Laskutus

Yrityksesi laskutus pitää panna kuntoon jo ennen toiminnan käynnistämistä. Keräsimme yhteen, mitä uuden yrittäjän tulee tietää laskutuksesta.

Lasku on hyvä lähettää heti sen jälkeen, kun olet toimittanut tuotteen tai palvelun asiakkaallesi. Kun laskutat nopeasti, annat ammattimaisen kuvan yrityksestäsi – ja varmistat, että sinulle kuuluvat rahat eivät makaa muiden tileillä korkoa kasvamassa.

Miten laskutan?

Yhä useammat yritykset, yhteisöt ja viranomaiset ottavat vastaan vain verkkolaskuja. Se on kustannustehokas ja varma tapa, sillä verkkolaskussa on valmiina laskuun vaadittavat tiedot. Verkkolaskut näkyvät nopeasti molempien osapuolten taloushallinnon järjestelmissä.

Suomessa on pankkien lisäksi useita verkkolaskujen välittäjiä, joiden hinnoitteluperiaatteissa on eroja. Eroja on myös siinä, miten ne sopivat isommalle tai pienemmälle yrittäjälle tai miten ne toimivat yhteen eri pankkien järjestelmien kanssa. Eri toimijoiden käytäntöihin kannattaa siksi perehtyä kunnolla.

Aloittavalle yrittäjälle oman pankin kautta välitettävä verkkolasku on helpoin tapa, mutta on hyvä tarkistaa, mitä käytäntöjä arkistoinnissa noudatetaan, jos jostain syystä vaihdat pankkia.

Iso osa yrityksistä hyväksyy sähköpostilla pdf-muodossa saapuvat laskut. Jotkut ottavat vastaan myös paperilaskuja, mutta joutuvat usein lähettämään ne edelleen erillisen laskutuspalvelun skannattavaksi. Tämä tietää aina pientä viivettä laskun kiertoon ja tuo postituskuluja.

Netistä löytyy valmiita laskupohjia, joita voit muokata sopiviksi omalle yrityksellesi. Voit toki myös luoda oman laskupohjan yrityksesi tarpeiden mukaan.

Laskumerkinnät


On tärkeää, että opettelet alusta alkaen merkitsemään lähettämiisi laskuihin kaikki asiat oikein. Arvonlisäverolaki määrää pitkälti, mitä laskuista kuuluu ilmetä.

Laskussa tulee olla:

  • Laskun antamispäivä
  • Juokseva tunniste eli laskun numero
  • Myyjän arvonlisäverotunniste*
  • Ostajan arvonlisäverotunniste, kun käännetty arvonlisäverovelvollisuus tai tavaran yhteisömyynti
  • Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
  • Myydyn tavaran tai palvelun luonne ja määrä sekä palveluiden laajuus ja laji
  • Tavaroiden toimituspäivä, palveluiden suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
  • Maksuehto
  • Yrityksesi pankkitilin numero
  • Laskun viitenumero
  • Veron peruste verokannoittain
  • Yksikköhinta ilman veroa
  • Veron määrä
  • Merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus kyseiseen säännökseen tai merkintä ostajan verovelvollisuudesta ”käännetty verovelvollisuus”
  • Mahdolliset hyvitykset ja alennukset
  • Muutoslaskussa viittaus aiempaan laskuun

*Suomalainen arvonlisäverotunniste muodostetaan maatunnuksesta FI ja Y-tunnuksesta ilman kahden viimeisen numeron välissä olevaa väliviivaa. Jos Y-tunnus on 0765432-1, arvonlisäverotunniste on FI07654321.

Yhä useampi yritys on siirtynyt kokonaan sähköiseen laskutukseen eli verkkolaskuihin. Se on kustannustehokas tapa hoitaa yrityksen laskujen vastaanotto ja lähetys. Verkkolaskuja voivat lähettää niin pienet kuin suuretkin yritykset.

Yllä olevat laskujen tiedot kuuluvat automaattisesti laskutusohjelmien täytettäviin laskupohjiin. Jos käytät tilitoimistoa, sen palveluihin voi kuulua heidän oma laskutusohjelmansa.

Hinnat ja maksuehdot


Millaisia maksuaikoja yrittäjän kannattaa antaa laskuilleen? Entä kuinka paljon voi kohtuudella veloittaa laskutuslisää?

