Juristin 10 vinkkiä onnistuneisiin neuvotteluihin – “Hyvä väittelijä ei automaattisesti ole hyvä neuvottelija”

Yritys tarjoaa neuvottelupalveluita luovan alan tekijöille sekä neuvottelukoulutuksia eri toimialoille.

Lottaliina Pokkinen on kirjoittanut myös useita tietokirjoja sopimuksista ja neuvottelutaidoista. Ennen yrittäjyyttä hän toimi 20 vuotta juristina ja lakiasiainpäällikkönä Muusikkojen liitossa.

– Minulla on tiiviitä asiakassuhteita sekä luovan alan puolella että koulutuskentällä. Olen tosi tyytyväinen tähän. Suurin muutos, kun hyppäsin päätoimiseksi yrittäjäksi vuonna 2020, oli vapaus. On vapaus valita mitä teen. Sanon joillekin toimeksiantopyynnölle myös ei. Se on ollut tosi tärkeätä minulle. Voin tehdä omien arvojen mukaista työtä, Pokkinen kertoo.

Pokkinen on tekijän apuna eikä tee esimerkiksi sopimuspohjia levy-yhtiöille tai kirjankustantajille, ellei tekijä itse ole mukana prosessissa, hän kertoo.

–  Minulle on tärkeää, että voin yrittäjänä olla neuvottelemassa asiakkaani rinnalla.

Pokkisella on asiakkaina paljon kirjailijoita ja muusikoita.

–  Meneillään on neljäs vuosi päätoimisena yrittäjänä. Minulla on edelleen nämä luovan alan asiakkaat, pienyrittäjät ja isotkin yrittäjät. Usein he ovat esimerkiksi artisteja, jotka toimivat yrittäjinä. Esimerkiksi kirjailijoita, tai luovan alan muita toimijoita, joiden neuvotteluissa olen sitten mukana, hän kertoo.

Kolme tietokirjaa ja opintoja Harvardissa

Pokkinen on kirjoittanut kolme tietokirjaa. Viimeisin niistä on ”Altavastaajan neuvotteluopas” (Johnny Kniga 2023), joka on suunnattu kaikille neuvottelijoille. Tätä edelsivät ”Artisti maksaa. Neuvotteluopas luoville aloille” (Nemo 2017) ja ”Muusikon sopimusopas – Tietokirja muusikoille, laulajille, artisteille ja alasta haaveileville” (Tietosanoma 2020), jotka ovat suunnattuja nimenomaan luoville aloille.

Pokkinen käy kouluttamassa erityisesti neuvottelutaitoja, mutta myös tekijänoikeuksia ja sopimusasioita.

– Näen, että meillä on tosi paljon parannettavaa neuvottelukulttuurissamme. Neuvottelukulttuurimme on lopulta aika nuori, ja aihetta vähän pelätäänkin. Neuvottelukoulutuksia pitäessäni minulla on vahva merkityksellisyyden tunne.

Pokkinen on opiskellut neuvottelutaitoja myös Harvardissa, missä toimii maksullisia kursseja tarjoava Program on Negotiation -ohjelma. Suurin ahaa-elämys Harvardista oli se, että neuvotteluissa on kaksi kaistaa: ”asiakaista” ja ” ihmissuhdekaista”.

– Siellä puhuttiin paljon tunne- ja keskustelutaidoista. Neuvotteluissa on aina läsnä asia, josta puhutaan ja ihmiset, jotka puhuvat ja ne kannattaa pitää omilla kaistoillaan. Me herkästi teemme vaikeasta asiasta ”ihmisen ongelman” ja saatamme syyttää ihmistä siitä asian vaikeudesta. Se voi entisestään jumittaa asian etenemistä.

Asiaa kohtaan on jopa helpompi olla tiukka, kun sen tekee toista kunnioittavasti, hän sanoo.

– Jos keskustelemme tutun ihmisen kanssa, saatamme ihmissuhteen säilyttämisen vuoksi jättää asian puolitiehen emmekä tee esimerkiksi kirjallisia sopimuksia, kun ajattelemme, että ”kyllä me nyt toisiimme luotetaan”. Tämäkin voi aiheuttaa myöhemmin ongelmia, Pokkinen sanoo.

