Uutta liiketoimintaa julkisista hankinnoista: tartu tietoon ja neuvontaan, tee yrityksesi tutuksi kunnallesi
Julkisissa hankinnoissa on tarjolla kauppaa vuodessa noin 35 miljardin euron edestä Suomessa. Kyse on siis valtavasta markkinasta suomalaisille pk-yrityksille.
Julkinen asiakas on yritykselle arvokas kilpailuetu: vakaa ja luotettava kumppani, hyvä meriitti yritykselle niin kotimaassa kuin kansainvälistyessä ja myös hyvä mahdollisuus saada näkyvyyttä potentiaalisessa asiakaskunnassa. Julkinen asiakas myös haastaa ja kehittää yrityksen toimintatapoja.
Julkisissa hankinnoissa riittäisi kuitenkin edelleen valtavasti toteutumatonta liiketoimintapotentiaalia. Hankintayksiköt ympäri Suomen ovat raportoineet saavansa jatkuvasti toivomaansa vähemmän tarjouksia tarjouspyyntöihinsä. Suomen Yrittäjien tammikuussa pk-yrittäjille tekemässä Yrittäjägallupissa reilusta tuhannesta vastaajasta vain 28% kertoi osallistuneensa julkiseen hankintaan. Syitä voi olla monia: yrityksillä ei välttämättä ole tarpeeksi tietoa julkisista hankinnoista; kaikki yritykset eivät näe julkisia hankintoja omalle toiminnalleen merkittävinä tai sopivina; tarjouspyyntöjä ei koeta sellaisiksi, että niihin olisi helppo lähteä tarjoamaan; tai aiemman kokemuksen puute nostaa kynnystä lähteä mukaan kokeilemaan omaa menestystä kilpailutuksessa.
Hilma tutuksi, aktiivisuus rutiiniksi – ja tukea on tarjolla!
Tiedon tai kokemuksen puutteen ei kuitenkaan tarvitse estää yritystä tarttumasta hankintojen tuomiin mahdollisuuksiin: keskitettyä tietoa ja matalan kynnyksen neuvontaa on tarjolla. Hollolan, Orimattilan, Heinolan ja Lahden keskeiset virkamiehet antoivat tärkeimmät vinkkinsä yrittäjille, jotka haluavat tarttua julkisiin hankintoihin.
– Seuraa Hilmaa ja ole aktiivinen, tiivistää Hollolan elinkeinopäällikkö Sari-Anna Vilander neuvonsa yrittäjille.
– Emme valitettavasti voi millään ilmoittaa tulossa olevista hankinnoista yksittäisille yrittäjille erikseen, joten oma aktiivinen Hilman sekä kunnan muun tiedottamisen seuraaminen on kaiken a ja o.
Hilma on netistä löytyvä julkisten hankintojen maksuton ilmoituskanava, jossa ilmoitetaan kansalliset ja EU-hankinnat; käyttämällä Hilman kätevää hakuvahtia yrittäjä saa tiedot häntä kiinnostavista hankinnoista suoraan sähköpostiin. Hankintailmoitus sisältää tarjouspyynnön tai tiedon siitä, mistä tarjouspyynnön voi saada. Osalla kunnista on käytössä myös sähköinen järjestelmä, kuten Tarjouspalvelu tai HankintaSampo, joissa tarjouspyynnöt julkaistaan ja joiden kautta tarjoajat voivat jättää tarjouksensa. Lisäksi tietoa tarjouspyynnöistä voi löytyä kunnan nettisivuilta ja paikallislehdistä.
– Ja jos tiedonhankinta, Hilma ja alkuunpääsy tuntuvat hankalilta, Päijät-Hämeen Yrittäjien hankintaneuvontapalvelu auttaa, muistuttaa Päijät-Hämeen Yrittäjien järjestöpäällikkö Jenni Vesanen.
– Työ- ja elinkeinoministeriön rahoittama maksuton palvelu tarjoaa yrittäjille yleisen tason neuvontaa mm. tarjouskilpailuun osallistumisesta, hankintaprosesseista ja sähköisistä kilpailutusjärjestelmistä. Hankintaneuvontapalveluun voi olla matalalla kynnyksellä yhteydessä kaikissa hankintoihin liittyvissä pulmissa, rohkaisee palvelusta vastaava Vesanen.
– Palvelua saadakseen ei tarvitse olla yrittäjäjärjestön jäsen. Palvelu tarjoaa myös hankintayksiköille tietoa ja tukea hankintaprosessien kehittämiseen ja markkinavuoropuhelun parantamiseen.
Pidä melua itsestäsi
Toinen tärkeä toive kunnilta yrityksille: tee yrityksesi kunnille tutuksi ja palvelusi ja tuotteesi saavutettaviksi.
– Osallistu erilaisiin kunnan kanssa järjestettäviin verkostoitumistilaisuuksiin, jotta tullaan toisillemme tutuiksi, ja tule mukaan hankintojen tiimoilta järjestettäviin markkinavuoropuheluihin, on Sari-Anna Vilanderin harras toive.
