Kun kone kaatuu, kaatuuko bisnes?

”Tällaista ei ole ikinä tapahtunut”, eipä ole kerran tai kaksi kun vastaavan lauseen olen yrittäjäkollegalta kuullut. Sen jälkeen yritetään pelastaa mitä pelastettavissa on. Yksinyrittäjänä sinun digitaaliset työkalusi, tietokone ja/tai älypuhelin, eivät ole vain apuvälineitä, ne ovat usein koko liiketoiminnan ydin. Niissä piilee asiakasrekisterit, sopimukset, kirjanpito, luova työsi ja korvaamaton viestintähistoriasi.

Digitaalisten uhkien ja laiterikkojen yleistyessä näiden laitteiden ja niissä olevan tiedon suojaaminen ei ole enää suositus, vaan yrittäjälle elinehto. Kuten muissakin yrittäjän tehtävissä, mikäli alla oleva tuntuu ylitsepääsemättömältä eikä siitä ymmärrä enempää, kun kissa tupsupiposta: verkostosta on apua, kun pääsee keskustelemaan mitä ja miten kukakin on tehnyt ja sitten viime kädessä voi kääntyä asiantuntijan puoleen, joka varmasti on halukas auttamaan kyseisten asioiden tiimoilta.

Haastaisin kaikki kollegat, ennen lomia, istumaan hetkeksi alas miettimään kerrankin ajatuksella tästä kirjelmässä olevaa listaa. Siihen ei riitä, että listan lukee läpi, luottaa siihen, että on ymmärtänyt ja sitten unohtaa sen muiden tehtävien alle huomiseksi. Lue, yliviivaa hoidetut/tarpeettomat ja jos jokin jäi yliviivaamatta, reagoi. Kaikkeen ei voi varautua eikä kaikelta suojautua, mutta onko siellä jotain mitä pitäisi tehdä? varmaankaan kaikki ei ole tarpeellista, mutta mieti minkä riskin voit ottaa ja priorisoi sen mukaan.
Mikäli tuntuu vaikealta miettiä mitä tuo nyt tarkoittaa minulle, tässä helppo testi: aamulla kun lähdet töihin niin jätä puhelin/tietokone kotiin ja kokeile miten päivä etenee. Kyseessä on aivan vastaava tilanne, kun jos kyseinen laite on huollossa, jossa toki voi olla, että päivä tai viikkokaan ei riitä. Jos taas tiedot ovat asianmukaisesti tallessa, hankit vaikka uuden puhelimen/tietokoneen, kirjaudut omilla tunnuksilla sisään, jonka jälkeen laite on vastaava, kun se järveen pudonnut, traktorin yliajama tai ihan vaan taskusta hups…

Miksi tietoturva ja varmuuskopiot ovat yksinyrittäjälle kriittisiä?
Yksinyrittäjällä ei ole erillistä IT-osastoa, vastuu on täysin itselläsi ja seuraukset voivat olla katastrofaalisia: liiketoiminnan keskeytys, asiakkaiden menetys, mainehaitta, GDPR jne. Investointi tietoturvaan ja varmuuskopiointiin on investointi yrityksesi jatkuvuuteen.

Digitaaliset uhat vaanivat kaikkialla, ja kehittyvät jatkuvasti. Yrittäjän on hyvä tunnistaa ainakin nämä: kalasteluviestit, haittaohjelmat ja kiristysohjelmat, heikot tai uudelleenkäytetyt salasanat, laiterikot ja varkaudet.

Sekä tietokoneesi että älypuhelimesi vaativat aktiivista suojausta. Huolehdi ainakin näistä: vahvat, uniikit salasanat (salasananhallintaohjelma), kaksivaiheinen tunnistautuminen, säännölliset ohjelmistopäivitykset, luotettava virustorjunta ja palomuuri, turvallinen verkonkäyttö.

Puhelimen erityishuomiot: käytä aina näytön lukitusta (PIN-koodi, sormenjälki, kasvojentunnistus), hallitse sovellusten käyttöoikeuksia ja ota käyttöön puhelimen etäpaikannus- ja etätyhjennys-toiminnot.

Varmuuskopiointi: Digitaalinen pelastusrengas laitteistoille
Vaikka tietoturvasi olisi kuinka hyvä, mikään ei ole täysin varmaa. Laitteet voivat rikkoutua, kadota tai tulla varastetuiksi. Siksi säännöllinen ja kattava varmuuskopiointi on ehdottoman välttämätöntä.
Mitä tulisi varmuuskopioida? Tietokoneelta kaikki työtiedostot (dokumentit, laskentataulukot, esitykset, grafiikka, koodi), asiakastiedot, sopimukset, kirjanpitoaineisto, sähköpostit (jos tallennettu paikallisesti), valokuvat ja muut korvaamattomat tiedostot. Puhelimelta: Yhteystiedot, kalenteri, valokuvat, videot, viestit (esim. WhatsApp-keskustelut), sovellusdata (jos mahdollista).

Varmuuskopiointimenetelmät: sekä tietokoneen että puhelimen voi varmuuskopioida pilvipalvelulla. Voit tallentaa tiedot yhteen ja samaan pilvipalveluun, jolloin säästät sekä rahaa että vaivaa, kun tiedot päivittyvät samalla laitteiden kesken. Mikäli et halua käyttää pilvipalvelua tai jos haluat lisävarmuutta, voit myös tehdä varmuuskopioita paikallisesti ulkoiselle kovalevylle.

Sitten jos/kun vahinko sattuu laitteelle:

• Älä hätäänny.
• Jos kyseessä on haittaohjelma, eristä laite välittömästi verkosta.
• Palauta tiedot tuoreimmasta toimivasta varmuuskopiosta.
• Jos kyseessä on tietomurto tai henkilötietojen vuoto, tee tarvittavat ilmoitukset (esim. Tietosuojavaltuutetun toimisto, asiakkaat).
• Opi tapahtuneesta ja paranna tietoturvakäytäntöjäsi entisestään.
  

Yksinyrittäjänä digitaalisen omaisuutesi suojaaminen on jatkuva prosessi, ei kertaluonteinen tehtävä. Säännöllinen valppaus, proaktiiviset tietoturvatoimet ja kattava varmuuskopiointistrategia sekä tietokoneelle että puhelimelle ovat parhaita vakuutuksiasi odottamattomia tilanteita vastaan. Panostamalla näihin nyt, varmistat liiketoimintasi häiriöttömän jatkuvuuden ja suojaat arvokkaimman pääomasi – tiedon.

PS. Tänäkin vuonna järjestetään motoristeille pari tapahtumaa. Perinteinen PokeriRundi on jo noin kuukauden päästä, 28 kesäkuuta, joten varatkaahan kyseinen päivä. Tarkempaa infoa tulossa, mutta palkintojen jakoon ja siitä eteenpäin jatkoille ovat kaikki tervetulleita, myös vähemmän motoristiset. Sitten syksymmällä tutustutaan letka-ajon muodossa lähitienoisiin.

Pidetään kumit asfalttia kohden ja toivotaan hyviä ajokelejä kesäksi.