”Olen kiinnostunut osallistumaan Helsingin kaupungin pienhankintoihin, miten minun tulee menetellä?” – Lue hankinta-asiamiehen vastaus

“Miten pääsen osallistumaan kaupungin pienhankintoihin?”

Helsingin kaupunki on uudistanut syksyn aikana julkisia hankintoja käsittelevän verkkosivustonsa. Tietoa kaupungin hankinnoista löytyy uusilta verkkosivuilta.

Kynnysarvon alittavien eli pienhankintojen ilmoituskanavat ja Helsingin kaupungin toimintatavat tulevat muuttumaan. Pienhankintoihin on aiemmin voinut osallistua seuraamalla Pienhankintapalvelun tarjouspyyntöjä.

Pienhankintapalvelu lopetettiin syyskuun lopulla ja pienhankintojen tarjouspyynnöt julkaistaan nyt Tarjouspalvelussa. Myös Hilmassa ilmoitetaan pienhankintoja ja sinne on mahdollista tehdä hakuvahdin. Vielä toistaiseksi yrittäjän pitää tiedottaa palveluitaan ja rakentaa suhteita näitä käyttäviin toimialoihin saadakseen rajoitettuja, ”tunnetuille” toimittajille lähetettäviä sähköpostitarjouspyyntöjä pienhankinnoista.

Helsinki haluaa kehittää pienhankintojaan hankintastrategian 2020 mukaisesti avoimemmiksi tukeakseen tervettä kilpailua ja mahdollistaakseen eri kokoisten yritysten osallistumisen kilpailutuksiin. Kaupunki haluaa kantaa vastuunsa alueen yritysten kehittymismahdollisuuksista.

Hankintojen kehittämiskeskusteluissa Helsingin kaupunki on linjannut, että pienhankinnat ilmoitettaisiin tulevaisuudessa niin, että ne löytyvät Tarjouspalvelussa. Siten enää ei lähetetä sähköpostitarjouspyyntöjä vain tunnetulle, rajoitetulle yritysjoukolle. Tämä on yrittäjille ja avoimelle kilpailulle hieno asia.

”Minulla on uusi yritys, eikä minulla ole edellisvuosien liikevaihtotietoja tai referenssejä. Miten voin osallistua hankintoihin – edes pienhankintoihin?”

Kaikissa hankinnoissa ja varsinkin pienhankinnoissa ostajien olisi hyvä kiinnittää huomio siihen, että kelpoisuusehdot on suhteutettu hankintojen kokoon. Ostaja ja myyjä ottavat hankinnoissa aina riskin muuttuvista olosuhteista sopimusaikana. Muutokset voivat olla ennakoimattoman suuriakin kuten viimeaikaisten raaka-ainekustannusten ja energiakustannusten kasvu. Yrityksen kyky täyttää sopimusvelvoitteet ovat muuttujia, jotka huolettavat sekä ostajia että myyjiä. Edistynyt ostaja osaa arvioida hyväksyttävät riskit ja asettaa sellaiset kelpoisuusehdot, millä varmistetaan toimituskyky ja onnistunut hankinta muutenkin kuin liikevaihto- ja referenssivaatimuksilla.

Yrittäjän kannattaa pitää yhteyttä tuotteita ja palveluita käyttäviin yksiköihin ja esitellä yrityksen ratkaisua hankinnan taustalla olevaan tarpeeseen. Tämä edistää mahdollisuuksia pärjätä ja ylipäätään osallistua kilpailutukseen. Kilpailuttaja osaa tällöin muotoilla tarjouspyynnön ja kelpoisuusvaatimusten sisällön oikealla tavalla. Kuitenkin hankintalain hengen mukaisesti.

Helsingin kaupungin toimialat ovat uuden hankintastrategian mukaisesti kiinnittäneet erityisesti huomiota eri kokoisten yritysten osallistumismahdollisuuksien lisäämiseen kilpailutuksissa. Pienhankintoihin osallistuneiden aloittelevien yritysten mahdollisuuksia pyritään tukemaan hankintalain määrittämissä reunaehdoissa kehittää uusia ja innovatiivisia palveluita. Pienhankintoihin osallistuminen voi tarjota hienon polun yrityksen kasvuun.

”Olen ollut puitesopimustoimittaja aiemmin, mutta uudessa tarjouspyynnössä on sellaisia vaatimuksia, että en niitä voi täyttää tässä ajassa.”

Yrittäjän kannattaa aina tutustua tarjouspyyntöön ajoissa ja kysyä tarvittaessa kilpailuttajalta sen sisällöstä Kysymykset ja vastaukset -osiossa.

On tärkeää osallistua ennen kilpailutusta järjestettäviin tietokyselyihin sekä info- ja keskustelutilaisuuksiin, joista saa tietoa tulevasta kilpailutuksesta. Samalla yritys pääsee kertomaan oman näkemyksensä kilpailutuksen tavoitteisiin pääsystä, jotta ne huomioitaisiin tarjouspyynnössä.

Myös muu keskustelu tuotteita ja palveluita käyttävien yksiköiden kanssa ennen kilpailutusta on suositeltavaa. Helsingin kaupunki ja muut hankintayksiköt toivottavat yhteydenotot ja kaikenlaisen keskustelun yritysten kanssa tervetulleeksi.

---

KUVA Julius Konttinen