Asiakirjat - Kansainvälistyminen - Yritystoiminnan ABC - yrittajat.fi
Yrittäjät > Yrittajan Abc > Kansainvalistyminen > Opas Kansainvalistymiseen

Etsi

Asiakirjat

Tuotteen siirtyessä maan rajojen yli tarvitaan erilaisia asiakirjoja riippumatta siitä, tapahtuuko toimitus yhteisöalueelle vai yhteisön ulkopuolelle. Tarvittavien asiakirjojen lisäksi on hallittava asiakirjojen täyttö. Asiakirjoihin tulee sisältyä kaikkien osapuolten tarvitsema tieto, ja tietojen on oltava riittävän yksiselitteisiä ja helposti löydettävissä. Asiakirjoista on olemassa asiakirja-, maa- tai toimialakohtaisia ohjeita.

Kansainvälisen kaupan asiakirjat määräytyvät pääosin EU:n asettamien määräysten sekä kohdemaan viranomaisten vaatimusten perusteella. Huomioitava on myös ostajan mahdollisesti esittämät asiakirjavaatimukset. Kauppasopimuksen ehdot sekä toimitus- ja maksutapa vaikuttavat niin ikään asiakirjoihin ja siihen, kuka ne laatii tai hankkii. Asiakirjavaatimuksiin vaikuttavat myös tuote, sen mahdollinen luvanvaraisuus tai erillismääräykset, pakkausmääräykset ja se, onko kysymyksessä edunalainen, lopullinen vai väliaikainen vienti.

Asiakirjojen hankintaan ja täyttöön vaikuttaa mm. se, hoitaako tavaran kuljetuksen ulkopuolinen rahdinkuljettaja vai vastaako viejä toimituksesta itse omalla kalustollaan. Myös huolintaliikkeen käyttö jakaa asiakirjamenettelyn molemmille osapuolille.

Viejän (tuojan) on selvitettävä etukäteen kohdemaan viranomaisten asettamat omat asiakirjavaatimukset ja huomioitava myös asiakirjojen mahdollinen maksullisuus. Maakohtaisista asiakirjoista saa tietoa Finpron julkaisemasta Laivauskäsikirjasta, johon on koottu yli 180 maan keskeiset tuontimääräykset. Finpron palvelunumerosta, 0800 134 344 saa niin ikään tietoja ulkomaankaupan määräyksistä. Lisätietoja myös www.finpro.fi

Viejän on aina ennen uudelle alueelle tehtävää vientitarjousta selvitettävä kaikki maakohtaiset viranomaismääräykset ja muistettava, että määräyksissä tapahtuu muutoksia, joten niitä on seurattava. Ehkä eniten toistuvia muutoksia tapahtuu Venäjää koskevissa viranomais- ja muissa määräyksissä, joita voi tiedustella Suomalais-Venäläisen Kauppakamarin palvelunumerosta 09 6969 3479 (9.15–13.00, pvm).

Venäjän-kaupan asiakirja- ja muut menettelyt eroavat osittain muiden maiden kanssa käytävän kaupan säännöistä. Ongelmia Venäjän-kaupassa on aiheuttanut useille aloille laajentunut sertifiointikäytäntö. Vaikeuksia aiheuttaa myös se, että Venäjän tullilaki ei ole yhteneväinen muun sisäisen lainsäädännön kanssa. Venäjällä on yli 10 erilaista sertifiointijärjestelmää, joista tunnetuin on GOST R-järjestelmä, joka kattaa mm. kulutustavarat, tuotantovälineet, rakennustuotteet, laatujärjestelmät ja tuotannon. Venäjän tulli tarkistaa tulliselvityksen yhteydessä vastaavuustodistuksen, joka tarvitaan sertifiointipakon alaisille tuotteille.

Mahdollisia viranomaisten vaatimia erityisasiakirjoja ovat mm. tulli- ja konsulilasku. Muita mahdollisia erityistodistuksia ovat mm. terveys-, arvo- ja analyysitodistus sekä hinta-, laatu- ja vaatimustenmukaisuusodistukset. Muitakin erityistodistuksia on, mutta niitä ei tässä yhteydessä erikseen mainita.

Erityisasiakirjoista ja -todistuksista saa tarkempaa tietoa myös Fintran Vientikaupan asiakirjat -julkaisusta ja muista alan julkaisuista.

Useat arabimaat vaativat asiakirjojen laillistamisen (legalisointi) tai vahvistamisen. Laillistaminen tarkoittaa ao. maan konsulaatin tai muun diplomaattisen edustuston suorittamaa toimenpidettä, vahvistaminen puolestaan kauppakamarin suorittamaa toimenpidettä.

Päivitetty 15.1.2014