Kauppaa tarjolla: julkiset hankinnat tutuiksi

Julkiset tahot, kuten kunnat, hyvinvointialueet, seurakunnat ja valtion laitokset ostavat valtavasti tavaraa ja palveluja joka vuosi. Tarjolla olisi monenkokoista kauppaa monenkokoisille yrityksille, kaikilta toimialoilta. Silti moni yrittäjä ei vielä juuri tunne julkisten hankintojen maailmaa tai arastelee julkisiin kilpailutuksiin tarjoamista.

Totta on, että ensimmäisillä kerroilla julkisiin kilpailutuksiin tarjoaminen vaatii yrittäjältä tiedonhankintaa, julkisen asiakkaan tarpeisiin tutustumista, vaadittujen dokumenttien hankkimista ja mahdollisesti sähköisen tarjousalustan käytön opettelua. Mutta näistä arkijärjellä kyllä selviää, ja apuakin on saatavilla hankintaneuvojalta.

Tässä yrittäjiä yleisimmin askarruttavia kysymyksiä julkisista hankinnoista ja hankintaneuvojan vinkit niihin:

Mistä löydän tietoa tulevista hankinnoista, kuka on ostamassa, mitä ja koska?

• Tutustu Hilmaan, julkisten hankintojen maksuttomaan ilmoituskanavaan osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Siellä voit hakea hankintoja mm. hakusanan, alueen tai hankittavaa tavaraa tai palvelua kuvaavan CPV-koodin mukaan. Voit tehdä myös maksuttoman hakuvahdin, saat tiedon sinua kiinnostavista kilpailutuksista suoraan sähköpostiisi. Tähän löytyy kuvalliset ohjeet Hilman ohjesivulta. Jos tarvitset neuvoa Hilman kanssa, hankintaneuvoja auttaa!
  
  
• Kuntien ja hyvinvointialueiden nettisivuilla on yleensä myös Hankinnat -osio, josta voi löytyä esim. hankintakalenteri, tietoa avoimista tarjouspyynnöistä ja hankinnoista vastaavien henkilöiden yhteystietoja. Voit myös kysyä esim. kunnan elinkeinopäälliköltä tai yrityskoordinaattorilta neuvoa oikean tiedon löytämiseen.

Onko julkiset kilpailutukset vain isojen yritysten juttu, entä jos referenssini tai liikevaihtoni ei riitä vielä täyttämään vaatimuksia?

• Isoimmat hankinnat ovat ns. kansallisia hankintoja tai EU-hankintoja, joissa usein pitää olla riittävä liikevaihto ja tietynlaisia referenssejä. Nämä kilpailutukset ilmoitetaan Hilma-palvelussa. Hyvin paljon tehdään myös kansallisten hankintarajojen alle jääviä ns. pienhankintoja, joiden arvo voi vaihdella muutamista tuhansista kymmeniin tuhansiin. Niistä ilmoitetaan esim.Tarjouspalvelu.fi -portaalissa tai hankintayksiköt lähettävät niistä sähköpostitse tarjouspyynnöt tietämilleen potentiaalisille palveluntarjoajille. Siksi onkin tärkeää, että teet yrityksesi tutuksi sinua kiinnostaville hankkijatahoille.

En tunne ketään kunnasta tai kaupungilta, ja hyvinvointialueelta vielä vähemmän. Miten pääsen kertomaan tuotteistani ja palveluistani?

• Tutustu sinua kiinnostavan kunnan, kaupungin tai hyvinvointialueen nettisivuihin ja selvitä, ketkä hankinnoista vastaavat. Usein he ovat kunnan eri toimialojen päälliköitä/johtajia. Myös hankintaneuvoja voi auttaa löytämään oikeat tahot. Ja sitten vaan myyntiä: ole yhteydessä toimialojen vastuuhenkilöihin ja kerro yrityksestäsi ja kiinnostuksestasi tuleviin hankintoihin.

Mikä markkinavuoropuhelu on ja kannattaako siihen mennä mukaan?

• Markkinavuoropuhelua käydään hankinnan valmisteluvaiheessa hankkijan ja mahdollisten tarjoajien välillä, joko yksittäisen tilaisuuden muodossa tai esim. lähettämällä mukaan ilmoittautuneille tarjoajille tarjouspyyntöluonnos kommentoitavaksi. Tarkoituksena on antaa toimittajayrityksille tietoa tulevasta hankinnasta ja sen vaatimuksista, mutta myös saada yrityksiltä tietoa markkinoiden tarjonnasta sekä siitä, minkälainen tarjouspyyntö ja hankinnan toteutustapa parhaiten tuottaisi tarvetta vastaavan lopputuloksen. Markkinavuoropuhelu on siis yrittäjälle mahdollisuus vaikuttaa tulevaan hankintaan ja myös verkostoitua hankkijoiden kanssa.