Etsi

Innovaatiot

Tivi: Kalenteriapurin käyttö kannattaa – Näin se nopeuttaa tapaamisten sopimista

Tekoälyä hyödyntävät kalenteriapurit ovat oiva apuväline tapaamisten sopimisessa.

Kalenteriapurit ovat tekoälyä hyödyntäviä virtuaalisia assistentteja, joiden "harteille" voi jättää tapaamisten sopimisen. Tällaiset virtuaaliset apurit ovat yksi suurimmista tekoälyn kasvualueista. 

Tivi on testannut apureiden toimintaa ja sitä, miten hyödyllisiä ne oikeasti ovat. Testi toteutettiin Gmail-sähköpostiohjelmalla ja mukaan valittiin kolme täysiveristä tekoälyllä toimivaa kalenteriassistenttia, kaksi tapaamisten sopimista helpottavaa sovellusta ja yhden tekoälyä hyödyntävän tapaamisiin valmistavan sovelluksen. Testiin voit perehtyä tarkemmin täältä.

Apuri poistaa tarpeen vahtia sähköpostia ja sopia tapaamisen aikataulusta. Tämä puolestaan vapauttaa aikaa muuhun työskentelyyn. Miinuksena on, että tekoälymoottorit edellyttävät vielä englannin kieltä. Kirjoitettua suomen kieltä ne eivät ymmärrä.

Kalenteriassistenttia käytetään siten, että se lisätään sähköpostikeskusteluun mukaan uutena henkilönä. tämän jälkeen apuria voi pyytää varaamaan tapaamisajan.

Käytännössä assistentti tarkastaa käyttäjän kalenterista vapaat ajat ja sopii niiden perusteella vapaan ajan. Aikoja voidaan tarkastella useammista rinnakkaisista kalentereista.

Ei ymmärrä siirtymisiä

Tivin testin perusteella assistentti on parhaimmillaan kohtelias ja ilmoittaa selkeästi sovitun ajan ennen kalenterikutsun lähettämistä.

Tekoälyassistentti ei kuitenkaan ole valmis toimimaan saman tien, sillä niitä pitää "kouluttaa" muun muassa toivotuista tapaamisajoista ja halutuista tapaamispaikoista.

Tivin vertailussa älykkäimmiksi assistenteiksi paljastuivat X.ai, Claralabs ja Evie. Ne ymmärsivät viestin perusteella, miten pitkä tapaaminen olisi sopiva ja mikä olisi paras sijainti tapaamiselle.

Assistenttien käytössä kannattaa varautua erilaisiin ongelmiin, sillä tekoäly ei ole aukoton. Tivin testissä yksikään assistenteista ei esimerkiksi ymmärtänyt, että Tampereen tapaamisen jälkeen ei voi sopia välittömästi tapaamista Helsinkiin.

Tivin mukaan oleellista on kysyä itseltään, paljonko aikaa viikossa kuluu tapaamisten sopimiseen. Jos palavereja on useita päivässä, kalenteriapuri säästää merkittävästi työaikaa.

Jos virtuaaliassistentin suomen kielen taidottomuus on ongelma, tapaamiset kannattaa jatkossakin sopia puhelimitse tai omin käsin sähköpostilla.

Tulevaisuudessa kalenteriapurit toimivat hyvin todennäköisesti puheentunnistuksella, mikä helpottaa organisoimista entisestään.

Kuva: iStockPhoto

Pauli Reinikainen

pauli.reinikainen (at) yrittajat.fi