Lottaliina Pokkisen 10 neuvotteluvinkkiä

Lottaliina Pokkinen tekee tällä hetkellä väitöskirjaa Turun yliopistoon siitä, kuinka oikeustieteen opiskelijoille kannattaisi opettaa neuvottelutaitoja.

1.  Valmistaudu huolellisesti. Neuvottelut eivät ole vain se tapahtuma, jossa neuvotellaan. Turhan usein neuvotteluihin mennään ”fiilistelemään”, vaikka hyvä neuvottelu edellyttää hyvää valmistautumista. Se on oman osaamisen ja toisen osapuolen osaamisen kunnioittamista. 

2. Erota asia ja ihminen toisistaan jo valmistautumisvaiheessa. On tärkeää valmistautua sekä puhumaan asiantuntevasti, että rakentamaan luottamussuhdetta. Pitää tietää mistä on menossa puhumaan ja mitä yleensä on asiasta sovittu. Kannattaa myös pohtia omaa tavoitetta ja valmistautua perustelemaan se.

3. Ota huomioon varasuunnitelmat. Etukäteen kannattaa miettiä mitä kummallakin on takataskussa B-vaihtoehtona. Miten voit saada toisen vakuuttumaan siitä, että sopimus sinun kanssasi on parempi kuin hänen varasuunnitelmansa? Mitä minulla on tarjota, mitä muilla ei ole? Entä voitko parantaa omaa neuvotteluasemaasi vahvistamalla omaa varasuunnitelmaasi?

4. Ota ihmissuhde huomioon jo valmistautumisvaiheessa. Pitää tuntea omaa käyttäytymistä sekä se, kenen kanssa neuvottelee ja keitä on neuvottelussa läsnä. Ovatko he tahoja, joilla todella on valta päättää asiasta? Muista myös, että neuvottelutaito tarkoittaa vuorovaikutustaitoja, pitää saada keskustelu aikaiseksi. Hyvä väittelijä ei automaattisesti ole hyvä neuvottelija.

5. Mieti, kuinka neuvottelut käydään: sähköpostilla, puhelimitse, videopalaverina vai live-neuvotteluina. Ei välttämättä kannata jättää neuvotteluita vain sähköpostin varaan. Myös sanattomalla viestinnällä on neuvotteluissa merkitystä.

6. Neuvottelutilanne kannattaa jakaa esittely-, kehittely- ja kertausjaksoihin. Esittelyvaiheessa käydään läpi tekniset asiat kuten aikataulut. Kehittelyvaiheessa selvitetään toisen osapuolen tarpeita ja pohditaan erilaisia vaihtoehtoja. Silloin voidaan olla yhdessä luovia. Lopuksi kertaus siitä mitä sovittiin, tai jätettiin sopimatta ja miksi.

7. Osoita aina arvostusta neuvottelukumppania kohtaan. Kaikki haluavat tulla kohdelluksi arvostuksella, roolista riippumatta. Jos kohtelee toista epäkunnioittavasti, voi olla että neuvottelutahto loppuu siihen.

8. Muista, että raha on vain yksi sopimusehdoista. Kaikissa neuvotteluissa on paljon muita elementtejä kuin raha, joilla on merkitystä ja taloudellista arvoa. Neuvottelussa kannattaa käyttää riittävästi aikaa toisen osapuolen tarpeiden selvittämiseen. Usein tärkeintä ei olekaan se, että tuotteen tai palvelun saa mahdollisimman halvalla, vaan se, että se on laadukas ja aikataulut pitävät.

9. Joskus on järkevää myös kieltäytyä sopimuksesta. Neuvottelut kannattaa käydä rauhassa myös siksi, että samalla tutustuu neuvottelukumppaniin ja tämän toimintatapoihin. Toisinaan samalla huomaa, ettei kyseessä olekaan oikea kumppani juuri sinun yrityksellesi.

10. Muista jälkihoito. Yhteistyö ei useinkaan pääty siihen, kun neuvottelut päättyvät. Asiakaistalla pitää aina noudattaa tehtyä sopimusta. Ihmiskaistalla kannattaa ylläpitää hyvää ihmissuhdetta. Jokainen asiakas on potentiaalinen suosittelija tai potentiaalinen uusi asiakas.