Samarbetsförhandlingar när användningen av arbetskraft minskar

I 3 kap. i samarbetslagen finns bestämmelser om förhandlingsskyldigheterna i samband med förändringar som sker i företagsverksamheten. Bestämmelserna tillämpas då arbetsgivaren av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker överväger åtgärder som kan leda till att en eller flera arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid eller till en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet.

Skyldigheten att föra omställningsförhandlingar omfattar också situationer där arbetsgivaren överväger väsentliga förändringar i arbetsuppgifterna, arbetsmetoderna, arbetsarrangemangen, arrangemangen beträffande arbetslokaler eller arrangemangen beträffande den ordinarie arbetstiden som omfattas av arbetsgivarens rätt att leda arbetet och som inverkar på en eller flera arbetstagares ställning.

I offentligheten har samarbetsförfarandet främst blivit känt för förfaranden som leder till minskad arbetskraft, och de utgör sannolikt det mest utmanande förfarandet för bägge parterna. Samarbetsförhandlingar som gäller förändringssituationer och i synnerhet minskningen av arbetskraft avviker från andra samarbetsförhandlingar i att de är förknippade med noga tidsbestämmelser. Dessutom förknippas det med minskningen av arbetskraft en gottgörelsesanktion, om förhandlingsskyldigheten försummas eller om bestämmelserna om förhandlingar inte iakttas.

Bestämmelserna om minskningen av arbetskraft tillämpas inte, om företaget är försatt i konkurs eller befinner sig i likvidation eller om delägarna i ett dödsbo överväger att säga upp ett arbetsavtal.

Ärenden som omfattas av omställningsförhandlingar

Skyldigheten enligt samarbetslagen att föra omställningsförhandlingar omfattar situationer där arbetsgivaren av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, i fråga om en eller flera arbetstagare, överväger uppsägning, permitteringar, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet.

Skyldigheten att föra omställningsförhandlingar om de ärenden som avses ovan gäller inte en arbetsgivare som har försatts i konkurs eller likvidation och inte heller delägarna i ett dödsbo efter en fysisk person som varit arbetsgivare, när de överväger att säga upp ett arbetsavtal i enlighet med 7 kap. 8 § 2 mom. i arbetsavtalslagen.

Skyldigheten att föra omställningsförhandlingar omfattar också situationer där arbetsgivaren överväger sådana väsentliga förändringar i arbetsuppgifterna, arbetsmetoderna, arbetsarrangemangen, arrangemangen beträffande arbetslokaler eller arrangemangen beträffande den ordinarie arbetstiden som omfattas av arbetsgivarens rätt att leda arbetet och som inverkar på en eller flera arbetstagares ställning och som följer av

  1. att företaget eller sammanslutningen eller någon del av företaget eller sammanslutningen läggs ner, flyttas till en annan ort eller av att dess verksamhet utvidgas eller inskränks,
  2. anskaffningar av maskiner och anläggningar eller ibruktagande av ny teknik,
  3. förändringar i organiseringen av arbetet eller arbetsarrangemangen,
  4. förändringar i serviceproduktionen eller produkturvalet,
  5. anlitandet av utomstående arbetskraft eller förändringar i anlitandet,
  6. andra förändringar som kan jämställas med dem som avses i 1–5 punkten.

Inledandet av omställningsförhandlingar

Omställningsförhandlingar som förs i situationer där arbetsgivaren av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker överväger uppsägning, permitteringar, överföring till anställning på deltid eller en ensidig ändring av villkoren i arbetsavtalet ska inledas när arbetsgivaren överväger åtgärder som kan leda till att en eller flera arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid eller att ett väsentligt villkor i arbetsavtalet ändras ensidigt av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker.

Omställningsförhandlingar som förs på andra grunder ska inledas när arbetsgivaren överväger en sådan på arbetstagarnas ställning inverkande väsentlig förändring i arbetsuppgifterna, arbetsmetoderna, arbetsarrangemangen och arrangemangen beträffande den ordinarie arbetstiden som föranleds av en förändring av företagsverksamheten som beskrivs ovan.

