Yrityksen toimitilat

Toimitilassa tärkeitä on, että se sopii juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Vuokratessa kannattaa miettiä tarkkaan, millaisen vuokrasopimuksen liikehuoneistosta teet.

Yritystoimintasi luonne vaikuttaa pitkälti siihen, minkä kokoista toimitilaa tarvitset ja millaisia teknisiä ominaisuuksia siltä vaaditaan. Luonnollisesti myös hinnalla ja sijainnilla on merkitystä. Tilapohdiskelussa yrityksen nykyiset tarpeet ovat ykkössijalla, mutta katse kannattaa suunnata myös tulevaisuuteen. On hyvä, jos tila joustaa yrityksen kasvaessa tai toiminnan muuttuessa.

  • Keskusta, taajama vai syrjäisempi osoite? Millaisia vaikutuksia alueen maineella tai vetovoimalla on yrityksellesi?
  • Mitä muita yrityksiä tai toimijoita alueella sijaitsee? Onko mahdollisia synergiaetuja? Millaisia palveluja alueella on, tukevatko ne yrityksen liiketoimintaa?
  • Millaiset ovat alueen liikenne- ja jalankulkuvirrat? Pääseekö paikalle julkisilla liikenneyhteyksillä ja kuinka paljon tarvitaan pysäköintipaikkoja asiakkaita ja henkilökuntaa varten?
  • Entä miten toimii alue logistisesti? Sujuvatko kuljetukset ja rahti?

  • Minkä suuruisen tilan yrityksesi tarvitsee? Paljonko tilaa tarvitaan henkilökunnalle, asiakkaille ja koneille sekä laitteille? Tarvitseeko yrityksesi varastoa?
  • Mitkä ovat yritystoiminnan luonteesta johtuvat rakenteelliset ja muut erityistarpeet? Asettaako toiminta erityisvaatimuksia esimerkiksi ilmanvaihdon tai äänierityksen suhteen? Käytetäänkö tilassa raskaita laitteita tai koneita, jotka vaativat lattioiden kantavuudelta normaalia enemmän?
  • Kuinka toimitilat palvelevat, jos toiminta laajenee?
  • Tarvitseeko tilaa remontoida ja mitä lupia mahdollisesti tarvitset sitä varten?
  • Kiinnitä huomiota myös tilojen turvallisuuteen ja suojaustasoon, kuten kulunvalvontaan ja murtosuojaukseen.
  • Älä unohda jätehuoltoa. Jätelain mukaan elinkeinotoiminnassa syntyvästä jätteestä vastaa jätteen haltija eli yritys itse. Ota selvää, miten toimitilan jätehuolto järjestetty ja onko mahdollinen jätehuoltopiste toimiva yrityksellesi. Esimerkiksi vaaralliset ongelmajätteet on aina pidettävä erillään muusta jätteestä.

Lue lisää jätehuollosta

Omat vai vuokratilat yritykselle?

Yrityksesi voi hankkia tarvitsemansa toimitilat ostamalla tai vuokraamalla. Myös työskentely toimistohotellissa tai yhteiskäyttötilassa saattaa olla kätevä ratkaisu yrityksellesi.

Tilan omistaminen turvaa osaltaan sen, että yritystoimintasi ei keskeydy. Oma toimitila on aina suuri, pitkäaikainen investointi, josta ei pääse tarvittaessa eroon nopeasti. Toisaalta toimitilan hankkiminen omaksi voi olla myös hyvä sijoitus.

Vuokratila mahdollistaa yleensä nopeamman reagoinnin, jos yrityksen tilantarve muuttuu. Se myös vapauttaa yrityksen pääomia käytettäväksi varsinaiseen liiketoimintaan.

Ostitpa tai vuokrasitpa, perehdy aina kohteeseen huolellisesti ja varmista, että toimitila on sellainen, että sitä on lupa käyttää yritystoiminnassa.

Toimitilan voi hankkia suoraan yrityksen omistukseen tai yrityksen omistajien omistukseen, jolloin se voidaan vuokrata edelleen yrityksen toimitiloiksi.

