Lakilaarin aiheena julkiset hankinnat
Yrityksemme on osallistumassa ensimmäistä kertaa julkiseen hankintaan avoimessa menettelyssä. Selailin verkosta vanhoja tarjouspyyntöjä ja ne näyttivät todella monimutkaisilta. Onko jotain erityistä, mitä meidän kannattaisi ottaa huomioon ennen tarjouksen jättämistä?
Julkisten hankintojen tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä ja turvata yrityksille tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita tai palveluita tarjouskilpailuissa. Julkisiin hankintoihin liittyvä menettely saattaa kuitenkin yllättää muodollisuudellaan ensimmäistä kertaa mukana olevan.
Hankintayksikkö laatii tarjouspyyntöaineiston, joka sisältää usein ison määrän liitteitä. Tarjoajan kannattaa tutustua asiakirjoihin, kuten sopimusluonnoksiin, huolellisesti. Mikäli aineiston perusteella tarjoajalle herää kysymyksiä, niitä voi toimittaa hankintayksikölle tarjouspyynnössä ilmoitettuun aikaan mennessä. Tämä mahdollisuus kannattaa rohkeasti hyödyntää lisätietojen saamiseksi.
Tarjouspyynnössä hankintayksikkö asettaa tarjoajalle usein erilaisia soveltuvuutta koskevia vaatimuksia. Soveltuvuusvaatimukset kohdistuvat tarjoajan taloudelliseen ja tekniseen kelpoisuuteen esimerkiksi liikevaihdon ja referenssien muodossa. Lisäksi tarjouspyyntö sisältää varsinaiseen hankinnan kohteeseen liittyviä vähimmäisvaatimuksia. Tarjoajan kannattaa olla tarkkana näiden vaatimusten täyttymisestä. Usein tarjouspyynnössä on lisäksi määritelty laadullisia vertailutekijöitä, joista saa lisäpisteitä. Laadullisia vertailutekijöitä voivat olla esimerkiksi lisäominaisuudet, ammattitaitovaatimukset, palvelutasoehdot tai resurssivaatimukset Nämä vaatimukset eivät kuitenkaan ole pakollisia.
Tarjouksen jättämisen tärkeimpänä nyrkkisääntönä voidaan pitää huolellisuutta. Tarjousasiakirjat pitää täyttää kilpailutusjärjestelmässä tarkasti niin, että jokaiseen kohtaan vastataan tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti. Lisäksi kaikki pyydetyt liitteet pitää huolellisesti sisällyttää mukaan tarjoukseen. Huolellisuudella varmistatte sen, ettei tarjoustanne tulkita tarjouspyynnön vastaiseksi puhtaasta vahingosta johtuen. Hankintamenettelyssä annetut tarjoukset ovat lähtökohtaisesti lopullisia ja niiden täsmentäminen on tarkkaan rajattua.
Tarjousajan päättymisen jälkeen hankintayksikkö tekee tarjousten tarkastamisen ja vertailun jälkeen kirjallisen hankintapäätöksen. Tämä toimitetaan tarjouskisaan osallistuneille tahoille. Mikäli ensimmäisellä kerralla ette tule valituksi, niin vertailuun on hyvä tutustua seuraavia kilpailutuksia silmällä pitäen.
Selaamissani tarjouspyynnöissä todetaan usein, että hankinnan hinta-laatusuhde on esimerkiksi 60-40. Mitä tämä tarkoittaa?
Hankintayksikkö määrittää hankintaan vertailuperusteet painottaen joko hintaa tai laatua. Hinta-60-40 tarkoittaa sitä, että hankintayksikkö tässä tapauksessa antaa suuremman painoarvon hinnalle. Tarjouspyynnössä hankintayksikkö ilmoittaa, miten hinta ja laatu tarjouskilpailussa määräytyvät eli miten hinnan painoarvo lasketaan ja miten laadun painoarvo lasketaan. Ennen tarjouksen jättämistä tarjoajan kannattaa mahdollisuuksien mukaan yrittää arvioida, mitkä omat laatupisteet olisivat ja miten tuote tai palvelu kannattaa hinnoitella laatupisteet huomioiden.
Haglex Oy/Jarmo Hagman
Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran Pirkanmaan Yrittäjä -lehdessä 1.2.2022
