Työntekijän varoittaminen ennen mahdollista työsuhteen päättämistä

Yrityksessämme työskentelee henkilö, joka jättää useasti työnsä tekemättä, myöhästelee ja suhtautuu välinpitämättömästi esimiehensä ohjeisiin sekä kehotuksiin. Miten meidän työnantajana tulisi toimia, mikäli henkilön työsuhde halutaan päättää?

Työntekijän irtisanominen voi tapahtua ns. individuaaliperusteella (työntekijän henkilöön liittyvä syy) tai kollektiiviperusteella (esim. yrityksen toimintaan liittyvä taloudellinen syy). Individuaaliperusteinen irtisanominen ei lähtökohtaisesti ole mahdollista ilman työntekijän varoittamista.

Työsopimuslain mukaan työsuhteesta johtuvia velvoitteitaan rikkonutta tai laiminlyönyttä työntekijää ei saa irtisanoa, ennen kuin työntekijälle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Velvollisuus varoittaa ennen irtisanomista on vahva pääsääntö. Varoitusta ei tarvita ainoastaan sellaisissa poikkeuksellisissa tilanteissa, joissa työntekijän rikkomus on moitittavuudeltaan niin vakava, että työnantajalta ei voida kohtuudella edellyttää työsuhteen jatkamista. Jos työsuhteen päättämistä joudutaan harkitsemaan, irtisanominen on aina ensisijainen keino työsuhteen purkamiseen eli välittömään päättämiseen verrattuna.

Miten varoittaminen tulee käytännössä hoitaa?

Varoitus on aina syytä antaa kirjallisesti. Jos tapahtumista syntyy myöhemmin erimielisyyttä, suulliset puheet saatetaan tulkita myöhemmin huomautuksiksi. Työntekijän virheeseen tai laiminlyöntiin tulee puuttua nopeasti sen jälkeen, kun rikkomus on tullut työnantajan tietoon. Lisäksi varoituksessa tulee pyrkiä yksilöimään riittävän konkreettisesti se työntekijän teko tai laiminlyönti, johon työnantajan moite kohdistuu. Varoituksen perusteena ei voi olla vain maininta ”työvelvoitteiden laiminlyönti”, koska tämänlainen yksilöinti ei tarkoita oikeasti mitään. Yksilöinnin lisäksi on hyvä pitää mielessä, että varoituksen tulee kohdistua sellaisiin asioihin, joilla on työsuhteen osapuolten kannalta työpaikalla oikeasti merkitystä. 

Varoituksen tarkoituksena on oikeudellisesti (i) kiinnittää työntekijän huomio työnantajan havaitsemaan epäkohtaan, (ii) osoittaa työntekijälle työnantajan moite sekä (iii) antaa työntekijälle mahdollisuus parantaa tapansa. Jos työntekijän menettely on toistunut samanlaisena jo varoituksen antamishetkellä, varoituksessa voi viitata aiempiinkin ongelmakohtiin. Varoitukseen on syytä aina liittää selväsanainen uhka siitä, miten työnantaja voi menetellä rikkeen toistuessa, toisin sanoen, että työsuhde voidaan tarvittaessa päättää varoituksessa yksilöidyn teon tai laiminlyönnin toistuessa.

Kun työntekijää varoitetaan, työnantajalle pitäisi jäädä dokumentaatio siitä, että työntekijä on saanut varoituksen tiedokseen, koska tästäkin voi tulla myöhemmin riitaa. Paras osoitus tiedoksiannosta on työntekijän oma kuittaus, jossa hän ilmoittaa saaneensa varoituksen tiedokseen ja ymmärtää varoituksen merkityksen. Jos työntekijä ei suostu allekirjoittamaan, työnantajan on ”turvallisinta” ottaa puhutteluun mukaan todistaja, joka voi todistaa varoituksen antamisen työntekijälle.

Kuinka pitkään työntekijälle annettu varoitus ”on voimassa”?

Vaikka työnantaja olisi menetellyt varoituksen antaessaan oikeaoppisesti, usein törmätään käytännössä siihen, että työnantajat kuvittelevat varoitusten olevan voimassa ikuisesti. Varoitus kuitenkin vanhenee. Mitään yksiselitteistä aikaraamia vanhenemiselle ei ole ja arviointi on tässäkin aina tilannesidonnaista. Jos varoituksen antaminen on liittynyt työntekijän työstä myöhästelyyn ja varoituksen antamisen jälkeen useampi kuukausi on mennyt ilman myöhästelyjä, käytännössä työntekijä on tällöin korjannut menettelynsä varoituksen saatuaan. Jos rike uusiutuu paljon myöhemmin, varoitus tulee antaa uudelleen, jotta sillä olisi oikeaa merkitystä työntekijää myöhemmin irtisanottaessa.

Käytännön elämässä mietitään usein myös, riittääkö yksi varoitus vai pitäisikö varoituksiakin olla useampia ennen työsuhteen päättämistä. Tähänkään ei ole yksiselitteistä vastausta. Jos kerran annettu varoitus on ollut tuore ja siinä yksilöity rike toistuu pian, irtisanomiskuuleminen voi olla perustellusti seuraava liike. Jos työntekijä taas on riitauttanut ensimmäisen varoituksen ja kokonaistilanne on epäselvä, toinen varoitus ennen työsuhteen päättämistä saattaa olla hyvinkin paikallaan. Olosuhteet ratkaisevat, mikä menettelytapa on kulloinkin sopiva.

Teksti: Peter Rasmussen

asianajaja, toimitusjohtaja

Asianajotoimisto Alfa Oy

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran Pirkanmaan Yrittäjä -lehdessä 11.2.2023