Etsi

Miksi pienhankintaohjeet ovat niin tärkeät?

Hankintalaki velvoittaa julkisia toimijoita kilpailuttamaan kynnysarvot ylittävät hankinnat. Tavaroilla ja palveluilla tämä kynnysarvo on 60 000 €. Kansallista rajaa määriteltäessä on ajateltu, että pienemmät hankinnat voidaan tehdä vähemmällä byrokratialla. Euroopan Unionin periaatteet kuitenkin edellyttävät, että veronmaksajien rahoilla toteutettavat hankinnat tehdään aina avoimesti, syrjimättömästi ja tasapuolisesti.

Avoimuus on tässä avainsana. Vaikka hankinta kilpailutettaisiin lähettämällä tarjouspyyntö sähköpostilla kolmelle tai viidelle yrittäjälle, ei suuri osa yrittäjistä koskaan saa edes mahdollisuutta tarjota. Tällä rajatulla menettelyllä siis juuri täytetään lain kirjain, mutta ei vielä toimita avoimesti niin, että oman alueen markkinoita aktiivisesti vahvistettaisiin.

Jokaisella hankintayksiköllä tulisi olla hankintaohjeet, joissa kerrotaan, miten hankintalain kynnysarvon alittavat ”pienhankinnat” ja hankintalain alaiset hankinnat tulee toteuttaa. Kunnissa helposti sivistystoimi ostaa muuten eri tavalla kuin tekninen toimi eikä kellään ole kokonaiskäsitystä siitä, millaisia hankintasopimuksia organisaatiossa on.

Etenkin pienhankintaohjeet ovat ratkaisevassa asemassa pienissä kunnissa, joissa kymmenien tuhansien eurojen hankinta on sekä kunnalle iso meno että yrittäjälle iso tulo. Hankinnoissa ei saa syrjiä toimittajia maantieteellisen sijainnin perusteella, mutta hankinnassa tuleekin tarkkaan miettiä, mitä oikeasti ollaan ostamassa. Harvoin esimerkiksi sivistystoimi haluaa ostaa kasaa puulevyjä ja ruuveja, jos mielessä on pulpettien uusiminen. Hankinnan kohde on tällöin tietyt mitat, ergonomiavaatimukset ja väriehdot täyttävä valmis pöytä. Tarjouspyynnössä tulee määritellä, että tuote halutaan paikalle toimitettuna ja asennettuna niin, että pakkausjätteet viedään samalla pois ja mahdollisesti jokaisen oppilaan istumakorkeus määritellään samalla. Tällöin ollaan ostamassa tuotteen ja palvelun yhdistelmää, joissa alueen toimijoilla on hyvät mahdollisuudet tehdä kilpailukykyinen tarjous, jonka bonuksena on vielä vähähiilisyyden edistäminen kuljetusmatkat minimoimalla.

Pienhankintaohjeet ovat hankintalakia koskevia ohjeita huomattavasti kevyemmät ja käyttäjäystävällisemmät koska velvoittavia työvaiheita ja toimenpiteitä on huomattavasti vähemmän. Ohjeissa kuitenkin neuvotaan viranhaltijoita siitä, miten hankintastrategian tavoitteisiin käytännössä päästään. Näin kunnan arvoista (”yrittäjämyönteinen”) tulee konkreettisia toimenpiteitä. Pienhankintaohjeisiin voidaan esimerkiksi kirjata, että kaikista yli 10 000 euron hankinnoista tulee ilmoittaa avoimesti tai ennen jokaista hankintaa tulee selvittää, millaista tarjontaa kyseisestä tuotteesta, palvelusta tai urakasta on Lapin alueella. Myös pienhankinnoissa voidaan käydä markkinavuoropuhelua yritysten kanssa eli tilaaja ja toimittaja voivat keskustella siitä, millainen hankinta on paras toivottuun lopputulokseen pääsemiseksi.

Vanhoista hankintalaeista on jäänyt elämään harhaluulo siitä, ettei yritysten kanssa saa olla tekemisissä, vaikka radiohiljaisuusvaihe koskee vain hankintalain alaista kilpailutusvaihetta. Hankintaa valmistellessa päinvastoin tulisi aktiivisesti olla yhteydessä yrityksiin esimerkiksi järkevien hinnoittelumallien varmistamiseksi. Pienhankintaohjeita ei kannata ryhtyä luomaan tyhjästä vaan benchmarkata niitä kuntia, joissa ohjeet on jo luotu. Hankinta-asiamies auttaa tässäkin asiassa. Hankinta-asiamies neuvoo yrityksiä ja hankintayksiköitä kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä. Palvelu on maksuton. Hanketta rahoittaa Lapin Liitto.

 

Hankintaterveisin,
Susanna-Sofia Keskinarkaus
puh. 044 509 0277
 
Twitterissä @SusannaSofia

Lapin hankinta-asiamies -hanke on EAKR -rahoitteinen (Euroopan aluekehitysrahasto) hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Lapin kuntien ja Lapin Yrittäjien kesken.

Susanna-Sofia Keskinarkaus

Toimii Lapin hankinta-asiamies -hankkeen projektipäällikkönä palvellen yrityksiä ja hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä. Lapin hankinta-asiamies -hanke on EAKR -rahoitteinen hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Lapin kuntien ja Lapin Yrittäjien kesken.