Infopaketti tulorekisteristä – mikä muuttuu vuoden alussa?

Palkat 1.1.2019
– tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot palkoista ja ansiotuloista

Etuudet 1.1.2020
– myös eläke- ja etuustiedot ilmoitetaan

Tietojen ilmoittaminen:

– Tekninen rajapinta. Palkkahallinnon järjestelmästä voidaan rakentaa tekninen rajapinta tulorekisteriin. Teknisen rajapinnan käyttöä varten tarvitaan varmenne, joka annetaan yritykselle tai sen puolesta asioivalle tilitoimistolle tai muulle kumppanille.

– Sähköinen asiointipalvelu. Tietoja voi toimittaa kahdella tavalla: lataamalla tiedostoja tai syöttämällä yksittäisen ilmoituksen tiedot verkkolomakkeella. Asiointipalveluun kirjaudutaan verkkopankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla.

– Ilmoittamiseen voi käyttää myös verottajan Palkka.fi-palvelua, joka on pientyönantajille tarkoitettu maksuton palkanlaskennan ja viranomaisilmoitusten palvelu.

– Paperilomakkeella vain erityisestä syystä.

– Tiedot ilmoitetaan maksukohtaisesti.

– Ilmoittamisaika on maksupäivä + 5 päivää.

Yksi iso muutos on, että eri tulolajit eritellään viranomaisille eli tulorekisteriin hyvinkin tarkasti. Tulorekisteriin pitää ilmoittaa esimerkiksi palkalliset ja palkattomat poissaolot.

Profitcountin kirjanpitäjä Annukka Miikki laskee, että jatkossa tulot eritellään liki 40:een eri lajiin.

– Ja näistä pitäisi saada asiakkaalta tarvittavat tiedot jokaisen palkanmaksun yhteydessä, hän huomauttaa.

Tilitoimistoyrittäjä Markus Seppänen neuvookin yrittäjiä keskustelemaan tulorekisteristä etukäteen paitsi palkanlaskijoiden myös kaikkien työntekijöiden kanssa.

– Muutokset onnistuvat paremmin, kun jokainen ymmärtää hyödyt ja miksi muutokset tehdään.

Tietoja käyttävät 1.1.2019:

– Verohallinto
– Kela
– työttömyysvakuutusrahasto (TVR)
– työeläkelaitokset ja ETK

Vuonna 2020 mukaan mm. TEMin hallinnonala, Tilastokeskus, Koulutusrahasto, vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat ja työsuojeluviranomainen.
Viranomaiset ja muut tiedon käyttäjät saavat tulorekisteristä vain sen tiedon, mihin he ovat oikeutettuja ja mitä he tarvitsevat toiminnassaan.

Mitä hyötyä?

– Tulorekisteri korvaa nykyisin mm. verohallinnolle, työeläkelaitoksille ja työttömyysvakuutusrahastolle toimitettavia vuosi-ilmoituksia.
– Rekisteri korvaa myös työnantajilta ja tulonsaajilta pyydettyjä palkkaselvityksiä ja -todistuksia.
– Viranomaisasiointi nopeutuu. Esimerkiksi etuuspäätökset perustuvat ajantasaisempaan tietoon. Paperiset palkkalaskelmat erilaisten hakemusten liitteenä voidaan unohtaa.

Yrittäjä

– Ilmoita itsellesi maksamat palkat, jos yrityksesi on oy, ay tai ky.
–Jos olet yksityinen elinkeinonharjoittaja eli sinulla on toiminimi, et voi nostaa palkkaa yrityksestäsi. Voit tehdä yrityksestäsi yksityisnostoja, niitä ei ilmoiteta tulorekisteriin.

Työnantaja

– Ilmoita työntekijöiden palkat, palkkiot, luontoisedut ja kustannusten korvaukset.
– Tiedot on ilmoitettava jokaisen palkanmaksun jälkeen.
– Tiedot on ilmoitettava viiden kalenteripäivän kuluessa maksutapahtumasta.
– Tulorekisteriin on ilmoitettava kaikki maksetut korvaukset, euromääräistä alarajaa ei ole.

Usein kysyttyä:

Mihin valtuuksia tarvitaan?
Valtuuksia tarvitaan tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa, kun henkilö tai yritys haluaa valtuuttaa toisen henkilön tai yrityksen asioimaan tulorekisterissä puolestaan.

Millä tulolajilla ilmoitetaan työntekijälle maksettava korvaus oman puhelimen käytöstä?
Puhelimen käytöstä maksettu korvaus ilmoitetaan tulolajilla 353 (Veronalainen kustannusten korvaus).

Voiko palkkaennakkoa maksaa enää vuodenvaihteen jälkeen?
Voi maksaa. Myös palkkaennakko on ilmoitettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä sen maksupäivästä. Palkkaennakko vähennetään bruttopalkasta varsinaisena palkanmaksupäivänä. Tulorekisteriin jo ilmoitettua palkkaennakkoa ei saa ilmoittaa uudelleen varsinaisena palkanmaksupäivänä.

Milloin luontoisedut pitää ilmoittaa tulorekisteriin?
Luontoisedut ilmoitetaan tulorekisteriin silloin, kun ne on annettu palkansaajan käyttöön. Jos palkansaajalle ei ole samalla maksettu rahapalkkaa, luontoisedun tiedot ilmoitetaan kuukausittain. Esimerkiksi tammikuun luontoisetu on ilmoitettava viimeistään 5. helmikuuta.

Kaikki ovat kesälomalla, miten tiedot voi ilmoittaa?
Tiedot voi toimittaa tulorekisteriin myös ennen suorituksen maksupäivää, esimerkiksi suoraan palkka-ajosta. Tiedot voi ilmoittaa aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.

Hae varmenne 14.12. mennessä

Tulorekisterin varmenne on nyt haettavissa, mutta kaikkien tulorekisterin käyttäjien ei välttämättä tarvitse hakea sitä. Varmenne on haettava vain siinä tapauksessa, jos yrityksellä on käytössään palkkahallintojärjestelmä, josta on rakennettu sähköinen yhteys eli tekninen rajapinta tulorekisteriin.

Yrityksen on ensin selvitettävä palkkahallintojärjestelmän toimittajalta, miten ilmoittaminen tulorekisteriin on järjestelmästä hoidettu. Tämän jälkeen tarvittaessa haetaan varmennetta.

Varmennehakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä 1.11.-14.12. arkisin klo 9-15 tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.

Tarkempaa tietoa löytyy Verohallinnon tulorekisteri-sivuilta.

Lue lisää tulorekisteristä myös Yrittäjäsanomista 6/2018.

toimitus (at) yrittajat.fi