Etsi

Emergency banner

Koronainfo yrittäjälle: yrittajat.fi/korona

Tiedote

Tarjoa oikein julkisiin kilpailutuksiin, älä riskeeraa turhaa hylkäystä

Lahden kaupunki on Päijät-Hämeessä merkittävä julkinen hankkija. Lahti saa kilpailutuksiinsa melko hyvin tarjouksia, mutta harmituksen aiheena ovat liian myöhään tulevat tai virheellisesti tehdyt hakemukset, jotka joudutaan hylkäämään, kertoo Lahden kaupungin hankintapäällikkö Tarinka Ringvall.

Julkisissa hankinnoissa, eli valtion, kuntien ja muiden julkisten tahojen ostoissa, on yrityksille vuosittain tarjolla kauppaa kymmenien miljardien eurojen edestä Suomessa. Julkinen asiakas on yritykselle arvokas paitsi itse kaupan vuoksi, myös siksi, että julkinen toimija on vakaa ja luotettava kumppani, hyvä meriitti ja referenssi yritykselle, ja hyvä mahdollisuus saada näkyvyyttä potentiaalisessa asiakaskunnassa. Koko maassa julkiset hankintayksiköt ovat viime vuosina toivoneet enemmän tarjoajia kilpailutuksiinsa – Lahdessa tilanne on varsin hyvä.

- Saamme kaupungilla tarjouksia kohtuullisesti, määrät ovat pysyneet samoina, kertoo Tarinka Ringvall Lahden tilanteesta. - Hankintalain kynnysarvon ylittävissä, eli yli 60 000 euron arvoisissa kilpailutuksissa tarjouksia on viime vuosina saatu keskimäärin 6-9 per tarjouspyyntö. Kilpailutuksia on vuodessa keskimäärin 40-60.

Alle hankintalain kynnysarvon jäävissä kilpailutuksissa eli ns. pienhankinnoissa on sähköisen HankintaSampo-kilpailutusjärjestelmän käyttö kasvanut voimakkaasti. - Vuonna 2018 pienhankintojen tarjouskilpailuja järjestettiin 12 kpl, vuonna 2019 määrä oli 18 kpl ja vuonna 2020 jo merkittävästi suurempi eli 71 kpl, valottaa Ringvall muutosta. - Tarjouksia on saatu keskimäärin 7 kpl per kilpailutus – tämä on siis keskiarvo, koska kaupungilla on useita puitejärjestelyitä, joissa on monia toimijoita.

Ole ajoissa

Kaupungilla on siis tarvetta ostaa ja tarjouksia saadaan, mutta pulmiakin ilmenee.

- Pääsääntöisesti tarjoukset ovat laadukkaita ja tarjoajat esittävät tarjouspyyntövaiheessa tarkentavia kysymyksiä, mikäli tarjouspyynnössä on ollut epäselvyyttä. Kaupunki jo vuosia pyrkinyt huomioimaan ympäristö- ja sosiaaliset kriteerit hankinnoissa, ja näissä yrityksille on paljon hyviä käytäntöjä ja niitä myös tuodaan esille tarjouksissa, kiittelee Ringvall. Ongelmia kuitenkin esiintyy tarjoamisen perusasioissakin. - Tyypillisin ongelma liittyy aikatauluun. Tarjousten jättämisen määräaika on ehdoton, myöhästyneitä tarjouksia ei voida ottaa huomioon, painottaa Ringvall. Hankintalaki edellyttää, että tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti, ja siksi asetettujen vaatimusten mm. määräaikojen suhteen on oltava kaikille samat.

Tarjouspyynnöt julkaistaan ja tarjoukset jätetään nykyisin useimmiten sähköisten kilpailutusjärjestelmien kautta verkossa. Lahden kaupungin hankintalain kynnysarvon ylittävät tarjouspyynnöt löytyvät Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista ja hankintailmoitukset valtakunnallisesta Hilma-julkaisukanavasta. Pienhankintojen tarjouspyynnöt julkaistaan HankintaSampo-kilpailutusjärjestelmässä. Lahden kaupungin taseyksikkö Tilakeskus käyttää Buildercom.fi tiedostopankkia.

- Mikäli tarjoajalla on tarjouksen jättämisessä teknisiä ongelmia, ei kaupunki pysty näissä auttamaan, vaan on käännyttävä järjestelmän tuen puoleen, Ringvall muistuttaa.

Tee yrityksesi tutuksi, hyödynnä vuoropuhelut ja kysymismahdollisuus

Yrityksissä on oman toimialan mahdollisuuksien ja realiteettien suurin asiantuntemus. Usein yritykset voivat vaikuttaa tarjouspyyntöjen sisältöön ja tarkoituksenmukaisuuteen etukäteen.

