Etsi

Emergency banner

Koronainfo yrittäjälle: yrittajat.fi/korona

Digi

Korona pakotti nopeaan digiloikkaan - siitä tuli myös uuden oppimisen prosessi

Koronavirusepidemia pakotti keväällä monet tekemään digiloikan kuvainnollisesti ”yhdessä yössä”. Niin myös minut isännöitsijänä ja isännöintiyrittäjänä kuin eri-ikäiset asiakkaani, eri-ikäisissä, kiinteistönpidoltaankin eri vaiheissa olevissa taloyhtiössä. Joissakin yhtiöissä kevään kokouksessa oli tarkoitus käsitellä normaaleja yhtiökokoukseen liittyviä asioita, mutta joissakin valmistautua ja päättää edessä olevista korjauksista.

Isännöintiliitto kehotti järjestämään yhtiökokouksia kokoontumisrajoitusten vuoksi mahdollisimman paljon etäkokouksina Teams- tai muita ohjelmia hyödyntäen. Isännöinti- ja kiinteistöliitto antoi myös ohjeita kokousten läpiviemiseen ja siihen, miten päätöksenteossa noudatetaan asunto-osakeyhtiölakia, vaikka kokous poikkeuksellisin järjestelyin pidettäisiinkin. Tilanne oli kaltaiselleni kuitenkin kohtuullisen hyvät tietotekniset taidot omaavalle isännöitsijälle silti melkoinen haaste. Miten itse sisäistää uusi toimintatapa ja tekniset asiat, miten saada yhteydet toimimaan, miten neuvoa ja opastaa osakkaita etukäteen, mutta myös siinä vaiheessa, kun kokous on jo käynnissä ja vaikeuksia tulee eteen kesken kokouksen?

Eräs entinen isännöitsijäoppilaani, joka työskentelee nyt isännöitsijänä, kertoi ensin olleensa kauhuissaan kokousten pitämisestä etäyhteyksin. Nyt hän ei haluaisi luopua etäyhteyskokouksista tai järjestää niitä perinteisesti. Niin paljon uutta on voitu digiloikan aikana ja sen ansiosta oppia. Näin koen itsekin ja uskon, että digiloikka on ollut enemmän positiivinen kuin negatiivinen kokemus. Vaikuttaa myös siltä, että etäyhteydet ovat tulleet jäädäkseen. Saattaa käydä niin, että tulevaisuudessa monet palaverit, suunnittelukokoukset, ehkä urakkaneuvottelutkin toteutetaan entistä useammin etäyhteyksin.

Digitaalisuuden haasteet isännöintityössä liittyvät kuitenkin laajemmin siihen, ettei kaikilla osakkailla ja asukkailla ole tietokoneita tai sähköpostia, eikä välttämättä älykännykkääkään. Nytkin oli tilanteita, etteivät osakkaat vain yksinkertaisesti voineet osallistua etänä. Joillekin oman sähköpostiosoitteen antaminen isännöitsijälle taloyhtiöön liittyvissä tiedotustarpeissa on ollut aikaisemminkin kynnyskysymys.

Taloyhtiön hallituksen tehtävänä oli päättää, miten yhtiökokous järjestetään. Osakkaiden ei luonnollisesti ollut pakko osallistua etäyhteydellä. Halutessaan he saivat tulla myös paikan päälle. Eräänlainen välimalli oli se, että osakkailta, jotka eivät halunneet osallistua kummallakaan tavalla, saivat etukäteen postitse tai kirjallisesti esittää kantansa kokouksessa käsiteltävistä ja päätöksiä vaativista asioista. Näin toteutettuna kokous toteutettiin osin etänä, osin paikan päällä, jossa paikalla olivat vain esimerkiksi isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja.

Moni yhtiö halusi pitää yhtiökokouksen perinteisesti paikan päällä. Usein kokouksia pidetään taloyhtiön omissa tiloissa lämmönjakohuoneissa, kerhohuoneissa tai saunan pukuhuoneissa. Koska monissa isännöimissäni yhtiöissä asuu riskiryhmiin kuuluvia osakkaita, piti miettiä, miten saadaan varmistettua riittävät turvavälit. Niinpä monissa yhtiöissä kokouksille etsittiin uusi kokouspaikka taloyhtiön ulkopuolelta. Yhtiökokouksista aiheutui tämän seurauksena jonkin verran ylimääräisiä kustannuksia.

Lopputulos oli näissä tapauksissa kuitenkin hyvä – turvaväleistä ja käsihygieniasta huolehdittiin, kokous saatiin pidettyä ajallaan ja tarvittavat päätökset aikaisiksi. Voikin sanoa, että kokousten pitäminen vaati tällä kertaa isännöitsijöiltä ja yhtiöltä kekseliäisyyttä ja uusia ratkaisuja.  Eräässä yhtiössä yhtiökokous pidettiin ulkona pihamaalle rakennetun grillikatoksen tuntumassa, mikä sekin koettiin hauskaksi ja käyttökelpoiseksi tavaksi hoitaa taloyhtiön normaaliin toimintaan liittyvä päätöksenteko.

Oikeusministeriö päätti, että kokouksia voidaan siirtää ja pitää syyskuun loppuun mennessä. Normaalistihan yhtiökokous on pidettävä 6 kk:n kuluessa tilikauden päättymisestä viimeistään kesäkuun loppuun mennessä. Tästä syystä kevät on usein kiireinen, koska yhtiökokousrumba on vietävä läpi varsin nopeassa tahdissa. Oikeusministeriön päätös oli tarpeen, koska se antoi enemmän aikaa kokousvalmisteluille ja paikan päällä pidettäviä kokouksia voitiin tarvittaessa siirtää kesään tai alkusyksyyn. Minun isännöimissäni yhtiöissä osa kokouksista pidettiin jo keväällä, osa heinäkuussa ja loput alkusyksystä.

Tällä hetkellä isännöintitoimistoissa on ajankohtaista tietojen siirtäminen Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Isännöintitoimisto ylläpitää luetteloa yhtiön osakkaista ja omistuksista, ja nämä tiedot on siirrettävä tuohon rekisteristeriin tietyssä määräajassa. Muutos tarkoittaa käytännössä paperisista asunto-osakekirjoista luopumista ja siirtymistä asuntokaupoissakin sähköiseen toimintatapaan. Työ on kokonaisuudessaan valtava, koska Suomessa on lähes 90 000 asunto-osakeyhtiötä.  Tämä vaatii – jälleen kerran –isännöitsijältäkin vähintään kohtuullisen hyvät digitaidot. 

Taina Kunttu
hallituksen jäsen
Lohjan Yrittäjät ry