Vuoden kuluttua yritysasiakas voi vaatia laskua sähköisenä

Vuoden kuluttua yritysten välinen laskutus pitäisi hoitua sähköisesti EU-standardien mukaan.

Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon etenee. Eduskunta on hyväksynyt lain, jonka mukaan kaikessa yritysten välisessä laskutuksessa sähköinen lasku on vuoden kuluttua oletus. Laskun vastaanottajalla on siis oikeus vaatia lasku sähköisessä muodossa.

Taustalla on julkisen hallinon digitalisaation eteneminen. Hallitusohjelmassa on ollut digitalisaation edistäminen ja kansallisesti on haluttu laajentaa sähköisen laskutuksen käyttöä. EU-tasolla on annettu direktiivi sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa, joka tulee voimaan jo tämän vuoden huhtikuussa. Vuoden kuluttua laki koskee yritystenkin välistä laskutusta. Elinkeinonharjoittajille muutos astuu voimaan 1.4.2020.

– Ensin tulee velvollisuus ottaa sähköisiä laskuja vastaan. Jatkossa yritykset voivat sopia, että laskutus tapahtuu sähköisessä muodossa. Muutos on hyvä ottaa huomioon jo sopimusvaiheessa muotovaatimuksista ja mahdollisista seuraamuksista, jos lasku on erimuotoinen kuin on sovittu. Jos sopimusta ei ole, vastaanottajalla on oikeus saada sähköinen lasku, Suomen Yrittäjien ekonomisti Petri Malinen sanoo.

–Tämä kannattaa ottaa huomioon jo nyt, jos tekee sopimuksia, jotka ovat voimassa vuoden kuluttua, Malinen sanoo.

Kuluttajalaskutusta muutos ei koske.

Oman liiketoiminnan ymmärrys paranee

Nykyäänkin yrittäjät tekevät laskunsa jollain lailla sähköisesti. Kirjoituskoneella ei tänä päivänä juuri kukaan kirjoita laskujaan.

– Pitäisi saada kaikki taloushallinto sähköiseksi, totesi yrittäjä Mika Lokkila Tulostaitoa Oy:stä. Kaikki laskutus verkkolaskuina tai skannauspalvelujen kautta. Kaikenlainen välitila on huonoa ja kallista.

Yrittäjän kannalta Lokkila näkee väin hyötyjä sekä työmäärässä että kustannuksissa.

– Kun lasku kirjoitetaan, se siirtyy suoraan kirjanpitoon. Yrittäjä näkee reaaliajassa, mihin rahat menee ja miten raha kulkee.

Lokkila korosti, että edullisimmillaan taloushallinto-ohjelmat maksavat kuukaudessa 30-50 euroa. Sillä hinnalla tilitoimistot eivät pysty laskuttamaan kuin tunnin työn.

– Kirjanpitäjän rooli tulee muuttumaan asiantuntijaksi. Samalla yrittäjä alkaa ymmärtämään omaa liiketoimintaansa lukujen kautta paremmin.

PDF sähköpostilla ei kelpaa

Muutoksessa on kyse rakenteellisesta uudistuksesta sähköisessä taloushallinnossa. EU-standardit määrittävät laskun teknisen muodon, eli laskun tietojen täytyy olla konekielisesti luettava. Näin kenenkään ei tarvitse kopioida laskun tietoja käsin erilliseen järjestelmään.

– Sähköpostilla lähetetty pdf-lasku ei täytä kriteerejä. Standardit takaavat sen, että laskut voivat olla minkä näköisiä tahansa, mutta tarvittava tieto on aina tietyssä kentässä, Malinen sanoo.

Sähköinen lasku hyödyttää sähköiseen taloushallintoon siirtyneitä yrityksiä, sillä kulut laskevat. Jos taloushallinto on paperisessa muodossa, hyötyjä ei tule. Taloushallinto on menossa sähköiseen muotoon. Suurin osa pankeista tarjoaa muodostaa sähköisiä laskuja ja markkinoilla on myös kaupallisia järjestelmiä. Muutos on myös mahdollisuus leikata taloushallinnon kuluja ja siten lisätä yritystoiminnan tuottavuutta. Jonkinlaisia investointeja se tosin vaatii.

Muutos on iso myös kirjanpitäjille.

–Parhaimmillaan rutiinit siirtyvät koneen hoidettaviksi ja asiakas voi saada parempaa analyysia taloudentilasta ja näkymistään, Malinen toteaa.

Teksi: Elina Hakola ja Hannu Lehtinen
elina.hakola (at) yrittajat.fi
hannu.lehtinen (at) illuusio.fi

Kuva: Hannu Lehtinen