Kaupanteossa kannattaa hyödyntää kiinteistövälittäjän asiantuntemusta. Hän hankkii kohteesta tarvittavat asiakirjat, huolehtii kauppakirjojen laatimisesta ja avustaa kauppaan liittyvissä oikeudellisissa asioissa.

Olipa kaupan kohteena kiinteistö tai osakkeita, voidaan kohdetta käyttää toimitilan hankintaan nostettavan lainan tai yrityksen muiden vastuiden vakuutena. Käytännön yksityiskohdista sovitaan rahoittajien kanssa.

Lue lisää yrityksen rahoituksesta

Liikehuoneiston vuokraamisessa kannattaa katsoa tarkkaan, mitä sopimukseen kirjataan. Vuokrasopimus voi olla määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva.

Määräaikainen vuokrasopimus on voimassa ennalta sovitun ajan, eikä vuokranantaja tai vuokralainen voi irtisanoa sopimusta kesken vuokrakauden.

Määräaikainen sopimus voi tulla kalliiksi tai osoittautua hankalaksi, jos yrityksesi täytyykin esimerkiksi muuttaa kesken sopimuskauden. Toisaalta määräaikainen sopimus antaa suunnitelmallisuutta.

Jos haluat turvata toimitilan yrityksesi käyttöön määräaikaisen sopimuksen päättyessä, kannattaa sopimusehtoihin määritellä optio sopimuksen jatkamisesta.

Toistaiseksi voimassa oleva vuokrasopimus on määräaikaista joustavampi, sillä se on puolin tai toisin irtisanottavissa vuokrasopimuksessa sovitun irtisanomisajan kuluttua.

Yrityksesi kannalta on turvallisinta, että sopimuksessa määritelty irtisanomisaika on riittävän pitkä, jotta ehdit hankkia uuden toimitilan.

Tee aina toimitilan vuokrasopimus kirjallisena. Sopimuksessa on määriteltävä selkeästi muun muassa:

  • Vuokra-aika eli sopimuksen kesto
  • Vuokran suuruus ja maksu
  • Mahdollinen vuokraennakko
  • Vuokran tarkistaminen
  • Muutostyöt ja kuka vastaa niiden kustannuksista
  • Kunnossapitovastuu

Vuokrasopimukseen on hyvä liittää selkeä vastuunjakotaulukko, josta käyvät ilmi vuokranantajan ja vuokralaisen vastuut sekä velvollisuudet.
Vuokrasopimukseen kannattaa kirjata, kuuluvatko sähkö-, lämmitys- tai vesimaksut vuokraan. Tyypillistä on, että vuokralainen vastaa itse tilan käyttökuluista kulutuksensa mukaan.

Tiedossa olevat merkittävät remontit on myös hyvä kirjata vuokrasopimukseen ja sopia esimerkiksi julkisivuremontista aiheutuvan haitan korvaamisesta vuokraa kohtuullistamalla.

Vuokrasopimuksessa voi olla viisasta ennakoida myös mahdollisesti tulevia kriisejä ja force majeure -tilanteita. Onko vuokranantajan mahdollista tulla vastaan yleisen taloustilanteen heikentyessä tai vaikkapa pitkittyneen epidemian vallitessa antamalla vuokran alennusta tai maksuvapaita kuukausia?

Toimistohotellit tai coworking- eli yhteiskäyttötilat saattavat myös olla oiva vastaus yrityksesi tilantarpeisiin.

Kuten hotellit, myös toimistohotellit eroavat toisistaan sen perusteella, kuinka kattava palvelupaketti hintaan sisältyy. Valtaosassa toimistohotelleja työtilat, kalusteet ja kaikki rakennuksen palvelut sisältyvät vuokraan. Vuokrasopimukset ovat verrattain lyhyitä ja mukautuvat tilanteen vaatiessa.

Coworking-tilan voit vuokrata halutessasi vaikka vain tunniksi tai kahdeksi. Useat coworking-tilat ovat yhteisöllisiä: voit löytää uusia asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja verkostoitua.