Viestintä on hankinnan a ja o – Hankintayksiköiden viranhaltijat oppimassa pk-yrityksille sopivia hankintatapoja

Yritykselle julkisessa hankinnassa menestyminen voi olla tärkeä referenssi ja meriitti, kun haetaan kasvua. Hankinnassa voi menestyä, jos hankinnan valmistellut hankintayksikkö on onnistunut asettamaan riman juuri oikealle korkeudelle. Noin 70 viranhaltijaa kouluttautui hankintoihin Yrittäjäjärjestöjen webinaarissa 9.5.

Yrittäjät tuumaavat ajoittain, että hankinnassa tarjoajalta vaaditaan ihmeitä.

– Jonkin verran yrittäjät kokevat, että julkinen sektori tuntuu keksivän aina vain vaikeampia kriteereitä kilpailutuksiin, mikä tekee pk-yritykselle mahdottomaksi osallistumisen, kertoi Pirkanmaan Yrittäjien hankintaneuvoja Ulla Tirronen.

– Viestimällä tulevista hankinta-aikeista vähennetään kitkaa, Tirronen vinkkaa.

Neljän alueellisen Yrittäjäjärjestön 9.5. hankintayksiköille järjestämä koulutus sai linjoille 70 viranhaltijaa. He halusivat kuulla, kuinka juuri heidän tekemänsä hankinta imuroi tarjouksia lukuisilta pk-yrityksiltä. Kysymyksiä esitettiin ryhmittymänä tarjoamisesta sekä työllistämisehdon käytöstä. Molemmat voivat toimia myös pk-yrityksille, mutta vain huolellisen markkinavuoropuheluvaiheen kanssa.

Koulutuksen järjestivät yhdessä Uudenmaan, Pirkanmaan, Kainuun, Hämeen sekä Päijät-Hämeen Yrittäjät. Lisää on tulossa: syksyn yhteiskoulutukset julkaistaan pian.

Yrittäjäjärjestöjen yhdessä tarjoamat maksuttomat hankintakoulutukset ovat avoimia kaikille. Ne ovat osa hankintaneuvontaa, jota joka alueen Yrittäjäjärjestö maksutta tarjoaa. Neuvonnan tarkoituksena on edistää pienten yritysten parempaa mukaanpääsyä vuotuisesti noin 50 miljardin euron markkinaan, jonka julkiset hankinnat luovat.

Paljon hyviä tarjouksia on ihannetilanne

Hankintayksiköt haluavat, että kilpailutukseen saapuisi runsain mitoin pyydetyn mukaisia tarjouksia. Miten niitä sitten saadaan?

Hyvällä viestinnällä ja vuorovaikutuksella. Hankinnat ovat julma peli siinä mielessä, että jos tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä, se on hylättävä. Yrittäjän on vaikea taipua ajoissa tarjouspyynnön mukaiseksi, jos tämä kuulee hankinnasta vasta kun se on julkaistu Hilmassa.

– Yrittäjien tyypillisimmät kysymykset hankintaneuvontaan ovat: ”Mikä on markkinavuoropuhelu? Mikä on kysymys- ja vastausaika? Onko tämä edes tarkoitettu pienyrittäjälle vai halutaanko tarjouksia vain suuremmilta yrityksiltä?, kertoo Tirronen.

Hankintayksikön on hyvä hoksata, että tällaiset kysymykset mielessään yrittäjät pohtivat tarjouksen jättöä. Tirronen suosittaakin hankintayksiköille seuraavia keinoja:

Käydään jatkuvaa vuoropuhelua sekä markkinavuoropuheluita hankintayksikön ja yritysten kesken

• Esim. säännöllisiä hankintatreffejä tai kunnan ja yrittäjien aamukahveja: Joillakin alueilla on pysyviä työryhmiä tai vastaavia tai muita tapoja käydä jatkuvaa keskustelua ja hankinnoista
• Kilpailutusten yhteydessä käydään markkinavuoropuheluita (tilaisuuksia, tarjouspyyntöasiakirjaluonnosten kommentointia ym.)
• Pohtikaa, että onko käytössä tapoja, joilla voit olla yhteydessä hankintojen ”välillä” yrittäjiin, jotka tarjoavat kilpailutuksissanne ja käydä jatkuvaa keskustelua esimerkiksi sähköisesti.

Kaipaatko lisää tietoja ja vinkkejä? Uudenmaan Yrittäjien hankintaneuvoja on käytössäsi – maksutta.

Satu Grekin, hankintaneuvoja,
satu.grekin@yrittajat.fi, 050 550 3488