Tulorekisteri

Työnantajat ilmoittavat palkkatiedot yhteen keskitettyyn tulorekisteriin eri viranomaisten tarpeita varten.

Tulorekisteri mahdollistaa palkkatietojen ilmoittamisen automatisoinnin. Työnantaja ilmoittaa tiedot tulorekisteriin, josta ne välitetään eri käyttäjille.

Tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden päivän kuluessa ja tulonsaajakohtaisesti.

Suositeltavinta ja vaivattominta on välittää palkkatiedot tulorekisteriin teknistä rajapintaa pitkin. Tämä tarkoittaa sitä, että palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille on rakennettu sähköinen yhteys, jolloin tiedot voidaan välittää luotettavasti ja automaattisesti kahden järjestelmän välillä. Tällöin manuaalisten työvaiheiden määrä vähenee. Jos haluat automatisoida palkkatietojen ilmoittamisen, varmista että palkkajärjestelmästä on rakennettu tekninen rajapinta tulorekisteriin.
Lisätietoa teknisestä rajapinnasta saa esimerkiksi tilitoimistoista ja Verohallinnosta.

Tulorekisteri mahdollistaa monta asiaa. Jokainen työnantaja tekee itse ratkaisunsa tulorekisterin hyödyntämisen laajuudesta ja sen vaikutuksista omaan arkeen. Tulorekisteriin tiedot voi ilmoittaa minimivaatimusten mukaisesti vain pakolliset tiedot antaen. Työnantajan näkökulmasta voi olla tarkoituksenmukaisinta antaa palkanmaksun yhteydessä mahdollisimman kattavat tiedot, koska se vähentää jälkikäteen tehtävää selvitystyötä. Työnantajan kannattaa arvioida, mikä on paras ratkaisu omassa yrityksessä.

Tulorekisterin vapaaehtoiset tiedot eli niin sanotut täydentävät tiedot ovat tietoja, joita tarvitaan muun muassa etuuspäätöksiin, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn. Työnantajan hakemat etuudet kuormittavat työnantajaa luonnollisesti suoraan, kun taas työntekijän hakemat etuudet kuormittavat työnantajaa epäsuorasti, kun työntekijä pyytää tarvittaessa työnantajalta palkkalaskelman tai etuuden myöntäjä pyytää lisäselvityksiä. Kun työnantaja antaa täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, ajassa taaksepäin tehtävät ja manuaaliset selvittelytyöt vähenevät.

Sähköinen asiointi on tulorekisterin perusedellytys. Tiedot voi ilmoittaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Erityisenä syynä voitaisiin pitää esimerkiksi tilanteita, joissa luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei olisi mahdollisuutta tietojen sähköiseen antamiseen. Tietoja tulorekisteriin ei voi ilmoittaa puhelimitse, vaan tiedot tulee ilmoittaa määrämuotoisesti.
Sähköiseen palkanlaskentaan ja ilmoittamiseen voi tutustua erityisesti pienyrittäjille ja kotitalouksille suunnatussa maksuttomassa palkka.fi -palvelussa, joka on lakisääteinen viranomaispalvelu. Palkka.fi -palvelussa on mahdollista laskea yritysten palkat ja ilmoittaa tiedot suoraan tulorekisteriin.

Verohallinto määrää ilmoittamisvelvolliselle laiminlyöntimaksun, jos

  • ilmoitus on puutteellinen tai siinä on virheitä ja
  • ilmoitusta ei ole kehotuksesta huolimatta korjattu tai ilmoittamisen laiminlyönnille ei ole tehty hyväksyttävää selvitystä määräajassa.

Verohallinto voi jättää laiminlyöntimaksun määräämättä, tai sitä voidaan pienentää, jos laiminlyöntiin on perusteltu syy laiminlyöntiin. Laiminlyöntimaksu on virheellisten tai puutteellisten ilmoitusten määrästä riippuen 100–1000 euroa.
Lue tarkemmin laiminlyöntimaksusta Verohallinnon ohjeista.

Lataa Yrittäjien pikaopas tulorekisterin käyttöön.

Tutustu tulorekisteriin tarkemmin Verohallinnon sivuilla.