Näin siirryt sähköiseen taloushallintoon
1. Aina ajan tasalla
2. Suuri osa tositteista on jo nyt sähköisessä muodossa
3. Tiedot ovat helposti kaikkien osapuolten saatavilla
4. Ei investointeja ohjelmiin tai asennuksiin
5. Kirjanpitoaineisto on aina tallessa
6. Säästät paljon aikaa — ja aika on rahaa
1. Aina ajan tasalla
Täysin sähköinen taloushallinto ja siihen sisältyvä edistyksellinen raportointi takaavat, että sinulla on aina käytettävissä tuorein tieto siitä, ovatko asiakkaat maksaneet laskunsa tai miltä näyttää lähiviikkojen kassatilanne.
Sähköinen taloushallinto rakentuu tutuista peruspalikoista; laskutus, laskujen maksu, palkanlaskenta, kirjanpito, matka- ja kululaskut ja työnantaja- ja veroilmoitusten laadinta. Se mahdollistaa järkevän ja joustavan reaaliaikaisen itsepalvelun niin yritykselle kuin tilitoimistollekin. Esimerkiksi yrityksen laskujen teko, ostolaskujen hyväksyntä ja palkkojen käsittely toimii nopeammin kuin paperien maailmassa. Myös matka- ja kululaskujen, ylitöiden ja tuntipalkkaisten työntekijöiden tuntien kirjaaminen helpottuvat, kun kukin voi itse syöttää omat tietonsa ohjelmistoon. Kuittien skannaus sujuu helposti kännykkäkameran sovelluksella.
2. Suuri osa tositteista on jo nyt sähköisessä muodossa
Iso osa tositteista, kuten myynti- ja ostolaskuista, tiliotteista, veroilmoituksista ja vastaavista on nykyään jo sähköisessä muodossa, ja tulevaisuudessa kuititkin ovat. Kun siirryt sähköiseen taloushallintoon, pystyt samalla siirtymään paperittomaan toimistoon.
3. Tiedot ovat helposti kaikkien osapuolten saatavilla
Sähköisen taloushallinnon suurimpia hyötyjä on se, että yritys, taloushallinnon ylläpitäjä ja kolmas osapuoli, kuten vaikkapa tilintarkastaja, pääsevät samoihin yrityksen tietoihin käsiksi silloin kun ne tietoja tarvitsevat.
4. Ei investointeja ohjelmiin tai asennuksiin
Sähköinen taloushallinto tapahtuu pilvipalvelussa eli mitään erillistä, ylimääräistä ohjelmistoa ei tarvitse asentaa yrityksen tai muun osapuolen koneelle. Myöskään lisenssiä ei tarvitse ostaa.
5. Kirjanpitoaineisto on aina tallessa
Kun koko kirjanpito on sähköisessä muodossa, kirjanpidon säilytys on turvallisissa käsissä. Kirjanpidon varmistukset ja moninkertaiset säilytyksetn pilvessä on hoidettu ammattimaisesti.
6. Säästät paljon aikaa – ja aika on rahaa
Kun tiedot ja tositteet kulkevat sähköisesti, aikaasi säästyy työhön asiakkaiden kanssa, yrityksen kehittämiseen, suunnitelmiin ja muiden asioiden hoitoon. Sähköinen asioiden hoito palvelee myös asiakastasi, sillä hänkin saa tarvitsemansa tietonsa reaaliaikaisesti.
Jos innostut, toimi näin:
Etsi yrityksellesi sopiva sähköistä taloushallintoa pyörittävä kumppani. Mene juttelemaan oman tilitoimistosi kanssa, jos haluat siirtyä perinteisestä manuaalisesta asioinnista sähköiseen. Jos oma tilitoimistosi ei asiasta innostu tai olet uusi yrittäjä, kysy suosituksia tutuilta yrittäjiltä. Valitse pari tilitoimistoa, joihin otat yhteyttä ja kysy, millaista sähköistä taloushallintoa he tarjoavat.
Helppoa! Jos vaihdat tilitoimistoa, vanha toimisto siirtää yleensä jouhevasti tarvittavat tiedot uudelle. Uusi tilitoimisto kyllä opastaa, mitä kaikkia tietoja yrityksesi pitää sille toimittaa.
Tapaa uusi mahdollinen kumppanisi. Ennen kuin teet päätöksen kumppanistasi, käy yhdessä tilitoimiston kanssa läpi yrityksesi tarpeet ja toiveet. Tee lista mieltäsi askarruttavista konkreettisista kysymyksistä ja käy ne tapaamisessa läpi. Tarkkaile, onko ohjeistus selkeää ja riittävää ajatellen nykyhetkeä ja tulevaisuutta.
Ole tarkkana hintojen vertailussa. Pyydä tarjous sähköisestä taloushallinnosta. Hintaan vaikuttaa myyntilaskujen, ostolaskujen ja palkkatapahtumien määrä kuukaudessa.