Det finns skäl att komma ihåg att ifrågavarande beslut om affärsverksamheten i princip inte får fattas innan samarbetsförhandlingarna har förts. Omställningsförhandlingar ska föras i en situation i vilken arbetsgivaren kan specificera den planerade åtgärden och personalinverkningarna i anknytning till den på ett sådant sätt att arbetsgivaren i huvuddrag kan utarbeta förhandlingsframställningen enligt lagens 19 § och förhandla om frågor gällande den. Förhandlingarna borde föras vid rätt tidpunkt – inte för tidigt eller för sent. Förhandlingsförfarandet ska slutföras innan arbetsgivaren avgör ärendet.

Arbetsgivaren får undantagsvis avgöra ett ärende utan föregående omställningsförhandlingar, om särskilt vägande skäl som skadar företagets produktions- eller serviceverksamhet eller företagets ekonomi och som inte har kunnat vara kända på förhand utgör hinder för omställningsförhandlingar. Arbetsgivaren ska dock utan dröjsmål inleda omställningsförhandlingar när det inte längre finns grunder för att avvika från förhandlingsskyldigheten. Arbetsgivaren ska då redogöra för grunderna för det avvikande förfarandet.

Arbetsgivarens förhandlingsframställning

Innan omställningsförhandlingarna inleds ska arbetsgivaren göra en skriftlig förhandlingsframställning, av vilken ska framgå åtminstone tiden och platsen för inledandet av förhandlingarna samt ett förslag i huvuddrag till de ärenden som ska behandlas under förhandlingarna.

Om omställningsförhandlingarna gäller uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för en eller flera arbetstagare av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, ska arbetsgivaren lämna en skriftlig förhandlingsframställning senast fem kalenderdagar innan förhandlingarna inleds.

I förhandlingarna med företrädaren för arbetsgivaren representeras arbetstagarna vanligen av företrädare för en eller flera personalgrupper. Förhandlingar kan även föras vid ett gemensamt sammanträde. Om en planerad åtgärd berör en enskild eller enskilda arbetstagare, kan förhandlingarna föras mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Arbetstagarna har dock rätt att kräva att förhandlingarna förs mellan företrädaren för arbetstagarna och arbetsgivaren.

Det är viktigt att se till att alla de personalgrupper (arbetare, tjänstemän och högre tjänstemän) till vilka minskningen av arbetskraft kan rikta sig kan ställa sina företrädare till samarbetsförhandlingarna. Om personalgrupperna eller någon av dem inte har en företrädare (förtroendeman eller förtroendeombud), rekommenderas det att arbetsgivaren i sin förhandlingsframställning uppmanar personalgrupperna att utse sina företrädare till samarbetsförhandlingarna. Om samarbetsförhandlingarna förs utan att alla de personalgrupper som är föremål för förhandlingarna har möjlighet att ställa sin företrädare till förhandlingarna, uppfylls förhandlingsskyldigheten inte vad beträffar dessa personalgrupper. Arbetsgivaren kan uppfylla sin skyldighet också genom att förhandla gemensamt med alla anställda som hör till en viss personalgrupp.

Innan omställningsförhandlingarna inleds ska arbetsgivaren göra en skriftlig förhandlingsframställning, av vilken ska framgå åtminstone tiden och platsen för inledandet av förhandlingarna samt ett förslag i huvuddrag till de ärenden som ska behandlas vid förhandlingarna.

Om omställningsförhandlingarna gäller i lagens 16 § 1 mom. avsedd uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för en eller flera arbetstagare, ska förhandlingsframställningen göras senast fem dagar innan förhandlingarna inleds. Av förhandlingsframställningen ska därtill framgå

  1. de planerade åtgärderna och grunderna för dem,
  2. en preliminär uppskattning av antalet arbetstagare som berörs av åtgärderna, specificerade enligt personalgrupp och åtgärd,
  3. en redogörelse för de principer som används för att bestämma vilka arbetstagare som berörs av åtgärderna,
  4. en bedömning av den tid inom vilken åtgärderna verkställs.

