Hankinnat lentoon Yrittäjävaikuttamisella – hyvän kierre syntyy Järvenpäässä positiivisen kautta

Järvenpään hankinnat ovat nyt entistä helpommin pienten sekä lähialueiden yritysten löydettävissä. Yhteisten verovarojen käyttöä voidaan seurata ja kehittää paremmin, kun ostolaskudata on tulossa julkiseksi. Järvenpään kaupunki ja yrittäjäyhdistys kehittävät hankintoja yhdessä.

Järvenpään kaupungin hankinnat löytyvät tutkihankintoja.fi -palvelussa vuoden 2023 loppuun mennessä ja jatkossa aina kerran vuodessa keväisin tilinpäätöksen valmistuttua. Palvelussa voi tarkastella ostolaskudataa yksiköittäin tai hankintakategorian perusteella. Tuore päätös syntyi lopulta valtuustoaloitteen kautta.

Järvenpään kaupungissa on alettu sisäistää avoimuuden ja yritysmyönteisten hankintojen edut.

– Kaikki eurot, joita kaupungin hankinnoilla saadaan jäämään oman kylän yrittäjille – hankintalakia kunnioittaen – palautuvat meille osittain verokertymänä, alempana työttömyytenä, hyvinvoivina yrityksinä sekä positiivisuuden kierteenä ja muun muassa tätä ilmiötä kuntakentällä kutsutaan elinvoimaksi, Järvenpään kaupungin hankintapäällikkö Petra Pantsar sanoo.

Järvenpään Yrittäjät on vaikuttanut hankintojen kehittämiseen jo vuosia. Viime aikoina työssä on ollut aktiivisesti mukana Lassi Nyyssönen.

– Kaikki lähtee siitä, että pidetään kaupungin virkamiehiin monella tasolla jatkuvasti yhteyttä. Ennen kaikkea pyritään pitämään keskustelu positiivisena. Jos on risuja, annetaan ne, mutta positiivisen kautta. Kaupungin ihmisillä on vilpitön halu auttaa, Nyyssönen sanoo.

Hankintakulttuuri ratkaisee – ja ostolaskudatan julkaisu on tärkeää kulttuurinmuutoksessa

Kun kunnan tai kaupungin hankintakulttuuri on kohdallaan, syntyy hyvän kierre. Silloin yrittäjät tarjoavat aktiivisesti palveluitaan ja tuotteitaan, ja ostajat ymmärtävät vastuunsa hankinnoista laajasti suhtautuen kilpailutuksiin myönteisesti, tasapuolisesti ja tarjoajia kannustavasti. Parhaimmillaan kasvavat yritykset tuovat entistä suuremman panoksen kaupungin talouteen.

– Mahdollisuus osallistua myös pienhankintoihin on Yrittäjille tärkeää, koska jäsenkunta on lähtökohtaisesti aika pieniä yrityksiä. Yritykset eivät välttämättä halua lähteä massiivisiin kilpailutuksiin, koska eivät joko osaa tai pysty, ja arvioivat että todennäköisyys saada sopimus suhteessa ajankäyttöön on liian pieni, Nyyssönen sanoo.

–  Ostolaskudatan julkaisun myötä voi Järvenpään hankinnoista eurojen lisäksi seurata myös ostokertoja. Se on hyvä, koska näin voidaan totuttaa sekä kaupungin hankinnoista vastaavat sekä yrittäjät siihen, että kaupunki ostaa meiltä paikallisilta yrittäjiltä ja kaupunki on hyvä asiakas.

­– Tämä ostokertojen määrän seuraaminen ja toivon mukaan raportoiminen tulee tulevaisuudessa muuttamaan hankintakulttuuria erityisesti suorahankintojen osalta ja tukemaan paikallisia pienyrityksiä sekä niiden kasvua. Jossain vaiheessa yrittäjät ovat sitten kenties kasvaneet riittävästi tai ovat muuten sopivammassa tilanteessa osallistumaan kaupungin tarjouskilpailuihin, Nyyssönen jatkaa.

–  Toisaalta yrittäjien tulee pitää huoli omien tietojen päivittämisestä kaupungin Elinkeinopalveluiden palveluhakemistoon sekä muutoinkin olla aktiivisia kaupungin suuntaan, Nyyssönen muistuttaa.

Pantsar avaa kaupungin näkökulmaa myös kustannusvaikutusten kautta.