Kun vertailet tarjouksia, ole tarkkana, sillä hinnoittelumallit ovat erilaisia. Osa tilitoimistoista laskuttaa vain omasta työstään, ja päälle tulee ohjelmistotalon lasku ohjelmiston käytöstä. Osa hinnoittelee niin, että nämä molemmat yhdistyvät. Jotkut laskuttavat tuntilaskutuksella, toiset tositelaskutuksella ja kolmannet kuukausittain. Konsultoinnista voit joutua maksamaan erikseen. Huomioi kuukausittaisten menojen lisäksi myös avausmaksut ja tilinpäätöskulut. Kaikkien näiden yhdistelmiäkin on tarjolla.
Kuukausiveloitus on yleistynyt. Onkin tärkeää, että kerrot tilitoimistolle realistisesti ja kattavasti yrityksesi toiminnasta ja sen erikoisuuksista, jotta työn todellinen määrä hahmottuu. Näin saat heti realistisen hinnan taloushallinnollesi.
Vertaile! Tee vertailu ainakin parin palveluntarjoajan kesken. Mieti yhdessä niiden kanssa, mikä olisi tositemäärien perusteella realistinen kustannusarvio. Tarkastele lisäksi, miten hinta muuttuu, jos volyymit muuttuvat. Jos jokin taloushallintopalvelu on järjettömän kallis tai hyvin halpa, kannattaa ottaa vertailuun yksi tai kaksi vaihtoehtoa niiden väliltä. Hyvä ratkaisu löytynee sieltä.
Ota tilitoimisto mukaan pohtimaan sisäisiä prosessejanne. Kun olet valinnut mieleisesi tilitoimiston, satsaa aikaa hyvään pohjatyöhön. Se maksaa itsensä takaisin. Kun sähköisen taloushallinnon käyttöönotto on alkamassa, on tärkeä ottaa tilitoimisto mukaan pohtimaan sisäisiä prosessejanne. Mitä enemmän se on selvillä vastuistanne ja työskentelytavoistanne, sitä parempaa ja tehokkaampaa palvelua saatte.
Käykää yhdessä läpi, kenellä on tilausvaltuudet, millainen on hyväksymiskierros, miten matkalaskut, työtunnit ja myyntilaskut hoidetaan. Millainen käsittelyprosessi tuntipalkkaisten tunneille tai ylitöille olisi järkevin? Miten tiedot kulkisivat tehokkaimmin työntekijöiltä tilitoimiston palkanlaskijoille? Mikä olisi järkevä työnjako yrityksen sisällä?
Kerro muutoksesta alihankkijoillesi. Kun uusi tilitoimisto alkaa edistää asioita, sinun kannattaa informoida alihankkijoitasi laskutusosoitteen muutoksesta. Voit esimerkiksi tehdä listan yhteistyökumppaneistasi vaikkapa käymällä läpi laskut viimeisen puolen vuoden ajalta. Näin alat välittömästi saada laskuja suoraan sähköisesti ja säästyt skannaukselta.
Yhdessä! Yhdistä tilitoimiston asiantuntemus ja oma ammattitaitosi, niin hyvä tulee.
Muista: Kouluta omiasi lähes kyllästymiseen asti! Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tarkoittaa muutoksia kaikkien työntekijöiden elämässä. Pelkkä sähköpostiviestiohjeistus sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä ei riitä. Varaa yhteinen aika koulutukselle ja kerro, miten prosessit muuttuvat.
Perustele henkilöstölle, miksi sähköinen taloushallinto on otettu käyttöön ja mitä hyötyä siitä on arjessa. Kerro, miten odotat henkilöstön toimivan ja miksi sekä selkeytä tarvittaessa roolit. Näytä, miten ohjelma toimii käytännössä ja pyydä henkilöstöä harjoittelemaan perässä. Opasta paikan päällä vaikka kädestä pitäen.
Tiesitkö, että syksy on suosituinta aikaa vaihtaa tilitoimistoa, koska tilikausi lähestyy loppuaan? Voit kuitenkin vaihtaa tilitoimistoa halutessasi milloin vain kesken vuoden. Uusi tilitoimisto hoitaa kirjanpidon siirron uuteen järjestelmään myös keskellä vuotta.
Digitärppi
Jos käytät edes tunnin sähköiseen taloushallintoon siirtymisen koulutukseen, säästät työajassa moninkertaisesti siihen verrattuna, että kukin opettelee ohjelmaa itsekseen ja työkaverilta apuja pyytäen.
Artikkelia varten haastateltu:
Johtava asiantuntija Janne Fredman, Taloushallintoliitto
Etsi kumppaniyritystä sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon Ite wikistä, josta löydät erikseen listattuna Suomen Yrittäjien jäsenyritykset.
Hae sähköisen taloushallinnon kumppania >
Valitse hakuehdoksi Jäsenyydet - Suomen Yrittäjien jäsenet. Listauksessa näkyvät ne yritykset, jotka ovat lisänneet profiiliinsa tiedon Yrittäjien jäsenyydestä.