Om någon uppgift som ska lämnas inte kan lämnas vid den tidpunkt då förhandlingsframställningen görs, ska uppgifterna lämnas senast när omställningsförhandlingarna inleds. Om en uppgift som saknas är väsentlig för ett ärende som förhandlingar ska föras om på det första mötet, ska behandlingen av ärendet på begäran av arbetstagaren eller företrädaren för personalen flyttas fram så att de har möjlighet att förbereda sig på behandlingen av ärendet.

Om omställningsförhandlingarna gäller uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för en eller flera arbetstagare, ska förhandlingsframställningen även lämnas till arbets- och näringsbyrån senast när omställningsförhandlingarna inleds.

Om omställningsförhandlingarna gäller en i lagens 16 § 2 mom. avsedd väsentlig förändring som inverkar på en arbetstagares ställning, ska arbetsgivaren innan omställningsförhandlingarna inleds lämna de berörda arbetstagarna eller företrädarna för personalen de uppgifter som behövs för ärendets behandling.

När arbetsgivaren föreslår att det vid samarbetsförhandlingar ska behandlas åtgärder som kan leda till att en arbetstagare sägs upp, permitteras eller överförs till anställning på deltid eller att ett väsentligt villkor i arbetsavtalet ändras ensidigt av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, ska förhandlingsframställningen eller de uppgifter som framgår av framställningen också skriftligen lämnas in till arbets- och näringsbyrån på arbetsgivarens hemort senast när samarbetsförhandlingarna inleds, om inte dessa uppgifter har lämnats tidigare i något annat sammanhang. Denna bestämmelse är förknippad med det s.k. omställningsskyddet, och syftet med den är att i ett så tidigt skede som möjligt ge arbets- och näringsbyrån möjlighet att förbereda sig på att stödja ifrågavarande personers sysselsättning. Även om behovet hos arbets- och näringsbyrån att förbereda sig inte är så stort när enskilda arbetstagare säges upp, ska meddelandet lämnas även om minskningsåtgärden enbart gäller en arbetstagare.

Efter att ha lämnat en förhandlingsframställning om sin plan att säga upp minst tio arbetstagare av produktionsorsaker och av ekonomiska orsaker ska arbetsgivaren när samarbetsförhandlingarna inleds lämna personalgruppernas företrädare ett förslag till en sysselsättningsfrämjande handlingsplan.

Vid beredningen av planen ska arbetsgivaren utan dröjsmål tillsammans med arbetskraftsmyndigheterna utreda den offentliga arbetskraftsservice som främjar möjligheterna att få arbete.

Av handlingsplanen ska framgå:

  • den planerade tidtabellen för förhandlingarna,
  • förfarandet vid förhandlingarna,
  • de planerade handlingsprinciper som iakttas under uppsägningstiden,
  • de principer som iakttas under uppsägningstiden för främjande av jobbsökning och utbildning.

Om arbetsgivaren överväger uppsägning av färre än tio arbetstagare, behöver arbetsgivaren inte upprätta en handlingsplan. När omställningsförhandlingarna inleds ska arbetsgivaren dock föreslå handlingsprinciper för hur arbetstagarna under uppsägningstiden stöds i att på eget initiativ söka sig till annat arbete eller utbildning samt hur deras sysselsättning stöds genom offentlig arbetskraftsservice.

Vid omställningsförhandlingar ska åtminstone grunderna för, verkningarna av och alternativen för de åtgärder som berör personalen behandlas. Omställningsförhandlingar ska föras i en konstruktiv anda och i syfte att bidra till förhandlingarnas framskridande.

Om de lösningar som arbetsgivaren överväger och som gäller företagsverksamheten uppenbart leder till att en eller flera arbetstagare sägs upp, permitteras, överförs till anställning på deltid eller att ett väsentligt villkor i arbetsavtalet ändras ensidigt av ekonomiska orsaker eller av produktionsorsaker, ska vid samarbetsförhandlingarna i en anda av samarbete och i syfte att uppnå enighet behandlas:

  • grunderna för och verkningarna av dessa åtgärder
  • de handlingsprinciper eller den handlingsplan som avses ovan
  • alternativ för att begränsa den krets av personer som berörs av åtgärden och för att lindra de negativa följderna av åtgärden för arbetstagarna,
  • förslag och alternativa lösningar som lagts fram av en företrädare för personalen eller en arbetstagare.

