Rakennussunnittelija pääsi eroon 150 kilosta paperia – Yrittäjän kannattaa miettiä omia digipalveluiden tarpeita ja resursseja tarkkaan
Digitaalisia palveluita ja ratkaisuja on paljon, eikä aina ole helppo valita, mikä niistä palvelee itseä ja omaa liiketoimintaa parhaiten.
Digitalisaation mukanaan tuomat muutostarpeet askarruttavat yrittäjiä. Samaan aikaan digitaaliset palvelut ja työvälineet sujuvoittavat arkea, mutta kehityksessä voi olla vaikea pysyä mukana. Palveluita ja ratkaisuja on paljon, eikä aina ole helppo valita, mikä niistä palvelee itseä ja omaa liiketoimintaa parhaiten.
Rakennussuunnittelupalveluita tarjoavan Planimon Mika Korhola kertoi omista ratkaisuistaan Yrittäjien Espoossa järjestämässä digikoulussa marraskuussa. Hänellä tarve digitaalisiin ratkaisuihin lähti siitä, että projektihallinta ja -materiaali oli saatava helpommin saavutettavaksi sidosryhmille ja toimiston etätyö mahdolliseksi. Myös arkistoitavalle paperille oli tehtävä jotakin.
Korholan alalla on tietojen arkistointivelvollisuus, mikä tarkoittaa paljon paperia. Korhola on kuitenkin onnistunut luomaan itselleen jos ei täysin paperitonta, ainakin minimipaperillisen työympäristön.
– Olen päässyt eron 150 kilosta A4-paperisaastetta. Olen arkistoinut 700 projektia sähköiseen muotoon, Korhola kertoo.
Rakennussuunnittelu on perinteisesti ollut hyvin paperikeskeinen ala. Korhola kertoo, että 1990-luvun lopussa alalla pienimmätkin suunnittelutoimistot alkoivat projektikirjauksia digitaalisesti ja siirtämään suunnittelua digitaalisiin työkaluihin.
Korhola aloitti Access-pohjaisen tuntiseurannan ja pdf-laskutuksen vuonna 2010. Kokonaan sähköiseen projektihallintaan hän siirtyi vuonna 2013.
Reilu kymmenen vuotta sitten hän teetätti Access-ohjelmistopohjaisen tuntikirjanpito-ohjelman itselleen, ja niitä peruja on käytössä edelleen. Nykyään alan viranomaisetkin ovat lähteneet mukaan digitalisiin palveluihin, mikä helpottaa paperitonta arkea.
Yksinkertaista digitaalisiin palveluihin siirtyminen ei aina ole. Planimo teetti Laurea-ammattikorkeakoulussa tilaustyönä paperiton toimisto -hankkeen, jonka piti kestää yhden lukukauden.
– Hankkeeseen meni lopulta kolme lukukautta, sillä aluksi piti miettiä, mitä paperiton toimisto tarkoittaa ja miten paperia korvataan. Siirtyminen täytyy suunnitella, Korhola sanoo.
Korhola neuvoo jokaista miettimään omia tarpeitaan, resursseja ja hyötyjä, mikä on itselle digitaalisissa ratkaisuissa oleellista.
– Helpoiten ratkaistavat kannattaa hoitaa ensimmäisenä pois alta. Liian isoa kakkua tai kaikkea ei kannata yrittää ratkaista kerralla, Korhola sanoo.
Oma kysymyksensä on palveluntarjoajan ja digitaalisen ratkaisun valinta. Käytettävyys, hinta, tietoturva ja monta muuta kysymystä tulee vastaan valintoja tehdessä.
Korhola on päätynyt vastaamaan kaikesta itse. Ainoastaan sähköposti on Elisan pilvipalvelussa.
– Olen miettinyt, että mitä jos pilvipalveluntarjoaja lakkaa olemasta tai haluat vaihtaa palveluntarjoajaa. Miten vaihtaminen onnistuu ja miten saan tietoni turvallisesti siirrettyä? Siksi pidän kaiken omissa näpeissäni. Siinäkin on toki riskinsä. Vastaan järjestelmän haavoittuvuudesta ja tietoturvasta sekä toimivuudesta itse, Korhola kertoo.
