Reklamaation tekeminen
Jos tilausvahvistuksen mukaista palvelua ei ole tilattu tai se ei vastaa puhelimessa sovittua, on siitä reklamoitava kohtuullisessa ajassa siitä, kun yrittäjä on vastaanottanut virheellisen laskun tai tilausvahvistuksen.
Kohtuullisena aikana pidetään tapauskohtaisesti ainakin noin viikkoa. Reklamaation avulla yrittäjä voi jälkeenpäin todistaa, että hän on reagoinut tilausvahvistuksessa tai laskussa olevaan epäkohtaan.
Reklamaatio on aina syytä tehdä kirjallisesti!
Reklamointi on aina suositeltavaa tehdä kirjallisesti, jotta siitä jää todiste. Vaivattomammin reklamoinnin voi yleensä hoitaa sähköpostitse. Laskussa tai tilausvahvistuksessa on yleensä asiakaspalvelun sähköpostiosoite. Mikäli sähköpostireklamaatio ei ole mahdollinen, muita vaihtoehtoja ovat yleensä faksi tai tavallinen kirje. Kaikissa tilanteissa pitää muistaa säilyttää sähköpostista tai kirjeestä itsellään kopio ja merkitä muistiin lähetyspäivä.
Reklamaatiota ei ole yleensä suositeltavaa tehdä puhelimitse. Puhelinkeskustelusta ei jää mitään todistetta eikä varmennetta siitä, mitä sovittiin. Lisäksi laskun lähettäneen yrityksen reklamaationumerot saattavat olla maksullisia, jossain tapauksissa jopa erittäin kalliita. Reklamaatio kannattaa lähtökohtaisesti tehdä kirjallisesti sellaisessakin tapauksessa, jossa laskussa tai tilausvahvistuksessa kehotetaan reklamoimaan puhelimitse.
Kopio reklamaatioista ja muu asiaan liittyvä kirjeenvaihto sekä saadut aiheettomat laskut on syytä säilyttää. Sähköpostireklamaatioissa on varmistettava, että lähetetyt sähköpostit tallentuvat ja että ne eivät automaattisesti poistu palvelimelta. Lähetetyn sähköpostin voi varmuuden vuoksi myös tulostaa.
Reklamaation sisältö riippuu aina kustakin yksittäistapauksesta, joten kaiken kattavia ohjeita on mahdotonta antaa. Alla on yleistasoisia ohjeita asioista, jotka ainakin olisi hyvä sisällyttää reklamaatioon. Oikeudellinen neuvontapalvelumme antaa mielellään yksityiskohtaisempia neuvoja jäsenyrityksille.
Reklamaation sisältö
- Yksilöi kirjalliseen reklamaatioon lähetetyn laskun tai tilausvahvistuksen tiedot (esimerkiksi mahdollinen laskunnumero) ja oman yrityksesi yhteystiedot.
- Kerro reklamaatiossa lyhyesti, miksi kyseinen lasku on mielestäsi aiheeton tai perusteeton.
- Reklamaatiossa on syytä kuvata mahdollisimman tarkasti ne seikat, joista puhelimessa sovittiin ja se, miten ne eroavat tilausvahvistuksen ehdoista.
- Mikäli markkinointipuhelu on nauhoitettu, voit vaatia tietosuojalain perusteella itsellesi puhelunauhoitteen. Lisätietoja puhelunauhoitteen vaatimisesta löydät täältä.
- Ilmoita asian olevan perustellusti riitainen ja kiellä laskun lähettäjää siirtämästä laskua perintätoimistolle tai käyttämästä trattaperintää.
- Vaadi kirjallista vastausta reklamaatioosi. Vastauksen saamatta jääminen ei kuitenkaan mitätöi reklamaatiotasi.
Huomautusaika tarkoittaa laskun tai tilausvahvistuksen sisällöstä reklamoinnin aikaa. Valelaskutustapauksissa on syytä huomioida, että ellei sopimusta ole alun perinkään tehty, ei huomautusajan umpeen kuluminen saa olematonta sopimusta voimaan.
Neuvontaa puhelimitse jäsenille oikeudellisissa asioissa
