Etsi

Missä yrityksesi dokumentit ovat?

Mitä jos yrityksesi päätyy omistajanvaihdoksen kohteeksi? Entä jos ensi viikolla tulee yhteydenotto, joka johtaa pohtimaan yrityskauppaa tai sinulle yrittäjänä sattuu jotain, ja joku muu ottaa vetovastuun. Mistä löytyy se käsikirja, joka kertoo miten yritystäsi ajetaan?

Työssäni yritysvälittäjänä päädyn useasti tilanteeseen, jossa yrityskaupassa päästään vaiheeseen, jossa ostaja haluaa varmistua ostettavan kohteen kunnosta ja vastuista. Alkaa sataa kysymyksiä, missä kysytään työsopimuksia 10 v ajalta. Missä on vakuutustodistukset? Onko työsuojelutarkastaja käynyt? Onko palotarkastajan raporttia? Missä on pelastautumissuunnitelma? Entäpä työvuorojen seuranta? Tuossa kohden on nostettu lainaa, missä siihen liittyvä hallituksen pöytäkirja on?

Minulla ei ainakaan ole ollut omassa yrityksessä aiemmin nämä asiat kunnossa. Kun tähän asiaan pääsi vihkiytymään, olen tullut yhä vakuuttuneemmaksi, että jokaisessa yrityksessä tulisi olla jonkinlainen ”hallintomappi”, johon talletetaan mainittuihin asioihin liittyvät dokumentit tai kopiot niistä.

Lisäksi olisi hyvä olla kerättynä tilinpäätökset ja tase-erittelyt, tilintarkastajien raportit, leasingsopimukset, erittelyt investoinneista, yhtiöjärjestys, kaupparekisteriote, yhtiökokousten pöytäkirjat, hallituksen kokousten pöytäkirjat numeroituna, osakasluettelo, osakassopimukset, lista työntekijöistä, työsopimukset, päättyneiden sopimusten kopiot selityksineen, miksi sopimus on päättynyt, koulutussopimukset, kiinteistöihin ja huoneistoihin liittyvät dokumentit yms. Ja tässä mainittu lista on vain alkua sille, mitä kysytään silloin kun ammattilaiset alkavat perehtyä yrityksesi taloudellisiin tai lainopillisiin asioihin.

Jos nyt perustaisin uuden yrityksen, alkaisin tuon keräyksen ihan alussa, ihan kaikesta. Pieni vaiva silloin kun se paperi on pöydällä, mutta toivoton homma silloin kun se asia on käsitelty vuosia sitten. On vain päätettävä kuka tiedon kerää ja huolehdittava itse, että kaikki siihen ”mappiin” toimitetaan. Onko se sitten tilitoimisto, vai hoidatko tuon itse, kunhan vaan se hoidetaan. Mielummin liikaa dokumentteja, kuin liian vähän.

Jokainen yritys vaihtaa joskus omistajaa, kukaan meistä ei elä ikuisesti. Yhä yleisimmin omistaja vaihtuu yrityskaupan myötä. Yrityskaupassa näitä asioita tukitaan ja tarkastellaan ja vähentää stressiä, kun tietää, että on ainakin yritetty hoitaa asia kunnolla ja valmistauduttu mahdollisiin kauppoihin.

Niin… helppohan tämmöisiä on suunnitella ja kirjoitella kun kaiken takana on nainen. Mutta minähän vain luotan, että vaimo kerää nuo asiat ja ne tarvittaessa löytyy, vai löytyyköhän.

Kirjoittaja on Aki Keisu, , Yritysvälittäjä yrityksessä Suomen Yrityskaupat Oy

Aki Keisu

Kirjoittaja on yritysvälittäjä yrityksessä Suomen Yrityskaupat Oy. Hän on toiminut yrittäjänä vuodesta 1986 ja toimii useassa perheen omistamassa yhtiöissä toimitusjohtajana tai hallituksen puheenjohtajana. Aki on myös hallituksen jäsenenä parissa kasvavassa pk-yrityksessä, jossa hänellä ei ole lainkaan omistusta. Oulun Yrittäjät palkitsi hänet Vuoden Yrittäjä 2012 palkinnolla.  Akin kertoman mukaisesti hän harrastaa koiran kanssa ulkoilua (myös metsästyksensä lasketaan enemmänkin ulkoiluksi), golfia, kuntohiihtoa ja moottorikelkkailua.