Det är viktigt att komma ihåg att arbetsgivaren inte får fatta beslut om åtgärder som kan leda till arbetskraftsminskningar före eller under förhandlingar. Ett eventuellt beslut om att minska arbetskraften kan endast fattas efter att förhandlingsskyldigheten har fullgjorts och ifall man inte under förhandlingarna i en anda av samarbete har kommit fram till andra lösningar.

En företrädare för personalen eller en arbetstagare som deltar i förhandlingarna har rätt att skriftligt framföra förslag och alternativa lösningar för behandling under omställningsförhandlingarna. Förslagen eller de alternativa lösningarna ska läggas fram i god tid före det möte där man önskar att saken ska behandlas.

Om arbetsgivaren anser att förslagen eller de alternativa lösningarna inte är ändamålsenliga eller möjliga att genomföra, ska arbetsgivaren under förhandlingarna i behövlig omfattning skriftligt redogöra för de orsaker som ligger bakom denna inställning.

Arbetsgivaren ska på begäran se till att det upprättas protokoll över de ärenden som behandlats under omställningsförhandlingarna. Eftersom ett protokoll dock har en stor betydelse i synnerhet vid eventuella tvister, rekommenderar vi att arbetsgivaren ser till att protokoll förs utan en uttrycklig begäran.

Av protokollet ska åtminstone framgå tidpunkten för förhandlingarna, de personer som deltagit i dem, resultaten av förhandlingarna samt eventuella avvikande meningar. Enligt huvudregeln ska alla de som varit närvarande vid förhandlingarna justera och underteckna protokollet. Det är möjligt att avvika från denna regel, men med tanke på eventuella tvister är det viktigt att företrädare för vardera förhandlingsparten justerar och undertecknar protokollet.

Vi rekommenderar att det alltid förs protokoll över förhandlingarna, även om företrädaren för personalen eller arbetstagarna inte separat begär detta.

Fullgörande av förhandlingsskyldigheten

Om de uppsägningar, permitteringar eller överföringar till anställning på deltid eller en ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet som arbetsgivaren av produktionsorsaker och av ekonomiska orsaker överväger gäller färre än tio arbetstagare eller om permitteringar som varar högst 90 dagar gäller minst tio arbetstagare, anses arbetsgivaren har fullgjort sin förhandlingsskyldighet när förhandlingar har förts under en tidsperiod om 14 dagar från det att de inleddes, om inte något annat avtalas vid samarbetsförhandlingarna.

Man kan alltså under i samarbetsförfarandet avtala om att arbetsgivaren fyllt sin förhandlingsskyldighet redan innan 14 dagar har utgått. Om företagets ekonomiska situation är så dålig att man inte kan undvika uppsägningar, kan arbetsgivaren och arbetstagarna avtala om att förhandlingarna har förts redan innan tidsperioden på 14 dagar gått ut. Man kan då t.ex. avtala om att trots att förhandlingarna slutförts, förverkligas inga uppsägningar innan perioden på 14 dagar har gått ut.

Även när arbetsgivaren regelbundet har färre än 30 anställda, är förhandlingsskyldigheten alltid minst 14 dagar.

Om de uppsägningar, överföringar till anställning på deltid eller permitteringar på över 90 dagar som arbetsgivaren överväger gäller minst tio arbetstagare, anses arbetsgivaren ha fullgjort sin förhandlingsskyldighet när förhandlingar har förts under en tidsperiod om minst sex veckor från det att de inleddes, om inte något annat avtalas vid samarbetsförhandlingarna.

Förhandlingsperioden är dock 14 dagar i företag som regelbundet har minst 20 men färre än 30 arbetstagare i arbetsavtalsförhållande, även när förhandlingarna gäller en minskning av minst 10 arbetstagare.

När ett företag är föremål för saneringsförfarande, är förhandlingstiden 14 dagar från det att förhandlingarna inleddes.

