Julkisten hankintojen ongelmia ovat kiire, suunnitelmallisuuden puute ja johtamiseen liittyvät haasteet – Laurealta uusi malli julkisiin hankintoihin

”Sieltä aloitetaan että nyt olis kiire ja että pitäis saada tämmönen ja tämmönen eikä oikeestaan ole mietitty sen kummemmin että tehdään vähän vanhan pohjalta. Tää on pikkusen meillä se ongelma. Oon pyrkiny saamaan semmoista ennakointia.” H4

Yllä oleva teksti on ote Laurea ammattikorkeakoulun tekemästä teemahaastattelusta julkisen sektorin hankintavastaaville. Se käytti teemahaastatteluja yhtenä menetelmänä juuri julkaistun kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamallin kehittämisessä.

Sitaatti kuvaa hyvin keskeisiä haasteita, joita julkisissa hankinnoissa ilmenee. Haasteiden seuraukset näkyvät hankintoihin osallistuville yrittäjille esimerkiksi huonosti tai puutteellisesti hoidetuissa kilpailutuksissa.

– Tilanne on huolestuttava. Yrittäjät ottavat kantaakseen virheiden seurauksia, koska pienempänä toimijana he pelkäävät toimeksiantojensa loppuvan, jos vievät asioita eteenpäin. Meillä on tiedossa useampia kilpailutuksia, joissa yrittäjä kertoo virheistä, mutta ei halua julkisuuteen isomman toimijan reaktiota peläten. Yrittäjät ymmärtävät kyllä, että silloin asioihin on myös hyvin vaikea puuttua, Uudenmaan Yrittäjien aluejohtaja Petri Ovaska.

– Virheet maksavat veronmaksajille euroja ja yrittäjille pahimmillaan työpaikan ja yrityksen, Uudenmaan Yrittäjien hankintaneuvoja, Satu Grekin sanoo.

– Laurean laatima hankintamalli on hyvin kattava check list julkisen hankinnan valmistelijalle. Jos mallin kaikki kohdat käy läpi, on todennäköisyys hyvälle hankinnalle paljon suurempi, Grekin sanoo.

Laurea julkaisi toimintamallin hankintojen suunnitteluun

Julkiset hankintayksiköt käyttivät vuonna 2021 noin 47 miljardia euroa. Useat eri tahot ovat auttaneet hankintayksiköitä käyttämään näitä varoja tehokkaasti, viimeksi uusmaalaiset ammattikorkeakoulut.

Laurea-ammattikorkeakoulu julkaisi maaliskuun puolessavälissä mallin kestävien julkisten hankintojen suunnitteluun.  Toimintamalli auttaa julkista sektoria hankkimaan kestävämmällä tavalla palveluita ja tuotteita kuntalaisille. Se ohjaa suunnitteluprosessia markkina- ja asiakaslähtöisemmäksi ja siten hyödyttää sekä pieniä ja keskisuuria yrityksiä että hankintayksiköitä.

Malli on kehitetty palvelumuotoilun ja yhteiskehittämisen menetelmin.

– Yhteistyön ja osallistavien toimintatapojen näkökulmasta tuo esiin keskeiset toimijat, hankkeen asiantuntija Raija Kaljunen sanoo.

– Jaottelu kunnan ja yritysten jatkuvaan vuoropuheluun ja sen rinnalla yhteistyö yksittäisessä hankinnassa on mallin yksi erityispiirre, hän vinkkaa.

– Toivotaan, että mallin avulla hankinnoista muodostuu kokonaiskuva kunnan sisällä hankintayksikön lisäksi viestinnän ja elinkeinotoimen ihmisille. Malli voi toimia hyvin kunnan ja yritysten yhteistyön inspiraationa, valtionhallinnassa ja muissa julkisia hankintoja tekevissä organisaatioissa sitä voi käyttää soveltuvin osin, ja yrittäjäkin voi löytää siitä itsensä.

Konkreettisesti malli on kuva, joka toimii kuin tarjotin. Siitä voi poimia yksi kerrallaan asian, joka kaipaa kohentamista.

Kaljunen ei halua antaa sitovia suosituksia tai ohjeita hankinnoista.

– Kehittämistyön perusteella toivoisi, että kuntien johtajat pitäisivät huolta resursseista, osaamisesta ja viestinnästä. Silloin muiden toimijoiden on helpompi edistää kestäviä hankintoja, Raija Kaljunen sanoo.

Helsinki-Uusimaa – Kestävä ja digitaalinen yrittäjyysalue 2021–2022 -hankkeen osana rakennetaan julkisten hankintojen suunnitteluun toimintamallia. Hanketta koordinoi Laurea-ammattikorkeakoulu ja se toteutetaan yhteistyössä Haaga-Helian, Metropolian ja lukuisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Hanketta rahoittaa Euroopan aluekehitysrahasto osana Euroopan unionin koronapandemian johdosta toteuttamia toimia.

Lue lisää: Laurean kestävien julkisten hankintojen suunnittelun toimintamalli

Löydä myös:
Sailab
Kuntapäättäjän hankintaopas
Kuntoutusyrittäjien hankintaopas ml. mallisopimusehdot ryhmittymänä tarjoamiseen (tulossa)