Teetkö tämän yleisen virheen työsähköpostissa? Tv:stä tuttu yritysasiantuntija patistaa digisiivoukseen – Lue 5 vinkkiä

Kansainvälistä Digisiivouspäivää vietetään lauantaina 18. maaliskuuta. Tänä vuonna teemapäivä on ensimmäistä kertaa laajemmin esillä myös Suomessa.

Päivän tavoitteena herättää yksityishenkilöitä ja yrityksiä vähentämään oman digitaalisen jalanjäljen painoa muun muassa siivoamalla turhaa dataa laitteista ja pilvipalveluista. Samalla pyritään parantamaan digitaalista turvallisuutta.

Digijalanjäljellä viitataan jälkeen, jonka käyttäjä jättää perässään verkkoon. Digijalanjälki sisältää muun muassa julkaistut somesisällöt ja käyttämämme verkkopalvelut.

– Digitaalinen turvallisuus ei ole vain yritysten asia vaan meidän kaikkien henkilökohtainen asia. Monella meistä omat ja firman sähköpostit ja tiedostot ovat iloisesti sekaisin, konsultointiyritys Netprofile Finland Oy:n perustaja Christina Forsgård muistuttaa. Hän on tuttu myös tv:stä, Ylen aamun Jälkidigi-paneelista, joka käsitteli edellisellä kerralla myös Digisiivouspäivää.

”Turhien kuvien poistaminen on vastuullisuusteko”

Forsgård painottaa, että digisiivouksessa on kyse myös ekologisesta ajattelusta. Jokainen tiedosto, somepostaus ja sähköposti lisää energiankulutusta. Hän itse siivoaa turhaa sisältöä päivittäin.

– Otan esimerkiksi koko ajan kuvia, joista turhat on hyvä poistaa. Muuten kuvia olisi kaikki paikat täynnä. Kuvat vievät paljon tilaa ja sitä kautta energiaa pilvipalveluissa. Siksi niiden poistaminen on myös vastuullisuusteko.

Forsgårdin päivittäisiin rutiineihin kuuluvat myös somepalveluiden feikkitilien raportoiminen ja blokkaaminen ja sähköpostilaatikon siistiminen.

– Moni siirtää viestejä roskakoriin, mutta siellä ne eivät tuhoudu kokonaan. Pitää muistaa myös tyhjentää roskakori säännöllisesti.

Näin pienennät digitaalista jalanjälkeä

1. Luo yritykselle pelisäännöt siitä, mitä tallennetaan

Yrityksessä on hyvä tehdä selväksi, mitä asioita tallennetaan millekin laitteelle tai pilvipalveluun.

– Hyvä digitaalinen siivouspäivä yrityksessä voisi olla sellainen, että työntekijät kävisivät läpi, mihin ovat tallentaneet työhön liittyviä dokumentteja. Ihmisillä voi olla omia kiintolevyjä ja pilvipalveluita ja yhdestä dokumentista voi olla useita eri kopioita eri paikoissa. Ne kaikki ovat turhia, jos yrityksellä on käytössä oma pilvipalvelu.

2. Käy läpi oma puhelimesi

Forsgårdin mukaan sovellukset, joita ei käytä, on syytä poistaa.

– Jokaisella meistä on sellaisia sovelluksia laitteissaan. Jos sovellusta joskus tarvitsee, sen saa helposti ladattua takaisin.

3. Tarkista sovellusten oikeudet

Mobiilisovellukset keräävät tietoja käyttäjästään. Forsgård kannustaa käymään läpi eri sovellusten asetukset sen osalta, millaisia tietoja ne keräävät ja millaiset oikeudet sovelluksille on annettu käyttäjän seuraamiseen.

4. Siivoa sähköpostisi, mutta pidä tallessa tärkeät keskustelut

Erityisen paljon tilaa vievät liitetiedostot, jotka kuluttavat sitä kautta myös paljon energiaa. Turhat liitteet kannattaakin deletoida.

– Etenkin turhat uutiskirjeet on hyvä poistaa. Samalla voi poistaa sellaisten uutiskirjeiden tilaukset, joita ei lueta.

Forsgård muistuttaa pitämään tallessa sellaiset tärkeät sähköpostikeskustelut, jotka ovat kirjallisia todisteita.

– Ne olisi hyvä siirtää kokonaan omaan kansioonsa. Sähköpostia ei kuitenkaan pidä pitää varmuuskopiointivälineenä. Dokumentit, jotka on säilytettävä, on syytä siirtää muualle.

Siivouksen tarvetta on usein myös lähetetyt-kansiossa. Siellä on usein liitetiedostoja, jotka löytyvät myös muualta koneelta tai pilvipalvelusta.

5. Siivoa myös pilvipalvelu

Puhelimen ja kovalevyn tallennuskapasiteetti voi loppua, mutta pilvipalveluun tallennuskapasiteettia voi ostaa edullisesti aina lisää. Tämä osaltaan voi houkuttaa säästämään kaiken mahdollisen pilveen.

– Ennen kuin ostat lisätilaa, mieti, mitä pilvestä voisi poistaa. Vaikka tila on edullista, turhien tiedostojen poistaminen on tärkeä vastuullisuusteko. Kaikki, mitä pilvessä säilytetään, kuluttaa jatkuvasti energiaa.