Arbetsgivarens utredning

Arbetsgivaren ska inom en rimlig tid efter omställningsförhandlingar som gäller uppsägning, permittering, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för arbetstagare för dem som varit part i förhandlingarna presentera en bedömning av följande:

  1. innehållet i det beslut som arbetsgivaren överväger,
  2. antalet arbetstagare som är föremål för uppsägning, permittering, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet enligt personalgrupp eller verksamhet,
  3. längden på eventuella permitteringar,
  4. inom vilken tid arbetsgivaren ämnar verkställa sitt beslut.

På begäran av företrädaren för personalen ska arbetsgivaren presentera de ärenden som beskrivs ovan gemensamt för alla arbetstagare som hör till en personalgrupp till den del ärendena berör dem.

Arbetsgivaren ska inom en rimlig tid efter omställningsförhandlingar som gällt andra ärenden som avses i lagens 16 § 2 mom. lämna en utredning om beslutet och den beräknade tidpunkten för förändringen till förhandlingsparten eller, beroende på hur vittgående ärendet är, till alla arbetstagare som berörs av förändringen.

Sanktion för arbetsgivare som låter bli att iaktta skyldigheterna beträffande omställningsförhandlingar

En arbetsgivare som säger upp eller permitterar en arbetstagare eller överför en arbetstagare till anställning på deltid eller ensidigt ändrar ett väsentligt villkor i en arbetstagares arbetsavtal och därvid uppsåtligen eller av oaktsamhet underlåter att iaktta sina skyldigheter beträffande omställningsförhandlingar är skyldig att betala en gottgörelse för arbetstagaren. Gottgörelsens maximibelopp är 35 000 euro. Maximibeloppet av gottgörelsen kan justeras genom förordning av statsrådet.

Arbetsgivaren ska inom en rimlig tid efter omställningsförhandlingar som avses i 16 § 1 mom. och som gäller uppsägning, permittering, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet för arbetstagare för dem som varit part i förhandlingarna presentera en bedömning av följande:

  1. innehållet i det beslut som arbetsgivaren överväger,
  2. antalet arbetstagare som är föremål för uppsägning, permittering, överföring till anställning på deltid eller ensidig ändring av ett väsentligt villkor i arbetsavtalet enligt personalgrupp eller verksamhet,
  3. längden på eventuella permitteringar,
  4. inom vilken tid arbetsgivaren ämnar verkställa sitt beslut.

På begäran av företrädaren för personalen ska arbetsgivaren presentera de ärenden som avses i 1 mom. 1–4 punkten gemensamt för alla arbetstagare som hör till en personalgrupp till den del ärendena berör dem.

När gottgörelsens storlek bestäms ska hänsyn tas till arten och omfattningen av överträdelsen av förpliktelsen samt hur klandervärd överträdelsen varit, arbetsgivarens strävanden att rätta till sitt förfarande, arten av den åtgärd som riktats mot arbetstagaren, arbetsgivarens förhållanden i allmänhet samt andra med dessa jämförbara omständigheter. Om arbetsgivarens försummelse med beaktande av alla omständigheter som inverkar på saken kan betraktas som ringa, behöver ingen gottgörelse dömas ut.

Det är viktigt att notera att gottgörelse inte förutsätter att det för arbetstagaren skulle ha uppstått skada. En gottgörelse kan också dömas ut i situationer där arbetsgivaren hade grunder till uppsägning, permittering eller överföring till deltid. Gottgörelsen är skattefri inkomst för arbetstagaren.

Arbetstagarens rätt till gottgörelse förfaller, om talan medan anställningsförhållandet varar inte väcks inom två år från utgången av det kalenderår under vilket rätten till gottgörelse uppkom. Efter att anställningsförhållandet upphört förfaller rätten till gottgörelse, om inte talan i saken väcks inom två år från det att anställningsförhållandet upphörde.

Samarbetslagen trädde i kraft den 1 januari 2022

Läs mer om samarbetslagen

Samarbetsförhandlingar vid överlåtelse av rörelse

Läs mer