Lasku on hyvä lähettää välittömästi sen jälkeen, kun olet toimittanut tuotteen tai palvelun asiakkaallesi. Kun laskutat nopeasti, annat ammattimaisen kuvan yrityksestäsi – ja samalla varmistat, että sinulle kuuluvat rahat tulevat yrityksesi tilille. Hyvin hoidettu laskutus auttaa pitämään kassavirran tasapainossa.

Lain mukaan laskun maksuehto saa olla enintään 30 päivää. Maksuaika saa ylittää 30 päivää vain, jos siitä on sovittu osapuolten välillä eli lain mukaan yksipuolinen ilmoitus ei riitä maksuaikojen pidentämiseen.

Kassavirran turvaamiseksi pienyrittäjän kannattaa pyrkiä neuvottelemaan lähettämilleen laskuille mahdollisimman lyhyt maksuaika, jopa 7 päivää.

Käytännössä pk-yritykset saattavat kuitenkin joutua suostumaan yhteistyökumppaneidensa tai asiakkaidensa vaatimiin pitkiin maksuaikoihin. Pienten yritysten kassassa ei välttämättä ole isoa puskuria, jolloin tilanne saattaa vaikeuttaa omien laskujen maksua.

Kuluttajiin sovelletaan yleensä vähintään 14 päivän maksuaikaa. Jos eräpäivästä ei ole sovittu, lasku on maksettava kuukauden kuluessa sen lähettämisestä.

Kuluttaja-asiamies on linjannut, että kuluttajalta voi periä laskutuslisää vain siinä tapauksessa, että kuluttaja itse on valinnut pääsäännöstä poikkeavan maksutavan; esimerkiksi silloin kun kuluttaja toivoo käteismaksamisen sijasta, että lasku lähetetään hänelle kotiin.

Yrittäjän pitää tarjota kuluttajalle ainakin yhtä lisämaksutonta tavanomaista maksutapaa voidakseen periä laskutuslisää. Laskutuslisästä pitää myös sopia kuluttajan kanssa jo kaupanteko- tai tilausvaiheessa. Jos yrittäjä ei tarjoa todellista lisämaksutonta maksamismahdollisuutta, laskutuslisääkään ei voi periä.

Laskutuslisän on perustuttava todellisiin kuluihin eikä se saa muodostua kohtuuttoman suureksi. Lisän kohtuullisuutta arvioidaan euromääräisesti, koska laskun laatimisesta aiheutuvat kulut eivät useinkaan ole riippuvaisia laskutettavasta määrästä.

Lue lisää laskutuslisästä Kilpailu- ja kuluttajaviraston sivuilta

Yhä useammat yritykset, yhteisöt ja viranomaiset ottavat vastaan vain verkko- laskuja. Se on kustannustehokas ja varma tapa, sillä verkkolaskussa on valmiina laskuun vaadittavat tiedot. Verkkolaskut näkyvät nopeasti molempien osapuolten taloushallinnon järjestelmissä.

Suomessa on pankkien lisäksi useita verkkolaskujen välittäjiä, joiden hinnoitteluperiaatteissa on eroja. Eroja on myös siinä, miten ne sopivat isommalle tai pienemmälle yrittäjälle tai miten ne toimivat yhteen eri pankkien järjestelmien kanssa. Eri toimijoiden käytäntöihin kannattaa siksi perehtyä kunnolla.

Aloittavalle yrittäjälle oman pankin kautta välitettävä verkkolasku on helpoin tapa, mutta on hyvä tarkistaa, mitä käytäntöjä arkistoinnissa noudatetaan, jos jostain syystä vaihdat pankkia.

Iso osa yrityksistä hyväksyy sähköpostilla pdf-muodossa saapuvat laskut. Jotkut ottavat vastaan myös paperilaskuja, mutta joutuvat usein lähettämään ne edelleen erillisen laskutuspalvelun skannattavaksi. Tämä tietää aina pientä viivettä laskun kiertoon ja tuo postituskuluja.

Netistä löytyy valmiita laskupohjia, joita voit muokata sopiviksi omalle yrityksellesi. Voit toki myös luoda oman laskupohjan yrityksesi tarpeiden mukaan.

Muista huolehtia, että laskussa on kaikki tarvittavat tiedot. Lue lisää maksumerkinnöistä.

Viite- ja viivästyskorot


Jos asiakkaasi ei maksa laskua ajallaan, sinulla on oikeus periä häneltä maksun myöhästymisestä viivästyskorkoa.

