YOM etäkoulutus: Paperista digiin -sähköisten asiakirjojen hallinta (digistarttaaja)

Koulutuksiin voivat osallistua vain Pohjois-Savon pk-yrittäjät ja heidän henkilöstönsä.

Digitalisointiin ja arkistointiin liittyviin asioihin havahdutaan yleensä vasta siinä vaiheessa, kun jotakin haasteita ilmenee, vaikka virheet ovat usein torjuttavissa juuri hyvällä suunnittelulla ja sähköisillä järjestelmillä. Joskus virheet voivat olla merkittäviä ja aikaa vieviä, esimerkiksi tietokoneen verkkolevylle tallennettua tarpeellista sopimusta ei löydy, asiakirjojen tietoturva on olematonta tai kansioista katoaa ratkaisevia tietoja, eikä kukaan tiedä kenen toimesta nämä on tapahtunut. Siksi asiakirjojen hallinnan siirtäminen digitaaliseen ja suunnitelmalliseen muotoon on oleellista.

Asiakirjojen siirtäminen sähköiseen järjestelmään antaa mahdollisuuden parempaan hallintaan. Tällöin asiakirjojen hallinta on varmaa, järjestelmällistä ja niiden versiohistoria, sekä tehdyt muutokset ovat helposti selvitettävissä. Vaikka sähköiset järjestelmät hoitavat oman osuutensa, on edelleen ihmisten oma rooli asiassa tärkeää. Yksi yrityksessä luo asiakirjat, toisen vastuulla on niiden tallentaminen järjestelmään, kolmannen taasen päivittää asiakirjoja ja neljännen on löydettävä se helposti käytössä olevasta järjestelmästä.

Asiakirjahallinta vaatii siis taustalleen asiakirjojen elinkaareen liittyvää suunnitelmallista toimintaa, jonka tueksi tarvitaan yrityskohtaista arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS) ja tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). Arkistolain 8 § edellyttää arkistonmuodostussuunnitelman laatimista. Tässä listataan organisaation tehtävät ja niiden yhteydessä laadittavat ja saapuvat asiakirjalliset tiedot sekä näiden tietojen käsittely- ja säilytyskäytännöt. Tiedonohjaussuunnitelma puolestaan on laajennettu arkistonmuodostussuunnitelma. Tämän avulla vastataan sähköisen tiedonhallinnan tarpeisiin ja se on tärkeä apuväline sähköiseen arkistointiin siirryttäessä sekä dokumenttienhallinta-/asianhallintajärjestelmien asiakirjojen metatiedottamisessa.

Tämä koulutus soveltuu yrittäjille ja henkilöille, jotka ovat vastuussa yrityksen asiakirjoista ja niiden hallinnasta. Koulutus soveltuu myös tilanteeseen, jossa yritys suunnittelee esimerkiksi asiakirjojen siirtämistä sähköiseen järjestelmään.

Koulutuksessa käydään läpi muun muassa seuraavia näkökulmia:

• Arkistointiin kytkeytyvän lainsäädännön ydinkohdat
• Arkistoimisen kehittäminen ja erilaiset säilytysajat, joita yrityksen on hyvä huomioida
• Asiakirjojen tiedon muodostuminen, niiden käsittely ja hallinta
• Mitä TOS, AMS ja eAMS tarkoittavat käytännössä?
• Miten tiedonohjaussuunnitelma laaditaan?
• Mitä sähköinen arkistointi tarkoittaa ja mitä kannattaa huomioida esimerkiksi sähköisen järjestelmän hankinnassa?
• Miten metatiedot liittyvät asiakirjojen hallintaan, mitä ne meille kertovat?
• Asiakirjojen hallinta tietojärjestelmissä
• Asiakirjoihin liittyvä elinkaariajattelu
• Mitä kannattaa ja pitää huomioida tietosuojan ja tietoturvan osalta?
• Miten käyttöoikeudet ja pääsynhallinta liittyvät myös asiakirjojen hallintaan?
• Vastuiden määrittäminen asiakirjahallinnalla

Näitä aiheita lähestytään sekä teorian, lainsäädännön, että käytännön tasolla, mahdollisimman käytännönläheisesti. Koulutuksen jälkeen yritys on tietoisempi siitä, millaisia asioita ja näkökulmia sen kannattaa huomioida oman asiakirjahallinnan organisoinnissa ja digitalisoinnissa.

Laitevaatimukset ja aiempi osaaminen:

• Koulutus järjestetään etäyhteyksin Google Meet palvelussa, johon koulutukseen ilmoittautuneet saavat kutsun sähköpostitse viimeistään kahta päivää ennen tapahtumaa.
• Koulutukseen osallistutaan omalta tietokoneelta käsin, jossa on web-kamera/mikrofoni, jolloin pystyt osallistumaan koulutukseen ja esittämään kysymyksiä kouluttajalle.

AIKA JA PAIKKA: ETÄKOULUTUS TO 2.6.2022 KLO 17-20:30 JA KE 8.6.2022 KLO 17-20:30 (2 x 3,5 h)

ILMOTTAUTUMISET: 25.4.2022 MENNESSÄ: bit.ly/paperistadigiin

HINTA: MAKSUTON. (ovh. norm. 120 €) (koulutukseen voivat osallistua AINOASTAAN pk-yritykset ja yritysten henkilöstö Pohjois-Savon alue, henkilöstön määrä 1–249; tuettu koulutus kerryttää de minimis -tukea.)

Ilmoittautumisajan jälkeen tulleista peruutuksista tai perumatta jätetyistä ilmoittautumisista perimme koulutuksen normaalin ovh. suuruisen osallistumismaksun (peruutus viikkoa ennen koulutusta).

HUOM: Koulutus toteutuu, mikäli osallistujia on vähintään 10 henkilöä.

Kouluttaja: Heidi Ilmonen. Heidi on perustanut Salus Qualitas Consulting Oy kollegansa kanssa vuonna 2013. Oman asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän rakentaminen toi eteen erilaiset tietosuojaan ja tietoturvaan sekä digitalisaatioon liittyvät kysymykset, jotka vaativat aiheeseen perehtymistä ja käsitteiden järkiperäistämistä.

JÄRJESTÄJÄ: Yrityksen osaajat menestyvät -palvelu, joka on pääosin Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Pohjois-Savon liiton rahoittama. Lisätietoa www.yrittajat.fi/yom ja Facebookissa YOM-palvelu.

LISÄTIETOJA: Kouluttaja Heidi Ilmonen, heidi@sqcoy.fi tai Projektikoordinaattori Niko Knuutinen, p. 050 476 2093 tai niko.knuutinen@yrittajat.fi