Yrittäjä! Tule mukaan omiesi pariin. Liity Yrittäjiin.

Jäsen, oletko jo ladannut Yrittäjät -sovelluksen puhelimeesi? Lataa sovellus Androidille tai Applelle.

Sisäisen ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Suomen Yrittäjät ry:n ilmoituskanavan kautta kerättyjä henkilötietoja ja niiden käsittelyä.

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Tämän tietosuojaselosteen tarkoittamasta henkilötietojen käsittelystä vastaavat yhteisrekisterinpitäjinä seuraavat tahot:

Suomen Yrittäjät ry (y-tunnus 1030657-2) ja Suomen Yrittäjien Sypoint Oy (0581846-9)
Käyntiosoite: Kyllikinportti 2, 00240 Helsinki
Osoite: PL 999, 00101 Helsinki
Puhelin (vaihde): 09 229 221
Sähköposti: jasenpalvelu@yrittajat.fi

Yhteisrekisterinpitäjät määrittävät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Yhteisrekisterinpitäjiin viitataan jatkossa termeillä ”Suomen Yrittäjät” tai ”me”.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Ilmoituskanavan kautta voidaan tehdä ilmoituksia havaituista epäkohdista ja väärinkäytöksistä. Ilmoitus voi sisältää henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan Suomen Yrittäjät ry:n ja Suomen Yrittäjien Sypoint Oy:n lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, työnjohto- ja valvontaoikeuden käyttämiseen sekä vastaanotettujen ilmoitusten käsittelyprosessissa.

Henkilötietojen käsittely perustuu kolmansien henkilöiden tietojen, kuten ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden tietojen, osalta rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen tai rekisterinpitäjän taikka kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun ja ilmoittajan tietojen osalta suostumukseen tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Ilmoituksia käsittelevien henkilöiden henkilötietojen osalta käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeutettuun etuun.

Suomen Yrittäjät ry:n vastaanottamia ilmoituksia käsittelevät Suomen Yrittäjät ry:n nimeämät ilmoitusten käsittelijät. Ilmoitukseen sisältyviä henkilötietoja voidaan käyttää ilmoitetun asian selvittämisessä.

3. Miten henkilötiedot kerätään

Ilmoitusta tehdessään ilmoittaja antaa tietoja havaitsemastaan epäkohdasta tai rikkomuksesta. Ilmoitus ei lähtökohtaisesti sisällä ilmoittajaa koskevia henkilötietoja, ellei ilmoittaja niitä nimenomaisesti anna. Jos ilmoittaja antaa itseään koskevia tietoja, häntä käsitellään rekisteröitynä.

Ilmoitus voi sisältää muita henkilöitä kuin ilmoittajaa koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja katsoo niiden olevan välttämättömiä ilmoituksen kannalta. Henkilötietoja voi sisältyä esimerkiksi ilmoituksen yhteydessä ilmoituskanavaan ladattuihin valokuviin, videoihin tai teksteihin. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä.

Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötietoja ilmoitusten käsittelyä ja pääsynhallintaa varten.

Henkilötietoja voivat olla mm. nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asema sekä tarvittaessa rooli tietojen käsittelijänä.

Ilmoituskanavapalvelu ei kerää ilmoittajasta henkilöllisyyden tunnistamista mahdollistavia tietoja, kuten IP-osoitteita tai evästeitä.

4. Miten henkilötietoja käsitellään

Henkilötietoja käsitellään ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelemiseksi. Ilmoitusten perusteella rekisterinpitäjä ryhtyy tarvittaessa toimenpiteisiin.

Ilmoituksen sisältämät henkilötiedot tallennetaan ilmoituskanavapalvelun tietokantaan suojattuina. Tiedot ovat vain rekisterinpitäjän nimettyjen ilmoitusten käsittelijöiden käytössä. Rekisterinpitäjä voi rajata pääsyn ilmoituksiin eri ilmoitustyyppien tai käsittelijöiden roolin perusteella. Tarvittaessa rekisterinpitäjä voi siirtää tiedot rekisterinpitäjän tietokantaan käsittelyn ajaksi tai arkistointia varten. Tietoja säilytetään suojatussa muodossa.

5. Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän nimetyt ilmoitusten käsittelijät. Käsittelijät eivät luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin lakiin perustuvissa tilanteissa, kuten esimerkiksi, jos ilmoituksen käsittely johtaa viranomaistutkintaan tai jos luovuttaminen on välttämätöntä ilmoituksen tutkinnan tulosten edellyttämien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan myös jakaa kolmansille osapuolille tilanteissa, joissa ilmoitusten käsittelyn puolueettomuutta ei voida taata rekisterinpitäjän nimeämien ilmoitusten käsittelijöiden sidonnaisuuksien vuoksi. Tällöin ilmoituksen puolueettoman käsittelyn varmistamiseksi rekisterinpitäjä voi valtuuttaa ulkopuolisen käsittelijän / käsittelijät käsittelemään ilmoituksen tämän selosteen ja lain vaatimusten mukaisesti. Tällainen ulkopuolinen käsittelijä voi olla esimerkiksi tilintarkastaja, asianajaja tai muu riippumaton asiantuntija.

6. Tietojen siirto EU-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU-alueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Suomen Yrittäjien ilmoituskanava on toteutettu Juuriharja Consulting Group Oy:n First Whistle -järjestelmässä.

Ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät ilmoitusten käsittelijät saavat tiedon ilmoituksista ja pääsevät käsittelemään ilmoituksia palvelussa. Jokainen käsittelijä käyttää omia yksilöityjä käyttäjätunnuksia kirjautuessaan käsittelemään ilmoituksia.
Ilmoitukset ja niihin liittyvät tiedot arkistoidaan suojatussa muodossa. Arkistoituihin tietoihin on pääsyoikeus nimetyillä ilmoitusten käsittelijöillä.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, säilytetään tietoja niin kauan kuin se on ilmoituksen selvittämisen tai asian käsittelyn kannalta tarpeellista.

Tiedot poistetaan kuitenkin 2 kuukauden kuluttua ilmoituksen sulkemisen jälkeen tai viimeistään kaksi vuotta tutkinnan perusteella määrättyjen seuraamusten täytäntöönpanon jälkeen, jollei niiden säilyttäminen kauemmin ole välttämätöntä tässä tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa paitsi, milloin pääsyn rajoittaminen perustuu tarpeeseen suojella rekisterinpitäjän tai kolmannen henkilön välttämättömiä oikeuksia. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos pääsy tietoihin johtaa siihen, että ilmoittavan henkilön henkilöllisyys olisi vaarassa paljastua.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä kerättyjen tietojen oikaisemista tai poistamista. Myös tätä rekisteröidylle kuuluvaa oikeutta on mahdollista rajoittaa, jos rajoittamisen tarkoituksena on turvata rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, erityisesti velvoite tarjota luotettava ja puolueeton ilmoituskanava.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä kerättyjen henkilötietojen poistamista.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Jos rekisterinpitäjä käsittelee tietoja oikeutetun edun perusteella, on rekisteröidyllä oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Jos rekisteröidyn oikeutta on rajoitettu lain nojalla siltä osin kuin se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen oikeellisuuden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi, rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Ilmoituskanavaan liittyviin henkilötietoihin ja niiden käsittelyyn ei tehdä profilointia eikä niihin kohdistu automaattista päätöksentekoa.