”Mitä minun tulee huomioida tarjotessani kaupungille tai hankintayksikölle?” – Lue hankinta-asiamiehen vastaus

”Mitä minun tulee huomioida tarjotessani Helsingin kaupungille tai muulle hankintayksikölle?”

Ennen kuin tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa (hankintailmoitukset.fi), tutustu vallitseviin sopimusehtoihin, kuten julkisten hankintojen yleiset ehdot, JYSE-ehdot. Tutustu ja rekisteröidy sähköisiin ilmoitusjärjestelmiin ja tarjousalustoihin.

Pyri olemaan yhteydessä tuotteita tai palveluita käyttäviin yksiköihin, selvitä heidän tarpeensa ja esittele oman ratkaisusi parhaat puolet. Omien palvelujen esittely on tärkeää varsinkin, jos kyseessä on uudenlainen ratkaisu, jotta tarjouspyynnössä osataan ottaa tämän edut huomioon ja mahdollisesti pisteyttää ne.

Tee Hilmaan hakuvahti. Kun tarjouspyyntö julkaistaan, lue se ja sen liitteet muutamaan kertaan, jotta ymmärrät varmasti, mitä sillä haetaan. Hankintakohtaisissa sopimusehdoissa saattaa olla eroja omien tuotteidesi ehtoihin.

Käytä kysymykset/vastaukset -osiota mikäli et ymmärrä jotain tarjouspyynnön kohtaa. Kysymyksesi julkaistaan samassa osastossa anonyyminä ja siihen vastataan julkisesti. Kysy empimättä myös hankintaneuvojalta, jos joku yleinen asia tarjoamisessa askarruttaa.

Vastaa huolellisesti kaikkiin tarjouspyynnössä kysyttyihin kohtiin ja vain kysyttyihin asioihin. Jätä tarjous ajoissa.

”Tarjoukseni hylättiin, kun käytin alihankkijani referenssejä. Miten saan oikaistua hylkäyksen?”

Tarjouksissa julkisiin hankintakilpailutuksiin voidaan käyttää toisten yritysten voimavaroja, kuten liikevaihtoa, referenssejä ja ammatillista osaamista. Voimavarojen käyttö edellyttää, että yhteistyöyritys on nimetty ryhmittymän jäseneksi tai voimavara-alihankkijaksi.

Voit käyttää ainoastaan ryhmittymän jäsenen tai voimavara-alihankkijan referenssejä tarjouksessa. Tämä, kuten tavalliset alihankkijat, nimetään yleensä soveltuvuusehtojen välilehdellä. Mikäli alihankkija on sijoitettu tarjouksen tavallisen alihankkijan syöttöruutuun, tämän referenssejä ei saa käyttää.

Hankinnan järjestäjät vihaavat tarjoajien poissulkemista ja mieluiten joustaisivat tällaisissa virheissä. Hankintalaki on kuitenkin ehdoton poissulkuperusteissa ja kilpailutus vietäisiin todennäköisesti markkinaoikeuteen, jos voittaneen kohdalla olisi joustettu. Ikävä kyllä oikaisulla ei tällaisessa tapauksessa ole mahdollisuuksia menestyä.

”Haluaisin voittaa hankintakilpailutuksen. Millä hinnalla minun kannattaa tarjota?”

Suoraa ja ytimekästä vastausta tähän kysymykseen on vaikea tai mahdotonta antaa. Tutustuttuasi tarjouspyyntöön, arvioi tarjoukseen kuluva työmääräsi. Tee huolellinen laskelma siitä, millä hinnalla sinun vielä kannattaa tarjota. Käytä tarvittaessa Suomen Yrittäjien tietopankin (yrittajat.fi/tietopankki) ohjeita hinnoittelussa.

Kun olet saanut oman hinnoittelusi raamit selvitettyä, kannattaa etsiä kaupungin sivuilta aiemman kilpailutuksen hankintapäätös. Esimerkiksi Helsingin kaupungin kotisivuilta voit hakea sisäisellä haulla hankintapäätöksiä. Siinä kerrotaan valittu toimittaja ja millä perusteella valinta on tehty. Yleisimmin yksi valintaperuste on hinta. Mikäli et löydä itse hankintapäätöstä, voit kysyä sitä kaupungin kirjaamosta. Voit tämän perusteella benchmarkata omia mahdollisuuksiasi.

Joissain tapauksissa kannattaa tarjota tappiollakin, kuten tilanteessa, jossa tarvitset referenssin ja yrityksesi pystyy kantamaan alihinnoittelusta johtuvat kulut. Hankintayksiköt kuitenkin kysyvät osana harmaan talouden torjuntaohjelmaa perusteet poikkeavaan hinnoitteluun ja on tapauskohtaista, että miten markkinakuluksi kirjattu alihinnoittelu hyväksytään syyksi.

Vaikka kannustan osallistumista julkisiin hankintakilpailutuksiin, kannattaa käyttää harkintaa ennen tarjouksen lähettämistä. Tarjouksen kannattavuus toimitussopimuksen ja hinnoittelun näkökulmasta on hyvä puntaroida huolella ennen enterin painamista sen lähettämiseksi. Tarjouksen määräajan jälkeen sitä ei voi enää perua, koska tarjous on sitova asiakirja.

TEKSTI Pentti Komssi
KUVA Suomen Yrittäjät