Tilkkutäkistä hallittuun kokonaisuuteen – Miten yritys hyödyntää digitaalisia ratkaisuja tehokkaasti?

Yritysten tietojärjestelmät syntyvät harvoin yhdellä kertaa. Useimmiten ne rakentuvat vuosien varrella, tarpeeseen perustuen. Kun ilmenee uusi liiketoiminnallinen haaste tai kehitystarve, siihen hankitaan täsmäratkaisu – ja ratkaisu on usein oikea. Mutta mitä tapahtuu, kun näitä yksittäisiä ratkaisuja kertyy vuosien varrella kymmeniä?

Vastaus: syntyy järjestelmäympäristö, joka toimii, mutta ei välttämättä toimi yhdessä. Tieto ei liiku järjestelmästä toiseen automaattisesti, ja manuaalinen työ alkaa vähitellen nakertaa tehokkuutta. Moni yritys tottuu tähän arkeen, eikä enää osaa kyseenalaistaa sitä.

Kartoitus on ensimmäinen askel kohti tehokkuutta

Yrityksen kannalta on arvokasta pysähtyä säännöllisesti arvioimaan kokonaiskuvaa. Mitä järjestelmiä ja palveluita käytetään? Missä tieto liikkuu automaattisesti, missä manuaalisesti? Kuinka paljon henkilöstön työajasta kuluu tietojen siirtelyyn järjestelmästä toiseen? Entä millainen vaikutus tällä on reagointinopeuteen, asiakaspalveluun tai johdon tiedolla johtamiseen?

Tällaisen kartoituksen pohjalta voidaan tunnistaa kehityskohteet:
– Mitä järjestelmiä voidaan yhdistää integraatioiden avulla?
– Voidaanko vanhentuneita ratkaisuja korvata nykyaikaisemmilla?
– Tarvitaanko laajempi alusta, joka yhdistää useita toimintoja yhteen kokonaisuuteen?

Kehitystoimien ei tarvitse aina tarkoittaa massiivista ERP-uudistusta. Usein suurin hyöty syntyy pienemmistä mutta oikein kohdistetuista toimenpiteistä – erityisesti automaation avulla.

Automaatio ennen keinoälyä

Keinoälystä puhutaan paljon, mutta edelleen sen konkreettiset hyödyntämismahdollisuudet ovat monessa yrityksessä hämärän peitossa. Onkin tärkeää ymmärtää, että usein todellinen tehokkuusharppaus syntyy ensin automaation avulla – ei keinoälyllä.

Automaatiolla tarkoitetaan tässä yhteydessä eri järjestelmien välistä tiedonsiirtoa ilman manuaalista välikättä. Esimerkiksi varastosaldojen, hintatietojen tai tuotekuvien päivittyminen automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmästä verkkokauppaan voi säästää merkittävästi työaikaa, vähentää virheitä ja nopeuttaa asiakaspalvelua.

Moni yritys voikin löytää merkittäviä tehokkuuden lisäyksiä pelkästään integroimalla nykyisiä järjestelmiään keskenään – eikä tällä ole välttämättä mitään tekemistä keinoälyn kanssa.

Missä keinoälyllä on paikkansa?

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että keinoäly olisi irrallaan tai toissijainen kehityspolku. Päinvastoin: osana järjestelmä- ja prosessikartoitusta on yhä tärkeämpää tunnistaa, missä tehtävissä keinoäly voisi tuoda lisäarvoa.

Usein kyse ei ole suurista strategisista mullistuksista, vaan käytännönläheisestä työn helpottamisesta. Keinoäly voi nopeuttaa rutiinien käsittelyä, tehostaa asiakaspalvelua, tukea päätöksentekoa tai automatisoida toistuvia työvaiheita.

On myös syytä muistaa, että keinoälyn käyttöönotto ei aina edellytä suuria toimenpiteitä yritykseltä itseltään. Useat järjestelmätoimittajat kehittävät jatkuvasti AI-avusteisia toimintoja osaksi ohjelmistojaan. Siksi on järkevää seurata, millaisia ominaisuuksia nykyisiin järjestelmiin on tulossa – ja mitä hyötyjä niistä voisi syntyä yrityksen arkeen.

Riippumaton asiantuntija tuo selkeyttä valintoihin

Olennainen osa onnistunutta kehitystyötä on se, että päätöksiä ei tehdä järjestelmien ehdoilla, vaan yrityksen omista tarpeista käsin. Tässä vaiheessa riippumattoman asiantuntijan rooli korostuu.

Parhaimmillaan asiantuntija toimii sillanrakentajana liiketoiminnan ja teknologian välillä. Hän tunnistaa prosessit, ymmärtää liiketoiminnan logiikan ja pystyy samanaikaisesti arvioimaan teknologisten ratkaisujen soveltuvuutta. Olennaista on, että asiantuntija ei edusta yksittäistä ohjelmistoa tai toimittajaa – vaan tuo aidosti puolueettoman näkemyksen asiakkaan parhaaksi.

Yhteenveto: Älä lähde ratkaisemaan ennen kuin ymmärrät nykytilan

Digitalisaatio ei tarkoita lisää järjestelmiä – se tarkoittaa parempaa tapaa käyttää niitä. Onnistunut kehitysprojekti alkaa aina nykytilan ymmärtämisestä: mitä järjestelmiä on käytössä, miten ne toimivat, missä on kitkaa ja missä mahdollisuuksia.

Vasta kun tämä pohjatyö on tehty huolella, on mahdollista tehdä päätöksiä, jotka aidosti parantavat yrityksen toimintaa – oli kyse sitten integraatioista, automaatiosta, keinoälystä tai järjestelmäuudistuksesta.

Kirjoittaja on yritysten liiketoimintaedellytysten kehittämiseen erikoistunut hämeenlinnalainen yrittäjä ja pitkän linja digivaikuttaja Manu Mesimäki, Mesimäki Company Oy