Etusivu > Yrittajan Abc > Yritystoiminnan Abc > Yrittajan Digiopas

Etsi

Ota käyttöön tärkeimmät digityökalut

Nämä 9 digityökalua helpottavat yrittäjän arkea. Säästät aikaa ja rahaa, kun otat niistä hyödyt irti.

1. Etäneuvotteluvälineet kuntoon
2. Tallennuspaikkoina pilvi ja varmuuskopiot
3. Kuvat ja isot tiedostot turvallisesti eteenpäin ja talteen
4. Sähköinen laskutus käy kätevästi
5. Verkkoajanvaraus kasvattaa suosiotaan
6. Yhteisen palaveriajan varauskeino
7. Sähköinen työajanseuranta hahmottaa työmääräsi
8. Sähköinen allekirjoitus säästää aikaasi
9. Projektien hallinta hanskaan

Digitärppi


1. Etäneuvotteluvälineet kuntoon

Yrittäjänä saat joustoa omaan ja mahdollisten työntekijöidesi työhön, kun otat käyttöön etätyöskentelyä helpottavat välineet. Testaa esimerkiksi maksuttomia etäneuvotteluvälineitä, joista Skype ja Google Hangouts ovat yleisimmät. Jos olet Microsoftin käyttäjä, saat Skypen käyttöösi samalla käyttäjätunnuksella. Jos taas käytät paljon Googlea, Hangouts kuuluu pakettiin.

Neuvottelujen ja kokousten lisäksi etänä sujuvat hyvin myös asiakasneuvottelut. Tartu siis rohkeasti uusiin välineisiin ja hyödynnä niiden tarjoamat mahdollisuudet.

2. Tallennuspaikkoina pilvi ja varmuuskopiot

Kun tallennat tiedostosi pilvipalveluun, ne ovat aina saatavilla ja tallessa. Esimerkiksi Googlen sähköpostipalvelu, Microsoftin One Drive ja Applen iCloud ovat palveluita, joissa tiedot tallentuvat suoraan pilveen. Hyvän salasanan valinta on tärkeää. Kaksivaiheinen kirjautuminen eli koodin lähetys tekstiviestinä kännykkään tekee kirjautumisesta hyvin turvallista.

Joskus tietoja häviää tai pilvipalveluissa on häiriöitä, joten tiedostojen kopioinnista kannattaa huolehtia varmuuden vuoksi. USB-tikku ja ulkoiset kovalevyt ovat siihen helppoja ratkaisuja. Varmuuskopio kannattaa ottaa päivittäin tai vähintään kerran viikossa. Esimerkiksi omien tarjouspohjiesi ja asiakasrekisterisi varmuuskopiontiin kuluu noin 15 minuuttia. Muista irrottaa USB-muisti tai ulkoinen kovalevy tietokoneesta vasta, kun kopiointi on loppunut ja laittaa se hyvään talteen. Mikäli käytössäsi on verkkolevy, voi varmuuskopioinnin yleensä automatisoida sen käyttöliittymässä siten, että se tapahtuu esimerkiksi tiettyinä viikonpäivinä tiettyyn aikaan.

Maksullista tietokone- ja it-tukea on tarjolla moneen tarpeeseen. Pienyrittäjä voi vaikkapa liisata vain yhden koneen ja ottaa siihen tukipalvelun, jotta kallis aika ei mene tietokoneen kanssa tappeluun.

3. Kuvat ja isot tiedostot turvallisesti eteenpäin ja talteen

Isoja tiedostoja on hankala, joskus mahdoton siirtää sähköpostilla. Yrittäjän kannattaa ottaa käyttöön tiedostojen siirtämiseen tarkoitettu palvelu, joita löytyy sekä maksullisina että maksuttomina. Selvitä esimerkiksi oman operaattorisi tarjoamat palvelut.

Maksutonta palvelua hakevan kannattaa tutustua esimerksiksi Dropbox ja One Drive -palveluihin jotka ovat laajimmin käytettyjä valintoja isojen tiedostojen siirtoon tai tallentamiseen. Dropboxin — 2 Gigaan asti ilmainen — ja Windowsin mukana tulevan ilmaisen One Driven kautta voit tallentaa ja lähettää asiakkaallesi tai yhteistyökumppanillesi vaikkapa tuotekuvastoja, kuvia, videoita ja muista suuria tiedostoja. Nämä ovat myös hyviä ohjelmia varmuuskopiointitarkoituksessa, jos esimerkiksi kiintolevy menee rikki.

Myös WeTransfer on suosittu kuvien ja videoiden siirtäjä. Maksuton kahden gigatavun siirtoon kykenevä versio riittää useimmille.

4. Sähköinen laskutus käy kätevästi

Sähköinen laskutus on turvallista ja nykyään monelle yrittäjälle ainoa järkevä laskutusvaihtoehto. Esimerkiksi B-to-B-myynnissä laskutetaan tavallisimmin sähköisesti.

