Missä ne hankinnat luuraa? Näin saat tietoa hankinnoista ja pääset kiinni kauppaan

Julkinen asiakas, kuten kunta, on yritykselle vakaa ja luotettava kumppani, jonka asiakkuus osoittaa muillekin potentiaalisille asiakkaille, että yritys on läpäissyt kilpailutusseulan vaatimukset. Hyvä tarjous julkiseen kilpailutukseen täyttää asetetut vaatimukset, vastaa kaikkeen pyydettyyn ja vain pyydettyyn – ja on tehty ajoissa. Tarjoamiseen tarvitaan siis valmistautumista ja sen tueksi tietoa.

Vaikket olisi ennen ollut mukana julkisissa kilpailutuksissa, kannattaa rohkeasti kokeilla. Parhaimmillaan se johtaa uusiin kauppoihin, vähintäänkin saat kokemusta ja teet yritystäsi tunnetummaksi julkisille ostajille seuraavia tarpeita varten. Päijät-Hämeen Yrittäjien hankintaneuvoja Jenni Vesanen vinkkaa mistä saat tietoa päästäksesi alkuun. Hollolan kunnan nettisivuilla tietoa kunnan hankinnoista on roimasti, elinkeinopäällikkö Sari-Anna Vilander ja hallintopäällikkö Kaija Manninen kertovat tästä tarkemmin.

Ota Hilma vakikaveriksi

-Hankinnoista kiinnostuneelle ehdoton tietolähde on Hilma, maksuton hankintojen valtakunnallinen ilmoituskanava, joka löytyy osoitteesta www.hankintailmoitukset.fi, muistuttaa hankintaneuvoja Jenni Vesanen.

Hilmassa ilmoitetaan kansalliset ja EU-hankinnat, osa kunnista julkistaa myös pienhankintoja Hilmassa. Hilman hankintailmoituksissa on mukana tarjouspyyntö tai tieto siitä, mistä tarjouspyyntö löytyy. Kunnilla on usein käytössä varsinainen sähköinen kilpailutusjärjestelmä, kuten Tarjouspalvelu tai HankintaSampo, joiden kautta tarjouspyynnöt julkaistaan ja tarjoukset jätetään.

-Kun rekisteröidyt Hilmaan, voit tehdä käteviä hakuvahteja valitsemiesi kriteerien mukaan; tiedot sinua kiinnostavista hankinnoista napsahtavat suoraan sähköpostiisi, vinkkaa Vesanen. -Jos kaipaat tässä opastusta, kysy hankintaneuvojalta.

Kurkkaa kunnan sivuille: Hollola panostaa avoimuuteen

-Hankintatietoa voi löytyä myös kuntien nettisivuilta, usein kohdasta ”Työ ja yrittäminen” tai ”Strategia ja talous”, muistuttaa Vesanen. -Tarjolla voi olla tietoa mm. avoimista tarjouspyynnöistä, kunnan hankintaohjeesta sekä hankinnoista vastaavista henkilöistä. Tiedon laajuus ja esillepanotapa vaihtelevat kunnittain.

Hollolan kunnan nettisivuilla tietoa on tarjolla runsaasti ja avoimesti. Esillä on hankintojen vuosikello, hankintojen sitoumusluettelo, linkit sähköisiin Tarjouspalvelu- ja Pienhankintapalvelu-kilpailutusjärjestelmiin, joihin kunnan tarjouspyynnöt tulevat, sekä kunnan hankintalinjaukset ja -ohjeet.

-Haluamme toimia yritysystävällisesti ja noudattaa avoimuuden periaatetta kaikessa toiminnassamme. Toivomme, että julkistamalla nämä tiedot voimme edistää yrittäjien ja myös kuntalaisten tietoisuutta siitä, miten kunnan hankintoja hoidetaan ja miten verovaroja käytetään kunnan hankinnoissa. Sitoumusluettelon kautta haluamme viestiä siitä, että paljon kunnan hankinnoista on jo hoidettu sopimuspohjaisesti, valottaa Hollolan hallintopäällikkö Kaija Manninen kunnan toimintatapaa.

Kerro kiinnostuksestasi, ota somekin seurantaan

Miten hankinnoista kiinnostuneen yrityksen kannattaisi näitä hyviä ”työkaluja” sitten hyödyntää?

