Myynti julkisille organisaatioille

Myynti julkisille organisaatioille (hankintayksiköille) eroaa merkittävästi yksityissektorin myynnistä. Menestyksen maksimoimiseksi on tärkeää ymmärtää hankintalainsäädäntö, päätöksenteon dynamiikka ja ostokäyttäytymisen erityispiirteet. Tässä ovat tärkeimmät asiat, jotka auttavat menestymään:

1. Ymmärrä julkiset hankinnat ja kilpailutusprosessi

• Tuntemus hankintalaista on välttämätöntä: esim. kynnysarvot, tarjouspyyntöjen muotovaatimukset, vertailuperusteet (hinta/laatu).
• Seuraa aktiivisesti Hilmaa (hankintailmoitukset.fi) ja muita tarjousportaaleja.
• Ymmärrä hankintamenettelyt (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely jne.) ja niiden aikataulut ja vaatimukset.
• Hyödynnä julkisten hankintojen koulutuksia ja hankintaneuvojan palveluita.

2. Aloita vaikuttaminen jo ennen tarjouspyyntöä

• Pyri vaikuttamaan hankintayksikön tarpeisiin varhaisessa vaiheessa, ennen kuin tarjouspyyntöä julkaistaan.
• Osallistu markkinavuoropuheluihin. Ne ovat loistava tilaisuus esitellä omaa tarjontaa ja vaikuttaa tarjouspyynnön sisältöön.
• Tarjoa hankintayksiköille asiantuntija-apua, tietoa trendeistä tai käytännöistä, jotka voivat auttaa hankintayksikköä määrittämään ja ratkaisemaan tarpeensa.

3. Panosta tarjousasiakirjoihin ja vaatimusten täyttämiseen

• Lue tarjouspyyntö huolellisesti. Varmista, että kaikki vaaditut dokumentit, liitteet ja todistukset ovat mukana.
• Noudata muoto-, kieli- ja määräaikavaatimuksia täsmällisesti. Pienikin virhe voi johtaa hylkäykseen.
• Vastaa suoraan tarjouspyynnön kysymyksiin. Vältä yleistä mainontaa, keskity konkreettisiin vastauksiin.

4. Rakenna uskottavuus ja luottamus

• Referenssit julkiselta sektorilta ovat erittäin tärkeitä. Kerro selkeästi (muista pyytää lupa) mitä on tehty, kenelle, milloin ja millaisin tuloksin.
• Vahva hallinnollinen ja taloudellinen kyvykkyys lisää luottamusta.  Varmista mm. tilaajavastuudokumenttien ja vastuuvakuutusten ajantasaisuus.
• Ole helppo yhteistyökumppani: reagoi ripeästi, toimi avoimesti ja pidä kiinni lupauksista.

5. Hinta ei ole aina ratkaisevin tekijä

• Useissa hankinnoissa käytetään hintalaatusuhdetta vertailuperusteena, jolloin hyvä laatukuvaus voi olla ratkaiseva.
• Tarjoa lisäarvoa, kuten käyttöönottotukea, ympäristöystävällisyyttä, toimitusvarmuutta, innovatiivisuutta tai koulutuksia.

6. Hyödynnä sopimusaika täysimääräisesti

• Toimitus ei ole päätös vaan alku: panosta laatuun ja asiakastyytyväisyyteen.
• Tarjoa mahdollisia jatkopalveluita, lisäarvotuotteita tai -palveluita, jotka voidaan ostaa sopimuksen puitteissa.

7. Kehitä prosessia jatkuvasti

• Pyydä aina palautetta häviöstä, vaikka sitä ei annettaisikaan. Kysyminen ei maksa mitään.
• Kehitä palveluita, tarjousprosessia, dokumenttipohjia ja yrityksen sisäistä yhteistyötä.

8. Verkostoidu ja seuraa markkinaa

• Osallistu alan tapahtumiin, seminaareihin ja työpajoihin, missä hankintayksiköt ovat mukana.
• Seuraa hankintadokumentteja, kuten oikaisupyyntöjä, markkinaoikeuden päätöksiä tai hankintapäätöksiä ja opi niistä.
• Jos olet osallistunut kilpailutukseen, voit pyytää kilpailevat tarjoukset nähtäväksi (liikesalaisuuksia lukuun ottamatta).
  
  

Menestystä hankintoihin!

Lisätietoja antaa
Hankinta-asiamies
Pentti Komssi
Vantaan ja Helsingin hankintaneuvonta
P. +358 44 343 2045
pentti.komssi@yrittajat.fi