Puhelinmyyntinauhoitteen tarkistaminen ja suoramarkkinoinnin kieltäminen

Osapuolten näkemykset eriävät esimerkiksi siitä, onko puhelimessa tarjottua palvelua tilattu ja mitä puhelinkeskustelun aikana on sovittu. Osa erimielisyyksistä liittyy siihen, minkälainen tietosuoja markkinoinnin kohteena olevalla yrittäjällä on puhelinmarkkinointiin liittyen. Yrittäjällä on yritysmuodosta riippumatta aina lain mukaan oikeus tarkastaa puhelinmarkkinointia varten tallennetut nauhoitteet sekä oikeus kieltää itseensä kohdistuva puhelin- tai muu suoramarkkinointi.

Puhelinnauhoitteen sisällön voi tarkastaa

Myyntipuheluita nauhoittavalla yrityksellä on velvollisuus kertoa vastapuolelle puhelun nauhoittamisesta. Puhelinnauhoitteet ovat lain mukaan yrittäjän tai yrityksen henkilökuntaan kuuluvan työntekijän henkilötietoja yritystoiminnan muodosta riippumatta. Henkilötietojen tarkastusoikeus koskee myös kahden yrityksen välisiä puhelinkeskusteluja ja yrittäjällä on oikeus tarkastaa tallenteiden sisältö esimerkiksi niissä tilanteissa, joissa osapuolilla on erimielisyyttä keskustelun sisällöstä.

Puhelinnauhoitteeseen tai muihin omiin tietoihin voi käydä tutustumassa puhelinmarkkinointia harjoittavan yrityksen toimipaikassa. Yrittäjän pyynnöstä puhelinkeskustelutallenne on aina annettava hänelle myös kirjallisessa muodossa. Tietojen antamisesta ei pääsääntöisesti voi kieltäytyä.

Tarkastusoikeuden käyttäminen sujuu yleensä helpoiten seuraavien ohjeiden avulla:

• Tarkastuspyynnön voi esittää vapaamuotoisella kirjeellä.
• Henkilön, jota nauhoite koskee, on allekirjoitettava omakätisesti kyseinen lomake tai kirje. Pyynnössä voi mainita myös yrityksen nimen, mutta on tärkeää, että pyynnön varsinainen esittäjä on yksittäinen henkilö.
• Lomakkeesta tai kirjeestä on syytä ottaa itselleen kopio.
• Pyynnössä kannattaa yksilöidä selkeästi, mitä tietoja haluaa saada tarkastusoikeuden nojalla. Kun kyse on puhelintallenteesta, keskustelun ajankohta ja toisen osapuolen nimi on hyvä mainita, mikäli ne ovat tiedossa.
• Allekirjoitetun lomakkeen voi skannata ja toimittaa sähköpostilla, faksata tai postittaa.

Markkinoinnin voi kieltää

Yrittäjällä on oikeus kieltää kaikki häneen itseensä kohdistuva suoramarkkinointi. Vastaava kielto-oikeus koskee myös markkina- ja mielipidetutkimusten tekemistä. Jos suoramarkkinointia kohdistetaan yrittäjään hänen henkilötietojensa perustella, tulee yrittäjälle kertoa, mistä hänen henkilötietonsa on saatu.

Myös yrityksillä on oikeus kieltää yritykseen kohdistuva puhelin-, sähköposti- tai muu suoramarkkinointi. Kiellosta tulee ilmoittaa markkinoinnin harjoittajalle. Ilmoituksen voi tehdä vapaamuotoisesti eikä kiellosta saa periä maksua. Yritykselle on annettava mahdollisuus helposti kieltää yhteystietojensa käyttö jokaisen suoramarkkinointitarkoituksessa lähetetyn sähköpostiviestin, tekstiviestin, puheviestin, ääniviestin ja kuvaviestin yhteydessä. Tästä kieltomahdollisuudesta on myös tiedotettava selkeästi.

Lisätietoja ja toimintaohjeita tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä antaa tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi). Puhelinneuvonta p. 029 561 6670. Lisätietoja aiheesta löytyy myös tietosuojavaltuutetun toimiston oppaista ja tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivujen kysyttyä-osiosta.