Yrityksen laskutus kuntoon | Yrittajat.fi
Yrittäjät > Yrittajan Abc > Perustietoa Yrittajyydesta > Yrityksen Perustaminen

Etsi

Yrityksen laskutus kuntoon

Pikaohjeet uudelle yrittäjälle

Harva yritys tekee vain käteiskauppaa, joten yrityksesi laskutus pitää panna kuntoon jo ennen toiminnan käynnistämistä. Tässä pikaohjeet asioista, jotka uuden yrittäjän tulee tietää laskutuksesta.


Maksuaika

Lasku on hyvä lähettää välittömästi sen jälkeen, kun olet toimittanut asiakkaallesi tuotteen tai palvelun. Kun laskutat nopeasti, annat ammattimaisen kuvan yrityksestäsi – ja samalla varmistat, että sinulle kuuluvat rahat eivät makaa muiden tileillä korkoa kasvamassa.

Lain mukaan laskun maksuehto saa olla enintään 30 päivää, mutta osapuolet voivat myös sopia maksuehdoksi enintään 60 päivää. Tavallisesti maksuun annetaan aikaa 14—30 päivää. Kannattaa neuvotella maksuaika mahdollisimman lyhyeksi.


Miten laskutan?

Yhä useammat yritykset, yhteisöt ja viranomaiset ottavat vastaan vain verkkolaskuja. Se on kustannustehokas ja varma tapa, sillä verkkolaskussa on valmiina laskuun vaadittavat tiedot. Internetin kautta lähetettävät verkkolaskut ovat heti molempien osapuolten taloushallinnon järjestelmissä eikä ole vaaraa, että lasku jää lojumaan hyväksyjän työpöydälle.

Suomessa on pankkien lisäksi useita verkkolaskujen välittäjiä (muun muassa www.basware.com tai www.visma.net), joiden hinnoitteluperiaatteissa on eroja. Eroja on myös siinä, miten ne sopivat isommalle tai pienemmälle yrittäjälle tai miten ne toimivat yhteen eri pankkien järjestelmien kanssa. Eri toimijoiden käytäntöihin kannattaa siksi perehtyä kunnolla. Aloittavalle yrittäjälle oman pankin kautta välitettävä verkkolasku on helpoin tapa, mutta tarkista, mitä käytäntöjä arkistoinnissa noudatetaan, jos jostain syystä vaihdat pankkia.

Iso osa yrityksistä hyväksyy kuitenkin myös sähköpostilla pdf-muodossa lähetettävän laskun. Jotkut ottavat vastaan myös paperilaskuja, mutta ne pitää usein lähettää erillisen laskutuspalvelun skannattavaksi. Se tietää aina pientä viivettä laskutuksessa ja tuo myös postituskuluja.

Netistä löytyy valmiita laskupohjia, mutta usein saat toimivimman muokkaamalla niitä tai tekemällä alusta asti oman, tarpeidesi pohjalta – kun vain huolehdit, että laskussa on kaikki tarvittavat tiedot.

Laskutuksen voi antaa myös verkossa toimivien laskutuspalvelujen, kuten ukko.fi, toimipiste.fi tai eezy.fi huoleksi. Ne veloittavat palvelumaksuna muutamia prosentteja laskujen loppusummasta.
 

Laskuun vaadittavat tiedot

Laskussa pitää olla mukana vähintään seuraavat tiedot:

  • laskun päivämäärä ja numero
  • myyjän ja ostajan yhteystiedot ja Y-tunnus
  • toimitetun tavaran tai palvelun luonne ja määrä
  • pankkiyhteystiedot
  • sekä tarvittaessa mm. myyjän arvonlisätunniste (käytännössä Y-tunnus), ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa, alv:n peruste ja määrä, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset

 
Huolehdi laskujen arkistoinnista

Yrittäjän on säilytettävä kirjanpitoon liittyvä aineisto kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Käytit sitten verkkolaskua, pdf-laskua tai paperilaskua, huolehdi että niistä siirtyy tosite myös kirjanpitoosi. Sähköisessä muodossa oleva tosite riittää, mikä mahdollistaa paperittoman kirjanpidon ja arkistoinnin.

 
Muista myös perintä!

Älä koskaan muuta lähetettyä laskua. Jos laskuun on tullut virhe, vanha lasku on hävitettävä ja tilalle lähetettävä uusi lasku.

Varaudu myös tilanteisiin, että asiakas ei maksa. Viivästyneen maksun perään voi kysellä epävirallisestikin, ja virallisemman maksumuistutuksen voi lähettää 14 päivän kuluttua eräpäivästä. Kahden maksumuistutuksen jälkeen asian voi siirtää perintätoimistolle. EU:n maksuviivästysdirektiivi mahdollistaa 40 euron vakiokorvauksen yritysten välisessä laskutuksessa, jos laskua ei ole maksettu eräpäivänä. Vakiokorvaus on eri asia kuin viivästyskorko.