Sähköinen laskutus ei mahdollista huijausta, kun taas paperilaskuilla huijauksia on tehty viime aikoina paljonkin. Laskuja on varastettu postinjakajien laukuista ja tekaistu uusia, joiden kautta rahat menevätkin aivan muualle kuin asiakas luulee. 

Lue lisää: Näin siirrty sähköiseen taloushallintoon.

5. Verkkoajanvaraus kasvattaa suosiotaan

Soittaminen on vähentynyt ajanvarauksessa. Asiakkaille aikatauluttaminen omaan kalenteriin on helpompaa verkossa kuin puhelimessa. Verkossa myös saa tiedon vapaasta ajasta heti. Nykyään ihmiset voivat jopa jättää varaamatta palveluita, jos se ei onnistu nettisivuilla.

Verkkoajanvaraus helpottaa myös yrittäjän arkea, sillä siinä tiedot ovat yhdessä paikassa ajantasaisina.

Verkosta löydät hakukoneilla etsimällä lukuisia hyviä ja kohtuuhintaisia ajanvarausohjelmistoja.

6. Yhteisen palaveriajan varauskeino

Kun yrität löytää yhteistä palaveriaikaa monelle ihmiselle, ilmainen Doodle on siihen oiva väline. Siinä kaikki näkevät, mistä yhteinen tapaamisaika onnistutaan löytämään. Pystyt ottamaan se käyttöön kätevästi suoraan palvelun nettisivulta.

7. Sähköinen työajanseuranta hahmottaa työmääräsi

Jos teet laskutettavaa työtä, sähköinen työajanseuranta on kätevä apuri. Aloitteleva yksinyrittäjä ei kuitenkaan tarvitse sitä heti. Ilmainen vaihtoehto seurantaohjelmaksi on muun muassa Google Sheets. Verkosta löytyy hakukoneilla etsimällä tähän tarkoitukseen tehtyjä maksullisia ohjelmia, joista saat seurannan lisäksi valmiit raportit.

Jos taas haluat seurata työntekijöidesi työaikaa, tähänkin on olemassa palveluita, kuten sähköinen kellokortti.

8. Sähköinen allekirjoitus säästää aikaasi

Monessa tilanteessa sähköinen allekirjoitus on todella näppärä. Papereita ei tarvitse printtailla tai lähetellä postissa edestakaisin. Tarjolla on useita suomalaisia allekirjoituspalveluja, joiden hinnoittelu ja ominaisuudet vaihtelevat. Itsellesi sopivimman löydät netin hakukoneilla.

9. Projektien hallinta hanskaan

Jos projektit ovat olennainen osa yrityksesi työskentelyä, niiden etenemisen kirjaamiseen on hyvä hankkia oma hallintajärjestelmänsä. Näin kaikki osapuolet pystyvät seuraamaan projektien ajantasaisen tilanteen; sen, mitä on tehty ja mitä on tekemättä. Isommassa työyhteisössä tämä helpottaa myös johtamista. Usein myös asiakas määrittää, mitä projektinhallintavälinettä se toivoo yhteistyökumppaninsa käyttävän. Kokeilemalla verkosta ladattavia ilmaisia projektinhallintaohjelmistoja, kuten Trelloa, ValueFramea tai vaikkapa Zoho Projectsia, löydät omiin tarpeisiisi sopivan. Ohjelmistoista on usein tarjolla myös maksullinen versio, jossa on enemmän ominaisuuksia.

Digitärppi

Käy luomassa yrityksellesi Googleen oma maksuton profiilisi osoitteeseen business.google.com. Yritystietojasi näytetään, kun käyttäjät hakevat yritystäsi tai sen kaltaisia yrityksiä Google-hausta ja Google Maps -sovelluksesta. Voit myös julkaista siellä yrityksesi kuulumisia ja tarjouksia. Hyvät yritystiedot parantavat näkyvyyttäsi verkossa. Kirjautuminen vie muutaman minuutin ja pääset alkuun yrityksesi perustiedoilla. Voit myös laittaa Google Businessiin esimerkiksi yrityksesi arkiaukioloajat ja päivittää sinne aina juhlapyhien erikoisaukioloajat. Näin asiakkaasi näkevät suoraan Google-hausta, milloin palvelet.

Artikkelia varten haastateltu:

Tietotekniikan asiantuntija ja tietokirjailija Petteri Järvinen


Etsi kumppaniyritystä digityökalujen käyttöönottoon Ite wikistä, josta löydät erikseen listattuna Suomen Yrittäjien jäsenyritykset. 

Hae digikumppania >

Valitse hakuehdoksi Jäsenyydet - Suomen Yrittäjien jäsenet. Listauksessa näkyvät ne yritykset, jotka ovat lisänneet profiiliinsa tiedon Yrittäjien jäsenyydestä.