria. Mikä aiheuttaa hoppua yrittäjän arjessasi ja miten voisit hillitä kiireen tuntua?

– Mieti, mitkä ovat tärkeimmät asiat, jotka itse muuttaisit ajanhallinnassasi.

Muutos syntyy vain teoilla ja niiden toistamisella. Valkamo suosittelee aloittamaan ajanhallinnan suunnittelun luomalla niin kutsutun nollapisteen, eli pysäyttämällä elämän ja kokoamalla yhteen työlistaan kaikki yritystoimintaan ja henkilökohtaiseen elämään liittyvät tehtävät.

– Jos asioita ei kirjaa ylös, ne vellovat ja virtaavat päässä, aiheuttavat stressiä ja vievät energiaa.Kun lista on valmis, sitä voi myöhemmin jalostaa priorisoimalla tehtäviä. Aluksi on kuitenkin tärkeintä kirjoittaa ylös aivan kaikki asiat hallittavaan muotoon ja tehdä nykytilanne itselle näkyväksi.

Yrittäjän työmäärä voi tuntua välillä murskaavalta, koska hän itse vastaa liiketoiminnan suunnasta. Siksi Valkamo kannustaa miettimään, onko omalla työlistalla ja yrityksen toiminnassa jotain sellaista, mitä voisi jättää tekemättä.

– Pohdi, mitä rutiineja yritystoimintaan liittyy. Rutiineja on helppo tehdä, mutta mitä jos osan ajasta keskittyisit vaikeampiin asioihin, jotka kehittävät liiketoimintaa? Valintojen tekeminen on haastavaa, mutta ehdottoman tärkeää.

Työpäivää pitäisi hahmotella osiin sen mukaan, milloin itselle on sopivinta hoitaa tietynlaiset tehtävät. Jotkut saavat päivänsä käyntiin tuttujen rutiinihommien avulla, toiset taas haluavat hoitaa hankalimmat tehtävät heti alta pois. Valkamo vinkkaa starttaamaan päivän onnistumisien siivittämänä, koska ajanhallinta on pitkälti itsensä motivointia: hyvää fiilistä luomalla työt lähtevät sujuvammin rullaamaan.

Työn imu saattaa joskus muuttaa muotoaan kestämättömäksi työkuormaksi. Kiirettä voi ja pitää olla sopivasti, mutta omat rajat olisi hyvä oppia tuntemaan. Yrittäjän on pakko keksiä keinoja, joilla syntyy tekemisen meininkiä, mutta vastaavasti pitäisi myös suunnitella hetkiä palautumiselle.

– Jos ei tule palautumista, tulee palamista. Varaa siis aikaa pysähtymiselle ja onnellisuudelle. Ja lopeta ihan aluksi kiireestä puhuminen.

Juha Valkamo on Kissconsulting Oy:n asiakkuusjohtaja. Hän on tehnyt pitkän uran perheyrittäjänä ja entisen Oy Primula Ab:n toimitusjohtajana. Juha on johtamisen ammattilainen ja valmentaja, jonka eritysvahvuuksia ovat strategiatyöskentelyn, johtamisen ja hallitustyöskentelyn lisäksi erilaiset innovaatiohankkeet.

HYMY-hanke

Yrittäjän hyvä työkyky on yrityksen toiminnan ja menestymisen kivijalka. Pienessä yrityksessä yhteys on selvä: kun yrittäjä voi hyvin, yritys voi hyvin ja kun yritys voi hyvin, yrittäjä voi hyvin. Tätä yhteyttä tukee HYMY-hanke järjestämällä erilaisia hyvinvointiaiheisia koulutuksia ja tilaisuuksia. Hanke tarjoaa tietoa hyvinvoinnista kotisivujen kautta sekä joka kuukausi ilmestyvässä uutiskirjeessä. Hankkeen rahoittavat Euroopan sosiaalirahasto ESR sekä Helsingin Yrittäjät.Tutustu hankkeeseen: yrittajat.fi/hymy

Teksti: Jaana Tihtonen

Kuvat: Jaana Tihtonen ja AdobeStock