YRITTÄJÄ, tule mukaan omiesi pariin! Liity Yrittäjiin.
Kolumni: ”Sain hankintapäätöksen… onkohan meitä syrjitty?” – Tiedon lisääminen johtaa epäilysten vähenemiseen
Hankinta-asiamiehen puhelin soi ilahduttavan tasaisesti. Jo tässä muutamassa kuukaudessa useammin kuin kerran aiheena on ollut kunnan hankintapäätöksen sisältö.
Vaikka itse päätöksessä eikä sen taustalla olevassa hankintaprosessissa olisi mitään moitittavaa, antaa annetun tiedon määrä kuvan, että jotain yritetään pimittää. Tarjoajat ihmettelevät miksi hankintapäätökseen on kirjattu vain toimenpiteet ja johtopäätökset, muttei tyypillisesti mitään perusteluja. Päätökseen kyllä liitetään pisteytystaulukko, mutta pisteytystä ei yleensä ole sanallisesti avattu eikä manuaalisen pisteytyksen muistioista tai toteuttajista ole mitään mainintaa.
Luonnollisesti tietovaje aiheuttaa epäluottamusta. Yritykset herkästi ja välillä perustellusti epäilevät, että pisteitä on manipuloitu mieleisen lopputuloksen saamiseksi. Useimmiten kuitenkin kyse on siitä, että hankintapäätökseen on kirjattu tietoa lain vaatiman minimimäärän eikä suinkaan avoimuuden edellytysten mukaisesti. Yritykset joutuvat sitten pyytämään lisätietoja pystyäkseen päättämään mahdollisen oikaisutarpeen 14 vrk valitusajan puitteissa.
Tyypillisesti yritykset haluavat tietää mitä manuaalisessa pisteytyksessä on arvostettu, millaisella asiantuntijaryhmällä arviointi on tehty ja miten tarjoukset eroavat toisistaan. Etenkin liiketoimintasuunnitelmien, kehittämisstrategioiden ja toimintaohjelmien pisteytyksessä tulisi numeerisen pistesummauksen liitteeksi laittaa sanallinen arvio sekä asiakirjojen sisällöstä ja dokumenttien eroavaisuuksista että esittely arviointiin osallistuneista. Ryhmän kokoonpanon avaaminen vahvistaa käsitystä prosessin objektiivisuudesta ja vastaavasti vähentää epäilyjä korruptiosta. Pisteytyksen perusteleminen puolestaan osoittaa, että kaikki tarjoukset ovat saaneet saman huolellisen harkinnan.
Yrityksille puolestaan joutuu välillä selventämään, ettei manuaalisessa pisteytyksessä ole kyse mainintojen laskennasta vaan suunnitelmien kokonaislaadusta. Kriteereissä mainittujen arviointiperusteiden mainitseminen ei riitä vaan dokumenttien tulee olla korkealaatuisia ja uskottavia. Tilaaja ei myöskään kokemusarvioinneissa summaa osallistujien ansioluetteloiden vuosia vaan saattaa painottaa myös paikallistuntemusta, erikoisalaosaamista, monipuolisuutta tai yhteistyökykyä.
Toinen tarjousten sisältöä koskeva kysymys koskee tarjousten tulkinnanvaraisuus. Tarjoajat saattavat hämmästellä, miksei kilpailijaa ole hylätty vaikka tarjous vaikuttaisi olevan ristiriitainen tarjouspyynnön kanssa. Taustalla on yleensä hankintayksikön tekemät täsmennyspyynnöt tarjouksiin. Tarkennusten pyytäminen on täysin laillista ja jopa suotavaa: tarkoituksena on hylkäysherkkyyden nostaminen. Mikäli tämä osa prosessia kuitenkin jätetään kirjaamatta, vaikuttaa lopputulos siltä, että lainvastainen tarjous on voittanut kisan.
Kolmas usein käsittelyssä oleva aihe on vertailussa käytetyt hinnat. Mikäli tarjousta ei ole jätetty sähköisen järjestelmän kautta eikä tarjouspyyntöön ole liitetty hintalomaketta, kokonaishinnan tulkitseminen tarjouksen erittelyjen ja verojen seasta voi olla haastavaa. Puhumattakaan sen selvittäminen, mitä tarjoushinta sisältää. Vaikka hankintayksikkö olisi sisällyttänyt vertailuhintaan erittelyjen eri osia vertailukelpoisuuden varmistamiseksi, vaikuttaa hinnaston osien yhteenlaskeminen helposti tarkoitushakuiselta ja epäammattimaiselta. Vertailun on ehdottomasti tapahduttava tarjouspyyntöön merkityllä tavalla eikä hankintayksikkö voi enää tarjousten saamisen jälkeen hoksata, että optiotkin haluttaisiin mukaan kokonaisarviointiin tai osalla tarjoajista kustannukset sisältyvät hintaan ja toisilla ei.
Ratkaisu kaikkiin näihin haasteisiin on perusteellinen ja avoin dokumentointi. On sekä hankintayksikön että tarjoajien etu, että kaikki kilpailutuksessa tehdyt ratkaisut kirjataan perusteluineen ja mielellään liitetään hankintapäätökseen. Tämä vähentää oikaisuajan työmäärää ja todennäköisesti myös tarpeettomia oikaisuprosesseja. Hankintayksikkö voi vakuuttaa kilpailutuksen syrjimättömyydestä myös sähköisillä järjestelmillä ja selkeillä hintalomakkeilla. Epämääräiset kirjaukset ja välttelevät vastaukset lisätietopyyntöihin vaikuttavat voittaneen tarjoajan suosimiselta vaikka kyseessä olisikin tasapuolien kilpailutus, jota ei vain ole huomattu selvittää kirjallisesti. Ja hankinnan imagovaikutus muodostuu siitä, miltä se näyttää.
Susanna-Sofia Keskinarkaus
Hankinta-asiamies
Lapin Yrittäjät
Lapin hankinta-asiamies -hanke on EAKR -rahoitteinen (Euroopan aluekehitysrahasto) kaksivuotinen hanke, joka toteutetaan yhteistyössä Lapin kuntien ja Lapin Yrittäjien kesken
