Kaupparekisterilaki muuttuu – Tätä se tarkoittaa yrityksille

Uudella kaupparekisterilailla pyritään parantamaan kaupparekisterin tietojen ajantasaisuutta. Lakia aletaan soveltaa vaiheittain siten, että osa uusista säännöksistä tulee voimaan vuosina 2025–2026.

Uuden lain mukaan toiminimiyrittäjän ei pääosin enää tarvitse rekisteröityä kaupparekisteriin, mutta halutessaan hän voi niin tehdä.

– Tällä hetkelläkään kaikkien toiminimiyrittäjien ei tarvitse rekisteröityä kaupparekisteriin. Varsin monet toiminimiyrittäjät ilmoittautuvat sinne silti. Syynä voi olla, että yrityksen virallinen toiminimi halutaan rekisteröidä. Rekisteröityä voidaan haluta myös sen vuoksi, että toiminta näyttää uskottavalta ja luotettavalta. Rekisteröitymällä voi myös hakea yrityskiinnitystä luoton vakuudeksi. Esimerkiksi näistä syistä toiminimiyrittäjän kannattaa pohtia, olisiko sittenkin perusteltua rekisteröityä lakimuutoksesta huolimatta, Suomen Yrittäjien lainsäädäntöasioiden päällikkö Tiina Toivonen kertoo.

Toiminimiyrittäjän ilmoittautuminen kaupparekisteriin on jatkossakin pakollista muun muassa silloin, kun yritystoiminnassa käytetään toiminimeä, jolle yrittäjä haluaa yksinoikeuden. 

Jatkossa yksityinen elinkeinoharjoittaja olisi kaupparekisterilain nojalla velvollinen rekisteröitymään kaupparekisteriin vain, jos elinkeinonharjoittajan olisi kirjanpitolain nojalla ilmoitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi. Tämä edellyttäisi, että kyseessä on kirjanpitolaissa määriteltyä pienyritystä suurempi yritys.

– Muutos ei vaikuttaisi miltään osin yksityisen elinkeinonharjoittajan velvollisuuteen ilmoittautua Verohallinnon ylläpitämiin rekistereihin, kuten arvonlisäverovelvollisten rekisteriin tai työnantajarekisteriin, Toivonen sanoo.

Seuraamuksia laiminlyönneistä

Jos osakeyhtiö ei ilmoita tilinpäätöstä kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, PRH perii käsittelymaksun. Tulevaisuudessa PRH perii tilinpäätöksen myöhästymismaksun, jonka määrä tulee olemaan nykyistä maksua suurempi.

Tilinpäätöksen kokonaan ilmoittamatta jättämisestä peritään jatkossa erillinen maksu. Nykyisen lainsäädännön perusteella tilinpäätöksen ilmoittamisen laiminlyöminen voi johtaa myös osakeyhtiön tai osuuskunnan poistamiseen kaupparekisteristä. Tulevaisuudessa yritys voidaan poistaa rekisteristä myös, jos se ei ilmoita kaupparekisteriin tietoja tosiasiallisista edunsaajistaan (omistajistaan).

Kaupparekisteritietojen tarkistamisesta pakollista

Vuodesta 2026 alkaen osakeyhtiöiden ja osuuskuntien täytyy tarkistaa rekisteröidyt tietonsa vuosittain. Tarkastamisvelvollisuus on myös eurooppayhtiöillä, eurooppaosuuskunnilla ja ulkomaisilla elinkeinonharjoittajilla, jotka ovat perustaneet sivuliikkeen Suomeen.

Jos kaupparekisteriin merkittyjä tietoja ei tarkisteta, PRH voi määrätä yritykselle laiminlyöntimaksun.

– Kaupparekisteri on julkinen rekisteri, ja rekisteritietojen ajantasaisuus ja oikeellisuus on tärkeää. Kaupparekisterissä on melko paljon toimimattomia yrityksiä. Aina yritykset eivät tiedosta tai muusta syystä lähetä tilinpäätöstietoja. Viime kädessä yritys voidaan poistaa rekisteristä, Tiina Toivonen sanoo.

Vuodesta 2026 alkaen kaikkien yritysten (paitsi toiminimiyrittäjien eli yksityisten elinkeinonharjoittajien, yhdistysten ja säätiöiden) täytyy ilmoittaa tiedot kaupparekisteriin sähköisesti YTJ-palvelussa. Sähköisen asioinnin pakollisuus koskee perustamis-, muutos- ja lopettamisilmoituksia sekä tilinpäätöksiä.

Tiina Toivosen mukaan sähköinen asiointi on ollut mahdollista jo useita vuosia.

– Itse asiassa sähköinen asiointi on jo hyvin korkealla tasolla. Esimerkiksi osoite- ja yhteystietomuutoksissa ja osakeyhtiöiden perustamisissa.

Vuonna 2017 sähköiseen asiointiin lisättiin mahdollisuus tehdä yksityisen elinkeinonharjoittajan perustamisilmoitus sähköisesti. Vuonna 2021 lähes kaikki yksityisten elinkeinonharjoittajien perustamisilmoitukset tehtiin sähköisesti (96,3 prosenttia).