Etsi

Onko kilpailu ollut reilu?

Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella valittavissa tarjouksissa ratkaisevaa on hankinnan sisällön pisteytys. Hankintayksikkö voi määritellä sekä pakottavia kriteerejä, jotka takaavat hankinnan minimilaadun että pisteytettyjä kriteerejä, jotka hinnan ohella vaikuttavat tarjouksen sijoittumiseen kilpailussa. Nämä hankinnan laatua määrittävät kriteerit voivat olla joko kvantitatiivisia (eli numeerisessa muodossa esitettyjä) tai kvalitatiivisia (jolloin pisteet syötetään manuaalisesti).

Hankintalaki ohjaa kuvaamaan hankinnan kohteen täsmällisesti ja niin, ettei tiettyä tuotetta suosita. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus päättää, mitä se ostaa kunhan hankinta toteutetaan syrjimättömästi.

Usein kuulee valituksia, joiden mukaan hankinnan kohteen määrittely ei ole ollut objektiivinen, ellei hankintayksikkö ole määritellyt joka ikistä laatupistettä tai jos laadun arvioimiseen on jätetty inhimillisiä elementtejä. Reaalimaailman fakta kuitenkin on, ettei koettu laatu muutu sen tasavertaisemmaksi vaikka se väkisin pisteytettäisiin jopa rivitarkkuudella. Silloin kun julkinen toimija on ostamassa palvelua, kehittämistä tai asiantuntijatyötä, ovat raporttien taso ja viestinnän laatu juurikin hankinnan keskeisin sisältö. Jos hankintayksikkö määrittelee etukäteen, että raportin otsikko saa viisi pistettä, sisällysluettelo 10, kappaleista kukin 15 ja johtopäätökset 20, rajoittaa määrittely sekä tarjoajan että tilaajan tuotosta. Välillä kuulee vaatimuksia vielä tarkemmista pisteytystasoista: ”Eikö kunkin kappaleen alla pitäisi kertoa mitä vaaditaan?”. Toki hankintayksikön tulee kertoa, millaisia asioita he näyteasiakirjoissa arvottavat ja miten arviointi tehdään. Mutta etenkään aiempia referenssejä ei saada yhteismitallisiksi millään määrittelyillä. Tällöin hankintayksikkö voi kuitenkin kertoa, montako henkilöä manuaalisen pisteytykseen osallistuu, miten tarjoukset ovat eronneet toisistaan ja millaisin perustein pisteet on annettu.

Oma näkemykseni on, että laadulliselle arvioinnille on annettava julkisissa hankinnoissa tilaa. Kaikkia hankintoja ei voida määritellä automaattisen pisteytyksen kautta kuten tuotteiden kohdalla usein pystytään toimimaan. Monimutkaisissa palveluhankinnoissa neuvottelumenettelyn käyttö mahdollistaa hankinnan kohdetta täsmentävän laatukeskustelun tilaajan ja toimittajan välillä. Mutta myös avoimissa hankinnoissa tulee olla mahdollisuus ostaa korkeatasoista osaamista. Toimittajien välillä on merkittäviä eroja kirjallisessa ilmaisussa ja nämä ovat julkisissa organisaatioissa usein merkittäviä seikkoja sekä päätöksentekoprosessin että viestinnän kannalta. On sekä valistuneen tilaajan että hyvän toimittajan etu, että korkealaatuisista suunnitelmista ja perusteellisesti mietityistä asiakirjoista voidaan antaa enemmän pisteitä eivätkä kriteerit vain totea ”löytyi maininta toimintasuunnitelmasta” (oli se mitä vain).

Miten toimittajat sitten voivat varmistua, että kilpailu on ollut kaikille reilu eikä ketään ole syrjitty? Tässä hankintayksikön avoimuudella on suuri rooli. Manuaalisen pisteytyksen koko prosessi osallistujineen, muistioineen ja perusteluineen tulee dokumentoida huolellisesti ja toimittaa osallistujille hankintapäätöksen mukana. Mitä perusteellisemmin piste-eroja on perusteltu, sitä paremmin yritykset voivat hyödyntää oppia toimintansa kehittämisessä. Tarkka dokumentointi antaa myös hankintayksikölle työkaluja yhteistyön aloittamiseen ja sopimuksen valvomiseen.

Julkisissa hankinnoissa tulee pyrkiä suuntaan, jossa laatua uskalletaan ostaa vaikka sen kriteerien luominen olisi haastavaa.

 

Yhteistyöterveisin,
Susanna-Sofia Keskinarkaus
Toimin Lapin Yrittäjien hankinta-asiamiehenä. Toimenkuvanani on kehittää toimintamalleja, joilla luodaan laadukkaita tarjouspyyntöjä ja kilpailukykyisiä tarjouksia sekä lisätään yritysten ja hankintayksiköiden hankintaosaamista. Hankinta-asiamies antaa maksutonta neuvontaa koko julkiseen hankintaprosessiin liittyen sekä edistää markkinavuoropuhelua tilaajan ja toimittajien välillä. 

Ota yhteyttä:
puh. 044 509 0277

Twitterissä @SusannaSofia

Lapin hankinta-asiamies -hanke on EAKR -rahoitteinen (Euroopan aluekehitysrahasto) hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Lapin kuntien ja Lapin Yrittäjien kesken.

Susanna-Sofia Keskinarkaus

Toimii Lapin hankinta-asiamies -hankkeen projektipäällikkönä palvellen yrityksiä ja hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä. Lapin hankinta-asiamies -hanke on EAKR -rahoitteinen hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Lapin kuntien ja Lapin Yrittäjien kesken.