Näin löydät pienhankinnat ja pääset alkuun julkisissa hankinnoissa

Hankintayksiköiden, kuten kuntien ja hyvinvointialueiden, on kilpailutettava tietyt kynnysarvot ylittävät hankintansa hankintalainsäädännön mukaan. Nämä kilpailutukset löytyvät kaikki yhdestä paikasta, Hilmasta (hankintailmoitukset.fi). Jos et vielä ole rekisteröitynyt kyseiseen palveluun ja laittanut hakuvahteja päälle, niin pysähdy ja tee se nyt. Maksuttoman hakuvahdin avulla saat sinulle kiinnostavista tarjouspyynnöistä ilmoituksen suoraan sähköpostiisi, jolloin sinun ei tarvitse muistaa käydä vilkuilemassa Hilmaa.

Sen jälkeen, kun Hilman ilmoitukset toimivat, päästäänkin kysymykseen, että miten pk-yrittäjänä voi päästä kiinni hankintayksiköiden kynnysarvot alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin. Tiedätkö siis, mistä löydät pienhankinnat?
 
Vastaus on: et välttämättä mistään. Vaihtoehtoja on, sillä osa julkaisee tarjouspyyntönsä omilla nettisivuillaan tai erilaisissa hankintaportaaleissa, kuten tarjouspalvelu.fi -sivulla.  Suurta osaa pienhankinnoista ei julkaista missään, joten yrittäjänä tehtävänäsi onkin myydä ja markkinoida omia palveluitasi siten kuin muutoinkin teet, jotta sinut muistetaan siinä kohden, kun hankintayksilöllä ilmenee tarve.

Seuraava tehtävä: käytä hetki aikaasi ja pohdi, mitkä ovat ne hankintayksiköt, joiden pienhankinnat sinun olisi syytä löytää. Mitkä julkishallinnon organisaatiot voisivat tarvita yrityksesi tuotteita tai palveluita? Onko se kotikuntasi, lähialueesi kunnat, tietty hyvinvointialue tai vaikkapa tietyllä alalla toimiva julkisomisteinen yhtiö? Jos vastaus on, että mikä tahansa hankintayksikkö Suomessa, saattaa olla järkevää pohtia maksullisten hankintavahtien hankkimista, jotka kokoavat tätä tietoa puolestasi (mutta nämäkään eivät luonnollisesti löydä niitä pienhankintoja, joita ei julkaista avoimesti). 

Jos vastauksesi on esimerkiksi lähialueen hankintayksiköt, etenisin seuraavasti. Metsästäisin ko. yksiköiden hankintaohjeen tai vastaavan määräyksen hankintoihin liittyen, jossa yleensä ohjeistetaan myös pienhankintojen osalta. Joillakin hankintayksiköillä voi olla oma ohjeistus erikseen pienhankintoihin liittyen. Useimmiten ohjeissa sanotaan, että tietyn rajan ylittävät (useimmiten 10 000 ja 15 000 euroa) pienhankinnatkin “minikilpailutetaan” eli pyydetään tarjous esimerkiksi kolmelta eri toimijalta. Jotta sinulta osattaisiin tässä tilanteessa pyytää tarjous, hankintayksikön tulee tuntea sinut ennalta tai yrityksesi tulee olla muutoin helposti löydettävissä (esimerkiksi Googlesta). 

Jotkut hankintayksiköt voivat puolestaan kilpailuttaa pienhankinnatkin avoimesti ja näistä voidaan ilmoittaa mm. hankintayksikön omalla nettisivulla tai heidän valitsemassa hankintaportaalissa.

Eli ota selvää, millä tavalla sinulle olennaiset hankintayksiköt tekevät pienhankintansa. Tämän jälkeen voit tähän tietoon perustuen tehdä joko markkinointia sopiville ostajille tai ottaa hankintayksikön pienhankintailmoituskanavan seurantaan.

Muutoinkin aktiivinen verkostoituminen ja toisiin yrittäjiin sekä hankkijoihin tutustuminen on yleensä aina hyvä idea. Ikinä ei voi tietää, kuka voisi myöhemmin tarvita palveluitasi tai voit myös itse tarvita yrittäjäkollegaa mukaan yhteistarjoukseen osallistuaksesi suurempaan kilpailutukseen. Jos siis suinkin ehdit, kannattaa mennä mukaan hankintayksiköiden järjestämiin markkinavuoropuheluihin, erilaisiin hankintainfoihin tai verkostoitumistapahtumiin. 

Teksti: Pirkanmaan Yrittäjien hankintaneuvoja Ulla Tirronen 

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran Pirkanmaan Yrittäjä -lehdessä 19.8.2023