Hankintojen kehittämisfoorumi pureutui pienhankintoihin
Kuopion kaupungin, Kuopion alueen kauppakamarin ja Kuopion Yrittäjien yhteinen hankintojen kehittämisfoorumi kokoontui toukokuun lopulla.
Hankintojen kehittämisfoorumin puheenjohtaja Karoliina Partanen avasi kokouksen kertomalla, että pienhankinnat valikoitui tapaamisen aiheeksi yhteisellä päätöksellä kaupunginjohdon kanssa. Kaupunki ohjeistaa tekemään pienhankintoja HankintaSammon kautta, mutta vain murto-osa hankinnoista tehdään käyttämällä järjestelmää. Pienhankintoja tehdään vuositasolla noin 100 milj. eurolla, niistä vuonna 2019 tehtiin HankintaSammon kautta vain noin 660 000 e pienhankinnat.
Avoimuus ja syrjimättömyys huomioitava myös pienhankinnoissa
Minna Heikan (Sansia Oy) esityksessä opeteltiin tunnistamaan pienhankinnat sekä annettiin vinkkejä pienhankintojen tekemisestä sekä hankintayksiköille että tarjoajille. Minna korosti, että riittävä avoimuus ja syrjimättömyys pienhankinnoissakin tulee huomioida.
Hankintayksikköjä Heikka kannustaa viestimään avoimesti pienhankinnoista ja puitesopimuksista. Näin tarjoajat tietävät miksi heidän tuotteensa ei juuri nyt kiinnosta. Myös pienhankinnoissa kannattaa käydä markkinavuoropuhelua ja kysyä kommenttia tarjouspyyntöluonnoksesta.
Pienhankintojen tekemiseen käytetään vähän aikaa, mistä syystä hankintoja tekevän markkinatuntemus saattaa olla heikko. Näin ollen voi olla, että hankittua ei saada laadultaan parasta mahdollista tai edullisinta tuotetta.
Heikka ehdotti puheenvuorossaan avoimuuden ja syrjimättömyyden lisäämistä perustamalla eri palvelualueille yhteydenottokanavan, johon tavaroiden ja palvelujen tarjoajat voisivat olla yhteydessä.
HankintaSammon käytön esteitä
Foorumiin osallistuneiden viranhaltijoiden mukaan HankintaSammon käyttö ei ole helppoa, siihen annetusta käyttökoulutuksesta huolimatta. Toisaalta selvisi, että osallistuminen koulutuksiin on ollut vähäistä.
Kuopion kaupungin hankintasuunnittelija Tiina Tiihonen kertoi, että kilpailutuksen toteuttamisen HankintaSammossa voi ostaa järjestelmätoimittajalta, jos HankintaSammon käytön esteenä on sen käytön hankaluus.
Markkinatuntemus ja hankinnan substanssi tulevat aina tilaajalta. Palveluohjauspäällikkö Hanna Jokisen mukaan HankintaSammon käytöstä puuttuu asiantuntijatuki pienhankinnan määrittelemisessä. Tällainen tukihenkikö on mm. Ylä-Savon sotessa.
Myös Mestar Oy:n toimitusjohtaja Pekka Kilpimaan mukaan HankintaSammon käyttö koetaan työlääksi. Mestar onkin ottamassa käyttöön dynaamista hankintamallia, johon määritellään peruskriteerit yrityksille, jotka voivat osallistua, ja kaikki kelpoisuusehdot täyttävät yritykset otetaan mukaan. Tässä hyvänä puolena on se, että myös uudet yritykset voivat ilmoittautua mukaan hankintapooliin ja se, että myös tarjoaminen on helppoa – eikä vaadi suurta atk-osaamista.
Yrittäjillä vähän tietoa hankinnoista, kilpailutuksiin osallistuminen hankalaa
Järjestöpäällikkö Mia Simpanen kertoi Savon Yrittäjien tekemän hankintakyselyn tuloksista.
Kyselyyn vastanneiden mukaan yrittäjillä ei ole tietoa kuntien hankintaohjeista. Lisäksi kokemukset osallistumisista kilpailutuksiin on kielteisiä (67%), eikä hankintasuunnitelmia tiedetä. – Viestinnän lisääminen hankinnoista olisi tämänkin kyselyn perusteella tärkeää, painotti Mia Simpanen.
Lisäksi Mian mukaan päättäjätasolla olisi tärkeää lisätä ymmärrystä hankinnoista. Erityisen tärkeää hankintatietous olisi uusille päättäjille. Mian mukaan Mestarin pilotoitavaksi tulevaa dynaamista hankintamallia voisi harkita käytettäväksi myös kaupungin muilla palvelualueilla.
Kyselyllä lisää tietoa
Todettiin, että tarvitaan laajempi selvitys siitä, miten pienhankintoja tehdään, ja mitkä ovat HankintaSampon käytön esteet. Asian selvittämiseksi sovittiin yhteisen kyselyn tekemisestä Kuopion kaupungin, Kauppakamarin ja Yrittäjien kanssa sekä hankintoja tekeville virkamiehille että yrittäjille.
– Foorumin kokoontumisessa oli hyvää keskustelua, jonka kautta saimme monta hyvää asiaa vietäväksi eteenpäin yhdessä kaupungin kanssa. Keskustelussa nousi esiin myös hankintojen aluetaloudellinen merkitys, ja onkin syytä tutkia mm. miten tarjouskilpailujen voittajat jakautuvat alueellisesti. Veropalaumaselvityksellä saadaan vielä tarkempaa tietoa hankintojen merkityksestä siihen, onko halvin tarjous sittenkään aina halvin, tiivisti Karoliina Partanen foorumin tapaamisen.
Hankintojen kehittämisfoorumin seuraava kokoontuminen on 21.9.2021. Kuopion Yrittäjät lähettää hankintojen uutiskirjettä sen tilanneille neljä kertaa vuodessa. Uutiskirjeen voit tilata tästä.
(Teksti: Kirsi Sisso-Litmanen)