Maksamattomasta laskusta alkaa kertyä viivästyskorkoa eräpäivästä lukien. Jos eräpäivä sattuu olemaan pyhäpäivä, viivästyskorkoa saa periä vasta ensimmäisestä arkipäivästä lähtien. Velvollisuus maksaa viivästyskorkoa syntyy automaattisesti. Yrityksesi ei siis tarvitse lähettää maksuvaatimusta, muistutusta tai reklamaatiota viivästyskoron juoksemisen käynnistämiseksi.

Mikäli laskussa ei ole mainittu eräpäivää lainkaan, viivästyskorko alkaa juosta, kun laskun lähetyspäivästä on kulunut 30 päivää. Kuluttajan ei kuitenkaan tarvitse maksaa viivästyskorkoa ajalta ennen laskun tai vaatimuksen saapumista hänelle.

Viivästyskoron määrä muodostuu Euroopan keskuspankin puolivuosittain määrittelemästä viitekorosta ja lisäkorosta. Viitekoron suuruus 1.1.–30.6.2021 on 0,0 %. Viitekorko on ollut tämän suuruinen vuodesta 2017 lähtien.

Lisäkoron suuruus on erilainen kuluttajakaupassa ja elinkeinonharjoittajien välisessä kaupassa. Näin ollen voit periä erilaista viivästyskorkoa myydessäsi kuluttajalle tai toiselle yritykselle.

Kuluttajalta voit periä korkolain mukaan enintään 7 %:n suuruista viivästyskorkoa eli korkoa, joka on 7 % korkeampi kuin voimassa oleva Euroopan keskuspankin määrittelemä viitekorko.

Toiselta yritykseltä tai julkisyhteisöltä voit periä 8 %:n viivästyskorkoa ts. 8 % korkeampaa korkoa kuin viitekorko.

Jos asiakkaasi maksaa laskun myöhässä, mutta jättää viivästyskoron maksamatta, on sinun esitettävä vaatimus viivästyskoron maksamisesta kohtuullisessa ajassa.

Laskumerkinnät

On tärkeää, että opettelet alusta alkaen merkitsemään lähettämiisi laskuihin kaikki asiat oikein. Arvonlisäverolaki määrää pitkälti, mitä laskuista kuuluu ilmetä.
Yhä useampi yritys on siirtynyt kokonaan sähköiseen laskutukseen eli verkkolaskuihin. Se on usein kustannustehokas tapa hoitaa yrityksen laskujen vastaanotto ja lähetys.

Laskumerkinnät

Palvelumaksut

Maksupalvelulaki mahdollistaa sen, että voit periä asiakkailtasi kortin tai muun maksuvälineen käytöstä yrityksellesi aiheutuvat kulut tai antaa alennusta tietyn maksuvälineen käyttämisestä.

Palvelumaksut

Maksuehdot ja laskutuslisä

Millaisia maksuaikoja yrittäjän kannattaa antaa laskuilleen? Entä kuinka paljon voi kohtuudella veloittaa laskutuslisää?
Lain mukaan laskun maksuehto saa olla enintään 30 päivää. Tätä pidempi maksuaika saa olla vain, jos siitä on sovittu osapuolten välillä.

Hinnat ja maksuehdot

Viite- ja viivästyskorot

Jos asiakkaasi ei maksa laskua ajallaan, sinulla on oikeus periä häneltä viivästyskorkoa maksun myöhästymisestä. Kuluttaja- ja yritysasiakkaan korvaukset ovat erisuuruisia.

Viite- ja viivästyskorot

Jos maksu viivästyy

Varaudu tilanteisiin, että asiakas ei maksa laskuaan syystä tai toisesta. Maksuhuomautuksen ja maksumuistutuksen lähettäminen voi tulla silloin ajankohtaiseksi. Viime kädessä saatat joutua turvautumaan perintään. Sillä on vaikutusta, peritkö saatavaasi kuluttajalta vai toiselta yritykseltä.

Jos maksu viivästyy

Perintäkulut yritysten välisessä kaupassa

Yritysten välisessä kaupassa velallisen on korvattava perinnästä aiheutuvat kohtuulliset kulut. Perintäkuluja ei kuitenkaan tarvitse maksaa, jos perinnässä on menetelty lain tai hyvän perintätavan vastaisesti.

Perintä yritysten välisessä kaupassa