Markkinavuoropuheluissa kerrotaan etukäteen mitä kunta on hankkimassa, vaihdetaan puolin ja toisin hankintaprosessiin vaikuttavaa tietoa ja edistetään siten myös hyvän ja lähestyttävän tarjouspyynnön aikaansaamista. Tilaisuuksiin osallistumalla yritykset voivat siis oman alansa asiantuntijoina vaikuttaa ja tuoda toivottua panostaan hankintoihin.
Yhteispeliin ja yhteydenottoihin kannustaa myös Orimattilan kehittämispäällikkö Jenni Tolvanen: – Olkaa itsekin aktiivisia kuntaan päin. Elinkeinoihmiset toimivat mielellään linkkinä hankintoja tekevien virkamiesten ja yrittäjien välillä. Joskus voi olla myös niin, että arki vie ja kiireessä joku näkökulma unohtuu.
– Yrityksen on hyvä myös huolehtia, että se on kunnan ja hankkijoiden löydettävissä. Kun kunnan eri toimialoilla etsitään potentiaalisia palveluntarjoajia, olisi tärkeää, että yrityksen puhelinnumerot, toimivat sähköpostiosoitteet ja nettisivut ovat helposti löydettävissä, jatkaa Sari-Anna Vilander.
Kunnan eri toimialoihin voi muulloinkin olla yhteydessä esimerkiksi sähköpostitse ja kertoa yrityksen tuotteista ja palveluista mahdollisia tulevia hankintatarpeita varten.
Nyt jos koskaan mukaan hankintoihin – vaikka kimpassa
Korona-ajan poikkeusoloissa uusien liiketoimintamahdollisuuksien löytämiselle on kipeästi tarvetta jokaisella toimialalla. Tukeakseen paikallista yrityselämää tässä tilanteessa Päijät-Hämeen kunnat ovat ottaneet käyttöön monia hankintalain suomia joustoja ja mahdollisuuksia.
– Heinolassa on päätetty suosia hankinnoissa nopeimpia käytettävissä olevia tapoja toteuttaa hankinnat, jotta niitä pystyttäisiin ohjaamaan paikallisille pienyrityksille, joissa tilanne on erityisen haastava. Paikallisuutta edistetään ja korostetaan hankintojen kokonaistaloudellisuuden ja vaikuttavuuden arvioinnissa. Suuria hankintoja ryhmitellään osahankinnoiksi, jotta pienemmät toimijat voivat tulla valituksi, kertoo Heinolan elinkeinopäällikkö Timo Kaattari.
Ja kaikkeenhan ei tarvitse pystyä yksin, muistuttaa Kaattari. – Heinolalaiset yritykset voivat myös muodostaa yhteenliittymän isompiin tarjouskilpailuihin. Ryhmittymänä tarjoaminen on aina mahdollista, vaikkei sitä erikseen olisi tarjouspyynnössä mainittu – eikä ryhmittymänä tarjoamista muuten voi nykylain mukaan edes kieltää. Yhteistarjouksessa luetaan hyväksi kaikkien tarjoajien referenssit, ja jos tarjouspyynnössä edellytetään tiettyä liikevaihtoluokkaa, ryhmittymän osalta riittää yhteenlaskettu liikevaihto. Tässä mielessä yritysten välinen yhteistyö kannattaa nyt enemmän kuin koskaan!
Myös Lahdessa julkisten hankintojen merkitys koronan runtelemille yrityksille on huomioitu. – Monia voimassa olevia sopimuksia toteutetaan normaaliin tapaan, esim. rakentamisessa ja kunnossapidossa. Kevään ja kesän aikana kilpailutetaan ensi syksyn ja seuraavan vuoden alkupuolella alkavia sopimuksia. Kannattaa seurata edelleen Tarjouspalvelu.fi- ja HankintaSampo.fi-palveluja, kertoo hankintapäällikkö Tarinka Ringvall.
– Lisäksi yrityksiltä ja yrittäjäjärjestöltäkin olisi hyvä kuulla miten koronakriisi näkyy esim. liikevaihdossa, luottoluokituksessa yms., jotta tulevissa kilpailutuksissa osataan asettaa näille tilanteeseen sopivia kelpoisuus- ja soveltuvuusvaatimuksia, toteaa Ringvall. Tässäkin tilanteessa siis hyvä, aktiivinen keskusteluyhteys auttaa suunnittelemaan kaikkien osapuolien kannalta onnistuneita hankintoja.
Hyödyllisiä tietolähteitä:
Julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilma: www.hankintailmoitukset.fi
Muita sähköisiä hankintajärjestelmiä:
https://pienhankintapalvelu.fi
Suomen Yrittäjien Yrityksille bisnestä hankinnoista -opas
PHY hankintaneuvonta
Jenni Vesanen, jenni.vesanen@yrittajat.fi, 050 576 5503
