Tulorekisteri tulee 2019 – mikä muuttuu? | Yrittajat.fi
Etusivu > Yrittajan Abc > Verotus

Etsi

Tulorekisteri tulee 2019 – mikä muuttuu?

 
Tulorekisteri otetaan käyttöön 1.1.2019. Palkkatietojen erillisestä vuosi-ilmoittamisesta luovutaan ja työnantajat ilmoittavat palkkatiedot yhteen keskitettyyn tulorekisteriin eri viranomaisten tarpeita varten. Viimeiset vuosi-ilmoitukset annetaan vielä nykymenettelyllä vuodelta 2018 jokaiselle viranomaiselle erikseen.
 

Muutokset yritysten palkkajärjestelmiin on tehtävä vuoden 2018 aikana

Tulorekisteri vaatii palkkajärjestelmän muutoksia ja muutokset tulee tehdä vuoden 2018 aikana. Onkin hyvä varmistaa palkkajärjestelmän toimittajalta, että tarvittavat päivitykset tehdään palkkajärjestelmään ajoissa. Erityisesti yritysten, jotka hoitavat itse palkanlaskennan ja palkkatiedon ilmoittamisen, sekä tilitoimistojen ja muiden palkkahallinnon ulkoistuskumppaneiden on syytä valmistautua hyvissä ajoin tulorekisterin tuloon.
 

Palkkatietojen ilmoittaminen automatisoituu ja nopeutuu

Tulorekisteri mahdollistaa palkkatietojen ilmoittamisen automatisoinnin. Nykyisin työnantajat tai heidän valtuuttaminaan tilitoimistot tai muut palkkahallinnon ulkoistuskumppanit ilmoittavat palkkatietoja monelle eri viranomaiselle, eri aikoina ja eri ilmoittamismuodoissa. Jatkossa tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin, josta tiedot välitetään eri käyttäjille. Palkkatiedon moninkertainen raportointivelvollisuus poistuu. Samoin poistuvat keskeisimmät palkkojen vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille.

Reaaliaikaisuuden myötä palkkatietojen ilmoittamisen aikataulu nopeutuu. Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden päivän kuluessa ja tulonsaajakohtaisesti. Koska ilmoittamisen aikataulu on entistä nopeampi, ilmoittamisen automatisointiin kannattaa nyt ehdottomasti kiinnittää huomiota. Suositeltavinta ja vaivattominta on välittää palkkatiedot tulorekisteriin teknistä rajapintaa pitkin. Tämä tarkoittaa sitä, että palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille on rakennettu sähköinen yhteys, jolloin tiedot voidaan välittää luotettavasti ja automaattisesti kahden järjestelmän välillä. Tällöin manuaalisten työvaiheiden määrä vähenee. Jos haluat automatisoida palkkatietojen ilmoittamisen, varmista että palkkajärjestelmästä on rakennettu tekninen rajapinta tulorekisteriin.
 

Tulotiedot kannattaa antaa mahdollisimman kattavasti

Tulorekisteri mahdollistaa monta asiaa. Jokainen työnantaja tekee itse ratkaisunsa tulorekisterin hyödyntämisen laajuudesta ja sen vaikutuksista omaan arkeen.

Tulorekisteri mahdollistaa monta asiaa. Jokainen työnantaja tekee itse ratkaisunsa tulorekisterin hyödyntämisen laajuudesta ja sen vaikutuksista omaan arkeen. Tulorekisteriin tiedot voi ilmoittaa minimivaatimusten mukaisesti vain pakolliset tiedot antaen. Työnantajan näkökulmasta mahdollisimman kattavien tietojen antaminen palkanmaksun yhteydessä voi olla tarkoituksenmukaisin vaihtoehto,  koska se vähentää jälkikäteen tehtävää selvitystyötä.  Työnantajan tulisi kuitenkin arvioida, mikä on paras ratkaisu omassa tilanteessa. 

Tulorekisterin vapaaehtoiset tiedot eli ns. täydentävät tiedot ovat tietoja, jotka nykyisin tulee antaa pyydettäessä. Näitä tietoja tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn. Työnantajan hakemat etuudet kuormittavat työnantajaa luonnollisesti suoraan, kun taas työntekijän hakemat etuudet kuormittavat työnantajaa epäsuorasti, kun työntekijä pyytää tarvittaessa työnantajalta palkkalaskelman tai etuuden myöntäjä pyytää lisäselvityksiä. Kun työnantaja antaa täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, ajassa taaksepäin tehtävät ja manuaaliset selvittelytyöt vähenevät.

 

Paperilla voi ilmoittaa vain erityisestä syystä

Sähköinen asiointi on tulorekisterin perusedellytys ja tiedot voidaan jatkossa ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää esimerkiksi tilanteita, joissa luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei olisi mahdollisuutta tietojen sähköiseen antamiseen. Tietoja tulorekisteriin ei voi myöskään ilmoittaa puhelimitse vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.

Jos yritys ei vielä ole digiajassa ja sähköisten asiointipalvelujen piirissä, on nyt hyvä hetki siirtyä käyttämään sähköisiä palveluita. Se vaatii uusien käytäntöjen opettelua ja muutosta, mutta pitkällä aikavälillä tuo helpotusta työnantajan arkeen.

Sähköiseen palkanlaskentaan ja ilmoittamiseen voi tutustua erityisesti pienyrittäjille ja kotitalouksille suunnatussa maksuttomassa palkka.fi -palvelussa, joka on lakisääteinen viranomaispalvelu. Palkka.fi -palvelussa on mahdollista laskea yritysten palkat ja 1.1.2019 lähtien sieltä voi ilmoittaa tiedot suoraan tulorekisteriin.
 

Tulorekisteristä näkee vain omat tietonsa

Tulorekisteri ei luo kansalaisille tai viranomaisille uusia tiedonsaantioikeuksia. Kukin tiedon käyttäjä saa vain ne tiedot, joihin on nykyisinkin oikeutettu. Myös jokainen kansalainen näkee tulorekisteristä vain omat tulotietonsa.
 

Yrittäjä muista ainakin nämä kun keskustelet järjestelmätoimittajan tai tilitoimiston kanssa tulorekisteristä:

  • Haluatko automatisoida ilmoittamisen ja tehdä siitä mahdollisimman helppoa? Valitse tekninen rajapinta tietojen ilmoittamiseen. Kun palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välillä on sähköinen yhteys eli tekninen rajapinta, tiedot voidaan siirtää suoraan palkkajärjestelmästä ja ilmoittamiseen liittyvät manuaaliset työvaiheet vähenevät.
  • Haluatko vähentää palkkatietoihin liittyviä selvittelytöitä? Ilmoita myös täydentävät tiedot tulorekisteriin.