- Kaupunki tekee ennen tarjouspyynnön julkaisua markkinavuoropuhelua ja näissä tilanteissa voi ottaa kantaa tulevaan hankintaan. Markkinavuoropuheluista ilmoitetaan esimerkiksi Hilmassa ja lisäksi on esimerkiksi Lahden Seudun Kehitys LADECin uutiskirjeessä ollut näistä tietoa. Yritämme etsiä lisää kanavia näistä tiedottamiseen, esimerkiksi Facebook ja LinkedIn koitetaan jatkossa hyödyntää myös. Joskus olen myös lähettänyt vuoropuheluista kyselyitä yrityksille, jotka ovat olleet yhteydessä minuun tai joista muuten olen saanut tietää, tällöin kyseessä on yleensä ollut pienempi hankinta, kertoo Ringvall.

Yritysten kannattaakin kertoa itsestään, palveluistaan ja tuotteistaan kunnan hankintoja tekeville tahoille. Tämä on täysin sallittua ennen kilpailutuksen alkamista – tarjousaikana hankkijaan ei voi olla enää yhteydessä muuten kuin erillisen kysymys-vastausmenettelyn kautta. - Kysymys-vastausaika kannattaa ehdottomasti hyödyntää, hankintapäällikkö kehottaa. Kun tarjouspyyntö on lähtenyt liikkeelle, erikseen määriteltynä aikana voi hankintayksikölle esittää sähköisessä kanavassa kysymyksiä tarjouspyynnöstä tai huomauttaa mahdollisista virheistä tai puutteista. Hankintayksikkö vastaa kysymyksiin ilmoitetussa ajassa ja kysymykset ja vastaukset ovat nähtävissä kaikille.

Vastaa kaikkeen pyydettyyn ja vain pyydettyyn, ei omia ehtoja

Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset tai tarjoajat, jotka eivät täytä soveltuvuusvaatimuksia, joudutaan valitettavasti hylkäämään. - Hylkääminen on erittäin valitettavaa paitsi tarjoajan myös hankintayksikön kannalta, toteaa hankintapällikkö Ringvall. 

Erityisen hankala tilanne hankintayksikölle on sellainen, jossa joudutaan arvioimaan, täyttyvätkö tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset tai onko tarjous tarjouspyynnön mukainen. - Hankintalaki antaa mahdollisuuden pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjousta, mutta täsmentämisellä ei saa olla vaikutusta tarjoajan asemaan. Täsmentäminen ei kuitenkaan ole hankintayksikön velvollisuus, vaan tarjoaja on vastuussa tarjouksensa sisällöstä. Esimerkiksi jos on pyydetty hintaerittelyä, josta näkyy hinta usealle tuotteelle ja tarjouksessa on ilmoitettu vain yhden tuotteen hinta, tarjous on tällöin tarjouspyynnön vastainen. Lisäksi mikäli tarjouspyynnössä pyydetään liittämään asiakirjoja osaksi tarjousta ja näitä ei ole liitetty, on tarjous tarjouspyynnön vastainen. Ringvall muistuttaa myös, että omien ehtojen liittäminen tarjoukseen on pääsääntöisesti kielletty.

Tarjoajan kannattaa myös lukea huolellisesti referenssien esittämiseen liittyvät vaatimukset tarjouspyynnössä. - Referenssejä voidaan pyytää tietyltä ajanjaksolta ja niissä saatetaan pyytää esittämään tiettyjä tietoja. Mikäli referensseistä eivät vaaditut tiedot ilmene, on riskinä, että joudutaan hylkäämään tarjous tarjouspyynnön vastaisena.

Pähkinänkuoressa siis: - Tarjoajilta toivoisin aktiivisuutta osallistua markkinavuoropuheluun, tarjouksen jättämistä riittävän ajoissa ennen määräaikaa, sekä kysymysten ja kommenttien esittämistä tarjouspyynnöistä, summaa Tarinka Ringvall.

Yritykset kehittämään hankintojen ympäristökriteerejä 

Lahden kaupungilla on jo vuodesta 2011 alkaen käytetty hankinnoissa ympäristökriteerejä. -Kriteerit liittyvät esim. ympäristöjärjestelmiin, tuotteiden kierrätettävyyteen, ympäristömerkkeihin, hiilijalanjälkeen. Kriteerejä voidaan käyttää vähimmäisvaatimuksina tai vertailuperusteina, kertoo Ringvall. Usein näihin kriteereihin liittyen kysytään tarjoajilta kommentteja markkinavuoropuheluvaiheessa. - Ympäristökriteerien kehittäminen ja sopimuskaudelle asetetut ympäristötavoitteet ovat sellaisia, joihin toivotaan kommentteja, ehdotuksia ja ajatuksia tarjoajilta.

Tietoa Lahden kaupungin hankinnoista, yhteyshenkilöistä ja käytetyistä sähköisistä kanavista:
https://www.lahti.fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/tyo-ja-yrittaminen/hankin...

Valtakunnallinen julkisten hankintojen HILMA-ilmoituskanava:
www.hankintailmoitukset.fi

Suomen Yrittäjien Yrityksille bisnestä hankinnoista -perusopas:
https://www.yrittajat.fi/opas/yrityksille-bisnesta-hankinnoista-611921

Päijät-Hämeen Yrittäjien hankintaneuvontapalvelu:
https://www.yrittajat.fi/paijat-hameen-yrittajat/a/jasenedut-ja-palvelut...
hankintaneuvoja Jenni Vesanen, , p. 050 576 5503