-Toivomme, että yrittäjät ovat hereillä ja seuraavat vuosikelloa. Näin yritykset osaavat odottaa, milloin tarjouspyynnöt tulevat verkkoon, vinkkaa Kaija Manninen. -Toivomme myös, että yrittäjät olisivat aktiivisia, jos ovat kiinnostuneita joistakin kilpailutuksista, joita vuosikellossa on, ja voisivat ottaa ennakoiden yhteyttä kunnan yhteyshenkilöihin ja ilmaista kiinnostuksensa mm. pienhankintoihin.

Mannisen mukaan kunta on saanut nettisivutiedotuksestaan hyvin vähän palautetta, mutta kaikki saatu on ollut pelkästään positiivista.

-Kunta tiedottaa hankintasivuista melko säännöllisin väliajoin niin sosiaalisen median kuin myös uutiskirjeen kautta – tietysti paikallinen yrittäjäyhdistys huomiotägäten, kertoo Hollolan elinkeinopäällikkö Sari-Anna Vilander.

Vilander kertoo saavansa aina silloin tällöin kritiikkiä ja toiveita tiedottaa yrityksille erikseen tulevista hankinnoista ja käynnistyvistä kilpailutuksista esim. sähköpostitse. -Hollolassa on noin 2700 aktiivista yritystä, jotka hajaantuvat erittäin monelle toimialalle, eli tämän kaltainen tiedottaminen olisi erittäin haasteellista eikä oikeastaan edes mahdollista, toteaa Vilander.

-Aktiiviset yrittäjät käyvätkin säännöllisesti kurkistamassa, onko tullut mitään uutta, ovat tilanneet hankintahälytyksiä eri toimijoilta ja tekevät mm. Hilmaan oman toiminta-alueensa ja toimialansa hakuja.

Vilander myöntää, että tunnettuutta ja näkyvyyttä kunnan hankintatiedottamiselle pitäisi saada toki lisää ja sitä kautta yrityksiä hyödyntämään tietoja ja työkaluja. -Kunnan hankintanettisivut löytyvät kyllä helposti esim. Google-haulla ”hankinnat Hollolan kunta” – https://www.hollola.fi/hankinnat-ja-kilpailutukset rohkaisee elinkeinopäällikkö.

Pohjusta myyntiä yritystilaisuuksissa, älä missaa markkinavuoropuheluja

Kunnat, elinkeinoyhtiöt ja muut toimijat järjestävät yrityksille ja yrittäjille suunnattuja tilaisuuksia. Vaikka hankinnat eivät olisikaan tilaisuuden aiheena, kannattaa silti osallistua: voit tutustua kunnan edustajiin, tehdä yrityksesi tuotteita ja palveluja tutuksi, tai kenties tavata tulevia kumppaneita, joiden kanssa voisit joskus tarjota kilpailutukseen ryhmittymänä. Verkostoituminen on siis tulevan myynnin pohjustamista, myös julkisissa hankinnoissa.

Ja jos hankinnan tiimoilta järjestetään markkinavuoropuhelu, osallistu. Se ei sido yritystä tarjouksen jättämiseen, mutta keskustelussa ostaja voi kertoa mitä tarvitsee ja miksi, ja yritykset voivat kertoa ratkaisuista, joita on tarjolla. Lopputuloksena on parhaassa tapauksessa entistä parempi tarjouspyyntö ja kaikkien osapuolten kannalta sujuva hankintaprosessi. Yrittäjänä sinä olet oman alasi asiantuntija.

• Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan esimerkiksi valtion, kuntien, kuntayhtymien, valtion liikelaitosten ja kunnallisten osakeyhtiöiden tekemiä ostoja: oman tekemisen sijasta tavarat, ratkaisut ja palvelut ostetaan tai vuokrataan ulkopuoliselta.
• Hankintalakia ja sen kilpailutusvaatimuksia sovelletaan vain kansalliset kynnysarvot ja EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Kynnysarvojen alle jääviin ns. pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, vaan ne voidaan kilpailuttaa kevyemmillä menettelyillä, kunnan hankintaohjeiden ja toimintasääntöjen mukaan. Kaikissa hankinnoissa täytyy silti noudattaa hankintalain perusperiaatteita: avoimuutta, tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja suhteellisuutta.
• Yrittäjien hankintaneuvontapalvelu tarjoaa yrityksille ja julkisille hankkijoille yleisen tason neuvontaa ja opastusta mm. tarjouskilpailuun osallistumisesta, hankintaprosesseista ja sähköisistä kilpailutusjärjestelmistä:
• Päijät-Hämeen Yrittäjien hankintaneuvoja, järjestöpäällikkö Jenni Vesanen
  jenni.vesanen@yrittajat.fi
  050 576 5503