– Tutkimustiedon mukaan tarjousten määrän lisääntyminen laskee myös hintoja, ja toki kaupungilla on aina tavoitteena saada useita tarjouksia kilpailutuksiin. Välillä on kisoja, joissa haetaan jotain todella erikoistunutta tai paikallista osaamista/järjestelmää/palvelua ja jolloin jo lähtökohtaisesti tiedetään, ettei potentiaalisia tarjoajia ole montaa, hän sanoo.

Mitä seuraavaksi ?

– Tuntuu siltä, että peruskivi on nyt muurattu. Emme sammuttele enää tulipaloja vaan toiminta on hyvin organisoitua ja suunnitelmallista. Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää monia asioita, Pantsar kiteyttää nykytilaa.

– Seuraava askel meille voisi olla määritellä tarkemmin, mitä asioita edistäisimme minkäkin tyyppisissä hankinnoissa. Tämä vaatisi hankintojen johtamismallin pureskelua ja mahdollisesti hankintojen jakamista kategorioihin, hän jatkaa.

Nyyssönen nostaa seuraavaksi kehityskohdaksi kaupungin liikelaitosten hankinnat.

– Olemme aloittaneet syksyn aikana Järvenpäässä Mestaritoimintojen ja kaupungin kanssa kolmikantakeskustelut hankintojen kehittämisestä. Mestaritoimintoihin ohjautuu kaupungin verotulojen lisäksi valtion kassasta merkittävä summa. Esimerkiksi rakennushankkeissa hankintojen eurorajat ovat valtion roolin vuoksi korkeammat ja siellä on erittäin isoja yksittäisiä ostoja. Kaikki osapuolet ovat suhtautuneet keskusteluiden avaamiseen erittäin positiivisesti, Nyyssönen sanoo.

Pähkinänkuoressa

Opit hyvien hankintojen vaikutustyöhön Järvenpään Yrittäjistä

• Positiivisen kautta – liikkeelle pitää lähteä ajattelun ja kulttuurin muutoksesta. Pakko jarruttaa muutosta.
• Kiinnostus ja aktiivisuus ratkaisevat enemmän kuin osaaminen tai kokemus hankinnoista. Yhteisiä ratkaisuja etsitään yhdessä.
• Yrittäjäyhdistyksen hallitus jakaa vastuuta ja tietoa aktiivisesti keskenään; kaikki ei ole puheenjohtajan takana. Jokainen edistää asiaa tahollaan.
• Kärsivällisyyttä tarvitaan. Vaikuttamistyössä muutokset ovat usein hitaita. Kuitenkin kun katsotaan taaksepäin, nähdään kuinka huomattavia muutokset voivat olla.
• Uudenmaan Yrittäjien hankintaneuvoja on ollut hyvä asiantuntija tukemassa muutosta ja nostamassa olennaisia teemoja ja kysymyksiä esiin.
• Nyt on hyvä hetki vaikuttaa! Monessa kunnassa on poliittinen paine saada aikaan avoimuutta ja kustannustehokkuutta hankintoihin.

Hankinnat Järvenpään kaupungissa

• Järvenpäässä jokainen viranhaltija vastaa oman alueensa hankinnoista. Kynnysarvon ylittävät hankinnat toteutetaan yhteistyössä hankintapalveluiden kanssa. Hankintapalveluissa on töissä kolme henkilöä, hankintapäällikkö, hankinta-asiantuntija ja hankintasuunnittelija.
• Tulevat kynnysarvon ylittävät hankinnat ilmoitetaan Järvenpäässä kaupungin verkkosivuilta löytyvässä hankintakalenterissa. Varsinaiset hankintailmoitukset näistä julkaistaan Hilmassa. Myös markkinavuoropuheluista ilmoitetaan usein Hilmassa sekä kaupungin omilla kanavilla.
• Kynnysarvon alittavia hankintoja ei löydy Hilmasta, koska hankintalaki vaatii ilmoittamaan siellä vain kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. Nämä hankinnat suoritetaan kaupungin pienhankintaohjeen mukaan.
• Suora kanssakäyminen on suotavaa. Tarjoajat voivat olla yhteydessä suoraan hankintapalveluihin niin tulevista hankinnoista kuin epäselvissä tilanteissa. Yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta.
• Kaupungilla on palautekanava, jota voi käyttää kirjallisen palautteen jättämiseen. Siellä voi myös jättää palautetta nimettömästi.