Kannanotto: Hankinnoissa säästämiseen on yksinkertainen ratkaisu

Useat maakuntalehdet ovat viikonloppuna uutisoineet maakuntien elinvoimaisuudelle tärkeästä aiheesta: se, että julkisiin kilpailutuksiin saadaan liian vähän tarjouksia, tulee veronmaksajille hyvin kalliiksi. Lääkkeeksi ehdotetaan usein monimutkaisia ratkaisuja tietojohtamisen tarpeista lakimuutoksiin, vaikka ratkaisu on hyvin yksinkertainen. Markkinavuoropuhelun vahvistamisella saataisiin sekä nostettua tarjouspyyntöjen laatua että kasvatettua yritysten kiinnostusta kilpailutuksiin. Vaikka avain tarjousten määrän lisäämiseen on sekä helppo että halpa niin sen toteuttaminen edistyy äärettömän hitaasti.

Hankintalain (1397/2016) 65 § mukaan kunta voi ennen kilpailutuksen julkaisemista Hilmassa hyödyntää toimittajia hankinnan suunnittelussa, kunhan tämä ei johda kilpailun vääristymiseen. Käytännössä tarpeiden läpikäyminen usean toimittajan kanssa, markkinoiden parhaisiin ratkaisuihin tutustuminen ja tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimusten tason tarkistaminen ovat osa ammattimaista hankintatoimintaa. Hallituksen esityksessä markkinakartoituksen tarkoitusta avataan useamman kappaleen verran; mm. ”Momentissa tarkoitettua markkinakartoitusta ei ole määritelty tyhjentävästi ehdotetussa laissa. Yleisesti sillä tarkoitettaisiin kaikkea sitä markkinoilla olevaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan.”

Hankintayksiköt kuitenkin usein vierastavat markkinavuoropuhelua kahdesta syystä. Toisaalta jännitetään, syytetäänkö yritysten kanssa yhteistyötä tekevää viranhaltijaa puolueellisesta toiminnasta ja toisaalta, koska hankintojen toteuttajilla ei ole tarvittavia resursseja käyttää aikaa valmisteluvaiheeseen. Hankinnan pohjavalmisteluun käytetty aika säästyy todennäköisesti kuitenkin moninkertaisesti hankintaprosessin aikana: yritysten kanssa yhdessä läpikäyty hankinta vähentää monimutkaisia kysymyksiä kysymys-vastausvaiheessa, pienentää tarvetta keskeyttää hankina tarjouspyynnöstä johtuvan tulkintavirheen vuoksi ja lisää todennäköisyyttä saada tarvetta vastaavia tarjouksia. Sekä onnistuneen että epäonnistuneen hankinnan kanssa eletään useita vuosia, joten sopimuksen pituuteen nähden loppujen lopuksi lyhyehköön valmisteluun kannattaa panostaa huomattavasti nykyistä enemmän.

Yritysten etu markkinavuoropuhelussa on ilmeinen: markkinoille tulee tarjouspyyntöjä, joihin he voivat ja haluavat tarjota. Kunnat puolestaan saavat markkinavuoropuheluun panostamalla enemmän ja parempilaatuisia tarjouksia. Mutta myös kuntalaisilla on kiinteä intressi hankintaprosessien onnistumiseen. Hyvin kilpailutetut hankinnat tuovat sekä kustannustehokkaampia että korkeampilaatuisia palveluita ja tuotteita. Valmistelun laiminlyöminen puolestaan on kuin ylimääräisiä seteleitä polttaisi laavulla: emme ehtineet hankkia polttopuita, mutta ehdimme polttaa seteleitä, joita meillä on ja joita tarvitaan yhä enemmän koska emme valmistautuneet mihinkään muuhun lämmitysratkaisuun.

Susanna-Sofia Keskinarkaus Lapin hankinta-asiamies Lapin Yrittäjät p. 044 509 0277 susanna-sofia.keskinarkaus@yrittajat.fi Keskinarkaus toimii Lapin hankinta-asiamiehenä ja KEINO-muutosagenttina palvellen maksutta yrityksiä ja hankintayksiköitä julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä.